Im nachfolgenden Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie mit TRESIO Schritt für Schritt Ihre rollierende Liquiditätsplanung erstellen.
Eine Übersicht über die Funktionen und Möglichkeiten der Liquiditätsplanung mit Tresio gibt Ihnen das nachfolgende Video:
1. Die Basis: Richten Sie Ihr TRESIO Nutzerkonto ein
Falls Sie noch keines haben, können Sie hier ein kostenloses TRESIO Nutzerkonto aufsetzen.
Als neue:r Nutzer:in erhalten Sie einen kostenlosen Demo-Account und können sich später für ein passendes Abomodell entscheiden. Details zu den verfügbaren Abonnementen finden Sie hier.
Unter Management -> Unternehmen eröffnen Sie Ihr Unternehmen.
Je nach gewähltem Preisplan können Sie eines oder mehrere Unternehmen in TRESIO erfassen, und diese auch konsolidiert betrachten.
Tresio bietet Integrationen mit verschiedenen Buchhaltungslösungen, Zahlungsdienstleistern und Banken. Diese können unter «Integrationen» eingerichtet werden.
Eine ausführliche Beschreibung der Anbindung für Run my Accounts finden Sie hier , für bexio hier.
Neben den hier aufgeführten Native-Integrationen unterstützen wir eine Vielzahl weiterer Systeme, die über unsere Excel-Schnittstelle oder über einen URL-Import mit Tresio kompatibel sind. Fragen Sie uns für Details.
2. Ausgangslage für die Liquiditätsplanung: der aktuelle Bank-Bestand
Der Ausgangspunkt für Ihre Liquiditätsplanung ist der aktuelle Kontostand auf den Bankkonten Ihres Unternehmens, sowie allfällige ausstehenden Darlehen.
Die Bankkonten erfassen Sie in TRESIO unter Banking.
Falls Sie Run my Accounts verwenden, werden die Bankkonten automatisch importiert und aktualisiert.
PSD2-fähige Bankkonten können sie unter Integrationen über die Nordigen Schnittstelle hinzufügen. Mehr Infos zur Bankenschnittstelle hier.
Schweizer Bankkonten können über unsere Ebics-Schnittstelle angebunden werden.
👉 Mehr zum Thema Multibanking in Tresio finden Sie hier.
Erfasst wird der aktuelle Banksaldo und, falls eine Kontokorrent-Kreditlimite besteht, auch die Kreditlimite, denn diese wird für die verfügbaren Mittel ebenfalls berücksichtigt.
Tipp: Bei importierten Konten wird die Kreditlimite nicht immer angezeigt. Sie können diese manuell erfassen.
💡 Bei Bankkonten, die nicht über Ebics, Run my Account oder Nordigen synchronisiert werden, müssen Sie den Saldo jeweils manuell anpassen wenn Sie die Planung aktualisieren.
3. Hauptteil jeder Liquiditätsplanung: Ihre Plandaten
Als nächstes erfassen Sie die Plandaten in TRESIO. Hier ein kurzes Video-Tutorial dazu:
Bei den Plandaten handelt es sich um nichts anderes als um Ihre erwarteten Zu- und Abflüsse: Umsätze aus Verkäufen, Aufwendungen für Löhne und Miete.
Diese können Sie unter Planung / Plandaten direkt erfassen.
Wichtig: im Gegensatz zu einem Budget interessieren uns nur die effektiven Bewegungen auf dem Konto. Also keine Pro-Rata Kosten oder Verkäufe auf Rechnungen. Relevant für die Plandaten ist, wann diese Zu- und Abflüsse effektiv auf dem Konto stattfinden.
Bei einem nicht unwesentlichen Teil Ihrer Kosten und Erträge dürfte es sich um regelmässige Zahlungen handeln. Diese können Sie auch entsprechend erfassen in TRESIO – und das ist eben genau einer der wesentlichen Vorteile unserer Lösung: einmal erfasst, bleiben diese regelmässigen Daten drin, und werden Monat für Monat wieder berücksichtigt. Natürlich können Sie die Daten auch jederzeit wieder anpassen bei Bedarf.
Sie haben in Tresio verschiedene Möglichkeiten, wie Plandaten erfasst werden:
A: Einmalige Fälligkeit
Einmalige Zu- oder Abflüsse werden mit dem Typ «einmalige Fälligkeit» erfasst. Beispielsweise neue Finanzierungen / Kapitalrunden (wie im nachfolgenden Beispiel), aber auch grössere Investitionen.
B: Wiederkehrende Zahlungen
Wiederkehrende Posten wie beispielsweise Löhne, Miete, aber auch die Rückzahlung von Darlehen wie im nachfolgenden Beispiel können in Tresio als «wiederkehrende Zahlung» erfasst werden.
Diese Funktion werden Sie vermutlich am häufigsten brauchen – sie eignet sich auch hervorragend für jährlich stattfindende Abflüsse beispielsweise Versicherungsprämien, die einmal im Jahr bezahlt werden.
Sie können im Dropdown definieren, ob die Zu- oder Abflüsse jährlich, quartalsweise, monatlich, wöchentlich oder sogar täglich anfallen. Mit der Option «individuell» können Sie zudem ihren ganz eigenen Rythmus festlegen, wie hier beispielsweise alle zwei Monate.
C: Zahlungs-Plan
Mit der Funktion «Zahlungs-Plan» haben Sie die Möglichkeit, Teilzahlungen beispielsweise für grössere Projekte, aber auch Schwankungen infolge Saisonalitäten beim Umsatz zu erfassen:
D: Lineares und exponenzielles Wachstum
Haben Sie ein wachsendes Unternehmen, das Monat für Monat mehr Umsatz erzielt?
Dieses Wachstum können Sie über die entsprechende Funktion in Tresio abbilden:
mit linearem Wachstum gehen Sie davon aus, dass Sie jeden Monat Betrag X mehr Umsatz erzielen als im Monat zuvor.
mit exponenziellem Wachstum definieren Sie das monatliche Umsatzwachstum in Prozent.
Achtung: unterschätzen Sie die Potenz von Prozenten nicht! Es macht Sinn, das lineare Wachstum wie im angezeigten Beispiel zu einem bestimmten Datum zu kappen und ab dem nächsten Monat dann allenfalls einen neuen Eintrag zu erstellen, mit leicht reduzierter Wachstums-Funktion.
Die Wachstums-Funktionen sind besonders beliebt bei Startups für den Drei-Jahres-Plan.
E: Dynamische Planung
Es gibt Posten, die möchten man dynamisch planen, da die effektive Höhe abhängig ist von anderen Einnahmen oder Aufwendungen.
In Tresio haben Sie die daher die Möglichkeit, einzelne Posten sowohl in Abhängigkeit zu einzelnen Planungselementen zu setzen, als auch bezogen auf einzelne Kategorien.
Im nachfolgenden Beispiel lautet die Vorgabe der Geschäftsleitung, dass immer 1/3 des Umsatzes direkt wieder ins Marketing investiert werden soll:
Diese Funktion ist besonders beliebt beispielsweise für die dynamische Berechnung von Sozialkosten im Zusammenhang mit Löhnen, automatischer Berechnung der Mehrwertsteuer (= Umsatzsteuer / VAT), oder auch Warenaufwand.
Die Erfassung von dynamischen Aufwänden erleichtert die Simulierung von Alternativ-Szenarien erheblich.
F: HR-Kosten erfassen
Die monatlichen Lohnzahlungen und Vergütungen an Vorsorgeeinrichtungen gehören zweifelsohne zu den wichtigsten und grössten Kostenblöcken. Mit dem neuen HR-Modul in Tresio haben Sie die exakten Cash Flows auf Stufe einzelner Mitarbeiter jederzeit im Überblick. Mehr Informationen dazu finden Sie hier.
Wir empfehlen, bei der Erfassung der Plandaten mit den grössten Positionen zu starten, und sich nach und nach in die Details zu schaffen. Bedenken Sie: je mehr und detaillierte Daten Sie erfassen, desto mehr müssen Sie diese nacher pflegen, um die Planung aktuell zu halten. Es empfiehlt sich deshalb, möglichst viel Regel-basiert zu planen (mit sich wiederholenden Einträgen).
Für ein durchschnittliches Unternehmen sind im Normalfall 10-15 Einträge ausreichend, um den Geschäftsverlauf abzubilden.
Sie haben auch jederzeit die Möglichkeit, zusätzliche Kategorien zu erfassen unter Plandaten / Kategorien und dann «Neu».
Pro-Tipp: setzen Sie bei den Plandaten so viel wie möglich Regel-basiert auf, das heisst als regelmässig wiederkehrende Erträge oder Aufwendungen. Dies wird Ihnen die weitere Arbeit mit TRESIO enorm erleichtern.
Profitieren Sie von unserem Onboarding Service!
Im Rahmen unseres Onboarding Services unterstützen wir Sie bei der Einrichtung von Tresio: Wir starten typischerweise mit einer Analyse der IST-Situation, leiten daraus den Liquiditätsplan ab und setzen Tresio zusammen mit Ihnen soweit auf, dass Sie das Tool in Zukunft eigenständig und effizient nutzen können.
4. Für die kurzfristige Liquiditätssicht: Ihre IST-Daten
Für die kurzfristige Liquiditätsplanung ziehen wir zusätzlich noch die Rechnungsdaten hinzu aus Ihrer Debitoren- und Kreditoren-Buchhaltung.
Sie haben mit Tresio die Möglichkeit, die offenen Rechnungen via Offen-Posten-Liste direkt aus dem Buchhaltungssystem zu importieren. Dies ist möglich entweder über unsere wachsende Anzahl an Direkt-Anbindungen (unter Integrationen), unsere No-Code Erweiterung oder via CSV / Excel-Upload.
Pro-Tipp: Mit der Anbindung an Ihr Buchhaltungssystem setzen Sie Ihre Liquiditätsplanung auf Autopilot!
Wichtig ist, dass in der ersten Zeile definiert wird, welche Informationen die entsprechende Spalte enthält.
Manueller Upload mittels Drag & Drop
Tresio unterstützt und erkennt mittlerweile die OP-Listen aller gängigen Buchhaltungs-Systeme. Voraussetzung ist, dass sich die OP-Liste in Excel oder CSV Format exportieren lässt. Falls Ihre Liste nicht erkannt werden sollte, schauen wir uns das gerne an.
Abgrenzung Plan vs IST und überfällige Rechnungen
Die IST-Daten geben Ihnen eine kurzfristige Sicht auf 30-90 Tage, je nach Rechnungszyklus. Unter Planung / Einstellungen können Sie den Planungshorizont, während dem ausschlisslich IST-Daten berücksichtigt werden sollen, ändern.
Ausserdem können Sie einstellen, wie mit übrfälligen Rechnungen umgegangen werden soll:
- überfällige Rechnungen werden ab Tag 1 der Überfälligkeit auf die Anzahl Tage aufgeteilt, die Sie einstellen.
- Wenn beispielsweise eine Kunden-Rechnung über CHF 20’000 überfällig ist, und Sie die Anzahl Tage auf 20 eingestellt haben, wird ab Tag 1 der Überfälligkeit jeden Tag ein Eingang aus dieser überfälligen Rechnung von CHF 1’000 berücksichtigt.
- Dieser Geldeingang aus Überfälligkeit wird solange berücksichtigt, bis die Rechnung bezahlt oder ausgebucht wurde.
- Um gefährdete Rechnungen nicht länger zu berücksichtigen, können Sie einstellen, ab wieviel Tagen Überfälligkeit gar nicht mehr berücksichtigt werden soll.
- Falls Sie überfällige Rechnungen gar nicht berücksichtigen möchten, stellen Sie den Wert auf 1.
5. Abgrenzung Plandaten und IST-Daten in TRESIO verstehen
Die Prognose Sicht ist kombiniert die IST Daten, das heisst die effektiv bereits ausgestellten und erhaltenen Rechnungen, und die Plandaten.
Die IST-Daten geben uns die Detail-Sicht für die kommenden 30-60 Tage – ausser fixen Beträgen wie Miete, Löhne (die keine Rechnung auslösen) werden in dieser Periode keine Plandaten berücksichtigt.
Die Abgrenzung der Plandaten in der Prognose-Sicht (Anzahl Tage, während denen ausschliesslich IST Daten berücksichtigt werden) können unter «Planung -> Einstellungen» vorgenommen werden.
Die Abgrenzung zwischen Plandaten und IST-Daten kann am Anfang etwas verwirrend sein, daher hier zwei illustrative Beispiele:
Beispiel 1:
- Prognose-Abgrenzung: Planungsdatum 01.04.2021, 25’000 MWST geplant per 31.5.2021, IST Daten Betrachtung = 30 Tage
- Bis am 30. April werden die Plandaten berücksichtigt.
- Kommt nun am 15. April bereits die effektive Rechnung über CHF 20’000 ins Haus, passiert in Tresio unter der Prognose Sicht NICHTS, da Sie ja unter den Einstellungen die Abgrenzung entsprechend vorgenommen haben.
- Am 1. Mai stellt dann Tresio um und berücksichtigt nicht mehr die Plandaten über 25’000, sondern die effektive Rechnung über 20’000.
- damit ist sichergestellt, dass die gleichen Ausgaben / Einnahmen nicht doppelt berücksichtigt werden
Beispiel 2
- Prognose-Abgrenzung: Planungsdatum 01.04.2021, 25’000 MWST geplant per 31.5.2021, IST Daten Betrachtung = 30 Tage
- Die effektive Rechnung über CHF 20’000 erhalten Sie aufgrund einer Verzögerung bei der ESTV erst am 15. Mai.
- In diesem Falle werden die Plandaten ab 1. Mai nicht mehr berücksichtigt (Fälligkeitsdatum -30 Tage).
- Wenn wir unsere Plandaten nicht ändern (= wir schieben das erwartete Zahlungsdatum nach hinten) haben wir zwischen dem 1. und 15. Mai eine um CHF 20’000 zu positive Betrachtung, da die MWST weder über die Plandaten noch die IST-Daten berücksichtigt wird.
- es ist daher wichtig, dass wir immer auch die Plausibilität unserer Planung kurz prüfen.
Dafür ist der Wechsel zwischen der Plandaten-Sicht und der Prognose-Sicht sehr hilfreich, um allfällige Differenzen rasch festzustellen.
6. Et voilà: Ihre erste rollierende Liquiditätsplanung – die Basis für datengetriebene Entscheidungen!
