HR-Kosten und Personalkosten: so planen Sie richtig

Personalkosten sind einer der wichtigsten Bestandteile jeder Budgetplanung, da sie in aller Regel einen sehr signifikanten Teil der Gesamtkosten darstellen. Die Planung ist jedoch insbesondere auf Liquiditätsebene nicht ganz trivial: so sollten die Totalkosten inklusive AHV, PK und sonstigen Sozialabgaben pro Mitarbeiter:in zwar bekannt sein, allerdings fallen die Zahlungen zu unterschiedlichen Zeitpunkten und mit unterschiedlichen Intervallen an.

Dieser Artikel zeigt auf, wie die exakten Geldflüsse pro Mitarbeiter:in mithilfe des TRESIO HR-Moduls exakt geplant und für die laufende Liquiditätsplanung berücksichtigt werden können.

Die Planung der HR-Kosten geschieht in TRESIO über das HR-Modul:

HR-Kosten als Teil der Liquiditätsplanung. Screenshot: Tresio.

Einstellungen

Unter «Einstellungen» wird festgelegt, welchen Kategorien die Bestandteile der Personalkosten zugeteilt werden sollen:

Kontierungs-Einstellungen für die HR-Kostenplanung. Screenshot: Tresio.

Mit einem Klick auf die Dropdowns wird pro Ausgaben-Typ (Standardmässig: Netto-Löhne, Sozialkosten und Lohnnebenkosten) festgelegt, welchen Ausgaben-Kategorien die entsprechenden Kosten-Arten zugeteilt werden sollen.

Zusätzliche Ausgaben-Typen wie hier im Bild die AHV können mit einem Klick auf zusätzliche Ausgabenkategorie hinzufügen erstellt werden. Weitere Beispiele für Zusatz-Ausgaben können beispielsweise 13. Monatslöhne, Gratifikationen, Provisionen und Boni oder Pauschalspesen sein.

Es ist dabei irrelevant, ob sämtliche Ausgabentypen je eine eigene Kategorie haben oder alle über die gleiche Kategorie laufen. Die Kategorien-Zuordnung kann auch nachträglich jederzeit noch geändert werden.

Im gezeigten Beispiel wird in Anlehnung an den Schweizer KMU-Kontenplan kontiert.

Fehlt eine Kategorie? Unter Management -> Kategorien können zusätzliche Kategorien und -Unterkategorien jederzeit erstellt werden.

Manuelle Erfassung von Mitarbeitenden

Neue Mitarbeitende werden mit einem Klick auf «Neu» ersellt:

Erfassung neue Mitarbeitende. Screenshot: Tresio.

Die Mitarbeitenden werden einzeln erfasst.

Unter Start wird das Startdatum des Anstellungsverhältnisses erfasst, sofern es sich um ein gekündigtes oder befristetes Arbeitsverhältnis handelt, wird das entsprechende Enddatum ebenfalls erfasst.

Zudem ist es möglich, die Währung festzulegen, beispielsweise für Freelancer im Ausland, welche in Euro bezahlt werden.

Anschliessend wird das Netto-Salär (effektiver Betrag pro Auszahlungs-Event), die Häufigkeit der Auszahlung (hier monatlich), und das erstmalige Auszahlungsdatum erfasst.

Die Sozialkosten (PK) werden im gezeigten Beispiel vierteljährlich abgeführt, nächstmals per 31. März. Hier im gezeigten Beispiel reicht dies so nicht, da die AHV halbjährlich bezahlt wird – daher wurde diese als «zusätzliche Ausgabe» erfasst mit 1’500 CHF pro Semester.

Falls die Standard-Felder «Sozialkosten» und «Weitere Lohnnebenkosten» nicht ausreichen bzw zu wenig präzis sind, können diese auch leergelassen und stattdessen sämtliche Sozialkosten als «zusätzliche Ausgaben» erfasst werden. In diesem Falle nicht vergessen, vorgängig alle Zusatz-Ausgaben unter «Einstellungen», wie hier weiter oben gezeigt, zu erfassen.

Diese Erfassung geschieht pro Mitarbeiter:in. Aus Annonymisierungsgründen kann auch mit Synonymen oder Personal-Nummern gearbeitet werden, die Nutzer-Spezifische Zugriffsberechtigung auf das HR-Modul ist in Planung.

Die Daten werden anschliessend Periodengerecht und Stichtags-Konform in der Liquiditätsplanung in Tresio berücksichtigt.

Die Simulation von zusätzlichen Angestellten (was-wäre-wenn-Überlegungen) geschieht nach wie vor über die Plandaten.

Datenimport über die HR-Software
(Deel Integration)

Neben der manuellen Erfassung aller Mitarbeitenden ist es auch möglich, diese Daten direkt über die HR- oder Payrolling-Software in TRESIO zu importieren.

Eine erste solche Anbindung besteht mit der Anbieterin Deel.

Deel vereinfacht die weltweite, Gesetzes-konforme Anstellung und Verwaltung von Angestellten und Freelancern. Dank der Partnerschaft mit Deel profitieren Tresio-Kund:innen von 10% Preisnachlass auf die Anstellung von Contractors und Vollzeit-Angestellten.

Über die Anbindung von Deel an Tresio werden die Informationen sämtlicher in Deel erfasster Anstellungsverträge automatisch mit Tresio synchronisiert und für die laufende Liquiditätsplanung in Tresio berücksichtigt.

Individueller Anbindungswunsch? Kein Problem!

Gerne unterstützen wir Sie bei Bedarf bei der Anpassung und individuellen Anbindung an Ihre HR- oder Payrolling-Software. Sprechen Sie mit unserem Team, gerne unterbreiten wir Ihnen ein attraktives Angebot!