TRESIO Beginners Guide: So setzen Sie Ihren ersten rollierenden Liquiditätsplan auf

Eine Liquiditätsplanung zu haben, ist überlebenswichtig: 9 von 10 Firmenkonkurse sind in der Schweiz laut Seco auf mangelnde Liquidität zurückzuführen. Mit einer guten Planung lassen sich mögliche Engpässe frühzeitig erkennen und entsprechende Massnahmen rechtzeitig aufgleisen. In welchen Unternehmensphasen eine Planung besonders wichtig ist, zeigen wir in diesem Artikel – die Zahlen sprechen hier eine deutliche Sprache. Als Tool der Wahl wird in vielen Unternehmen Excel eingesetzt. Warum die Liquiditätsplanung mit modernen, cloudbasierten Tools wie TRESIO deutlich schneller klappt als mit einer manuellen Erfassung in Tabellen und so Zeit und Kosten gespart werden können, zeigen wir hier.

Im nachfolgenden Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie mit TRESIO Schritt für Schritt Ihre rollierende Liquiditätsplanung erstellen.

1. Die Basis: Richten Sie Ihr TRESIO Nutzerkonto ein

Falls Sie noch keines haben, können Sie hier ein kostenloses TRESIO Nutzerkonto aufsetzen.

Als neuer Nutzer / neue Nutzerin erhalten Sie einen kostenlosen Demo-Account und können sich später für ein passendes Abomodell entscheiden. Details zu den verfügbaren Abonnement finden Sie hier.

Anschlissend eröffnen Sie mit Klick auf den entsprechenden Button oben Links Ihr Unternehmen. Je nach gewähltem Preisplan können Sie eines oder mehrere Unternehmen in TRESIO erfassen.

Screenshot: Konto aktivieren und Firma hinzufügen

Falls Sie Buchhaltungssystem nutzen, das von TRESIO unterstützt wird, geht es als nächstes darum, dieses mit TRESIO zu verknüpfen. Klicken Sie dafür oben rechts auf das Schnittstellen-Symbol und folgen Sie den entsprechenden Schritten.

Screenshot: Buchhaltung anbinden

Eine ausführliche Beschreibung der Anbindung für Run my Accounts  finden Sie hier , für bexio hier.

2. Die Ausgangslage Ihrer Liquiditätsplanung: Die aktuellen flüssigen Mittel

Der Startpunkt für Ihre Planung ist der aktuelle Kontostand auf den Bankkonten Ihres Unternehmens, sowie allfällige ausstehenden Darlehen.

Die Bankkonten erfassen Sie in TRESIO unter Planung / Bericht.

Erfasst wird der aktuelle Banksaldo und, falls eine Kontokorrent-Kreditlimite besteht, auch die Kreditlimite, denn diese wird für die verfügbaren Mittel ebenfalls berücksichtigt.

Screenshot: Bankkonten erfassen

Wir empfehlen, die Kontostände bei jeder Planung jeweils kurz zu aktualisieren (dafür klicken Sie auf das entsprechende Konto). Nutzerinnen und Nutzer von Run my Accounts können die Banksalden direkt über die Buchhaltung importieren.

Pro-Tipp: Machen Sie es sich zur Gewohnheit, bei jeder Überprüfung / Anpassung der Planung auch kurz die Bankdaten zu überprüfen und bei Bedarf zu aktualisieren. Damit stellen Sie sicher, dass Ihre Ausgangslage stimmt.

Um den Saldo von bereits erfassten Konten anzupassen, die Kreditlimite zu ändern oder das Konto zu löschen, klicken Sie das entsprechende Konto einfach an.

3. der Hauptteil jeder Liquiditätsplanung: Ihre Plandaten

Als nächstes erfassen Sie die Plandaten in TRESIO.

Wie das geht, zeigen wir Ihnen in diesem kurzen Tutorial-Video.

TRESIO Tutorial 2/4: Plandaten und Rechnungen

Bei den Plandaten handelt es sich um nichts anderes als um Ihre erwarteten Zu- und Abflüsse: Umsätze aus Verkäufen, Aufwendungen für Löhne und Miete.

Diese können Sie unter Planung / Plandaten direkt erfassen.

Screenshot: Plandaten

Wichtig: im Gegensatz zu einem Budget interessieren uns nur die effektiven Bewegungen auf dem Konto. Also keine Pro-Rata Kosten oder Verkäufe auf Rechnungen. Relevant für die Plandaten ist, wann diese Zu- und Abflüsse effektiv auf dem Konto stattfinden.

Bei einem nicht unwesentlichen Teil Ihrer Kosten und Erträge dürfte es sich um regelmässige Zahlungen handeln. Diese können Sie auch entsprechend erfassen in TRESIO – und das ist eben genau einer der wesentlichen Vorteile unserer Lösung: einmal erfasst, bleiben diese regelmässigen Daten drin, und werden Monat für Monat wieder berücksichtigt. (Natürlich können Sie die Daten auch jederzeit wieder anpassen bei Bedarf).

Die Umsätze aus Waren- / Dienstleistungserträgen können Sie ausgehend vom erwarteten Jahresumsatz in TRESIO erfassen.

Pro-Tipp: Die beim Verkaufserlös angegebene Bruttomarge hat zur Folge, dass automatisch Abflüsse für Warenaufwände berücksichtigt werden. Möchten Sie diese Aufwendungen manuell erfassen, wählen Sie eine Marge von 100% und erfassen Sie die Aufwände manuell.

Screenshot: Verkaufserlöse erfassenerfassen

Alternativ können Sie die Zuflüsse auch als manuelle Erträge erfassen.

Wir empfehlen, bei der Erfassung der Plandaten mit den grössten Positionen zu starten, und sich nach und nach in die Details zu schaffen. Bedenken Sie: je mehr und detaillierte Daten Sie erfassen, desto mehr müssen Sie diese nacher pflegen, um die Planung aktuell zu halten. Es empfiehlt sich deshalb, möglichst viel Regel-basiert zu planen (mit sich wiederholenden Einträgen).

Für ein durchschnittliches Unternehmen sind im Normalfall 10-15 Einträge ausreichend, um den Geschäftsverlauf abzubilden.

Sie haben auch jederzeit die Möglichkeit, zusätzliche Kategorien zu erfassen unter Plandaten / Kategorien und dann «Neu».

Screenshot: TRESIO

Pro-Tipp: setzen Sie bei den Plandaten so viel wie möglich Regel-basiert auf, das heisst als regelmässig wiederkehrende Erträge oder Aufwendungen. Dies wird Ihnen die weitere Arbeit mit TRESIO enorm erleichtern.

4. Für die kurzfristige Liquiditätssicht: Ihre IST-Daten

Für die kurzfristige Liquiditätsplanung ziehen wir zusätzlich noch die Rechnungsdaten hinzu aus Ihrer Debitoren- und Kreditoren-Buchhaltung.

Screenshot: Rechnungen für die IST-Daten

Am einfachsten ist die Verwendung der IST-Daten in TRESIO, wenn Sie ein unterstützes System wie bexio, Runmyaccounts oder Smallinvoice nutzen: verknüpfen Sie die entsprechende Applikation direkt mit Ihrem TRESIO Account, und importieren Sie Ihre Rechnungen automatisiert. Die Anleitung für bexio finden Sie hier, für Runmyaccounts hier.

Pro-Tipp: Mit der Anbindung an Ihr Buchhaltungssystem setzen Sie Ihre Liquiditätsplanung auf Autopilot!

Mit den folgenden zwei Zusatz-Schritten klappt der Rechnungs-Upload auch mit allen anderen Systemen:

  1. Daten aus dem ERP-System herunterladen (CSV- oder Excel-Export)
  2. Anschliessend Sie die Daten unter Planung / Upload direkt als CSV oder Excel Datei hochladen.
Screenshot: Rechnungsdatei hochladen

Alternativ können Sie die einzelnen Positionen auch unter Planung / Rechnungen einzeln erfassen. Für einen fehlerfreien Upload werden die folgenden Daten benötigt:

  • Rechnungsnummer
  • Ausstellungsdatum
  • Fälligkeitsdatum
  • Debitor/Kreditor
  • Betrag
  • Währung
  • Kategorie.

Wichtig ist, dass in der ersten Zeile definiert wird, welche Informationen die entsprechende Spalte enthält.

Pro-Tipp: Die Export-Funktionalität vieler ERP- und Buchhaltungslösungen ist fast unendlich. Für einen reibungslosen Upload passen Sie das File möglichst so an, dass ausschliesslich die von TRESIO benötigten Daten von zum Zeitpunkt der Planung noch offenen Rechnungen enthalten sind, und achten Sie darauf, dass das File keine leeren Felder enthält.

Die IST-Daten geben Ihnen eine kurzfristige Sicht auf 30-90 Tage, je nach Rechnungszyklus. Unter Planung / Einstellungen können Sie den Planungshorizont, während dem ausschlisslich IST-Daten berücksichtigt werden sollen, ändern.

Screenshot: Einstellungen

5. Et voilà – Ihre Liquiditätsplanung – die Basis für datengetriebene Entscheidungen

Screnshot: TRESIO Cash Flow Forecast

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