Liquiditätsplanung im KMU: deshalb sollten Sie sich jetzt darum kümmern

Von Tobias Angehrn, Inhaber & Geschäftsführer TRESIO.ch

Von 10 Firmenkonkursen in der Schweiz sind 9 eine direkte Folge von Liquiditätsengpässen, in 6 von 10 Fällen hatten die betroffenen Unternehmen zum Zeitpunkt des Konkurses ein profitables Geschäftsmodell. Besonders wichtig ist die Liquiditätsplanung in Phasen starken Wachstums, bei einer Anpassung des Geschäftsmodells oder in Krisenzeiten. Eine Einschätzung.

Cash Flow Planung im KMU: ein leidiges Thema. Viele inhabergeführte Unternehmen verzichten nach wie vor auf jegliche finanzielle Planung und fokussieren sich lieber auf die Steigerung des Umsatzes, die Neukundenakquise, das Vorantreiben von Produktinnovationen. Verständlich: niemand ist Unternehmer geworden, um irgendwelche Modellrechnungen in Excel abzufüllen. Diese Haltung kann jedoch verheerend sein: Das Bundesamt für Wirtschaft Seco schätzt, dass 9 von 10 Firmenkonkurse in der Schweiz eine direkte Folge von Liquiditätsengpässen sind.

Besonders tragisch: viele Unternehmen, die Pleite gehen, wären zum Zeitpunkt des Konkurses eigentlich profitabel – ganze 70% (!), glaubt man diesem Artikel von Finpacific. Und trotzdem müssen sie liquidiert werden, weil ihnen das Geld fehlt.

Profitabel, und trotzdem kein Geld in der Kasse – wie passt das zusammen?

Viele Unternehmer unterschätzen die Tatsache, dass sich das, was sie an Umsatz und Profit generieren, nicht 1:1 auf dem Bankkonto widerspiegelt. Je nach Geschäftsmodell kann der Cash Flow, also das, was am Ende des Tages effektiv auf dem Konto hängen bleibt und für die Bezahlung von Rechnungen, Löhnen etc verwendet werden kann, sogar sehr deutlich vom Gewinn abweichen. Das ist immer dann der Fall, wenn Sie Ihren Kunden beispielsweise Ware auf Rechnung liefern, das Lager aufstocken, oder zusätzliche Maschinen benötigen.

In diesen Fällen fliesst ein nicht unerheblicher Teil des generierten Umsatzes nicht auf Ihr Konto, sondern direkt in die offenen Kundenrechnungen (Stichwort: Debitorenbewirtschaftung), ins Lager, oder ins Anlagevermögen.

Klingt immer noch theoretisch und ganz so, als ob es Ihr Unternehmen nicht betrifft?

Eine der häufigsten Aussagen, die ich in diesem Zusammenhang von Unternehmern höre, ist die folgende:

«Ich kenne meine Firma, da brauche ich doch keine Liquiditätsplanung»

Das glaube ich Ihnen.

Als Unternehmer entwickelt man irgendwann tatsächlich ein Gefühl dafür, ob und wie gut das Geschäft läuft. Gerade Unternehmen, die schon ein paar Jahre auf dem Markt sind, funktionieren irgendwann wie ein Uhrwerk. Einnahmen, Ausgaben, Gewinn, alles pendelt sich irgendwann ein; man hat treue Kunden, kann abschätzen, wie viel Geschäft mit den bestehenden Ressourcen generiert werden kann und die Kostenbasis ist ebenfalls stabil. Das ist etwa so, wie wenn ich nachts nach Hause fahre und nicht gross auf die Strasse achte, ich weiss ja, wann die Kurven kommen.

In «Normalzeiten» geht dieses Navigieren anhand des Bankkontos in aller Regel gut -oft sogar über viele Jahre. Doch sobald ein unerwartetes Ereignis auftritt, kann dieses vermeintliche Gleichgewicht rasch instabil werden.

Achtung Liquiditätsfalle – in diesen Situationen ist eine Liquiditätsplanung überlebenswichtig

Im Unternehmen sind es in der Regel die folgenden drei Szenarien, in denen diese Balance aus Einnahmen, Ausgaben und Gewinn empfindlich gestört wird und die Liquiditätsentwicklung eine erhöhte Aufmerksamkeit erfordert:

  1. Wirtschaftliche Krisensituation: ein Teil der vermeintlich sicher geglaubten Aufträge wird gecancelt oder verzögert sich, Kunden haben aufgrund der wirtschaftlichen Situation Schwierigkeiten, ihre Rechnungen zu zahlen, wichtige Absatzmärkte brechen plötzlich weg. Stichwort Covid.
  2. Anpassungen am Geschäftsmodell: ganz egal, ob Sie ein neues Marktsegment bedienen, zusätzliche Mitarbeiter einstellen oder einem Grosskunden Sonderkonditionen anbieten; sobald Sie an einem Ort im Unternehmen schrauben, wird das an anderer Stelle Auswirkungen haben. Das erwähnte Gleichgewicht verschiebt sich. Ihr Job als Unternehmer ist es, herauszufinden in welche Richtung, und entsprechend Gegensteuer zu geben.
  3. Unternehmen im Wachstum: Schnell wachsende Unternehmen sind besonders stark gefährdet, in Liquiditätsengpässe zu geraten. Umsatzwachstum bedeutet in der Regel, dass zusätzliche Mitarbeiter benötigt werden, Produktions- und Lagerkapazitäten ausgebaut und neue Waren beschafft werden müssen. Bis das Geld aus diesem Mehrumsatz jedoch auf dem Konto ankommt, dauert es nicht selten deutlich länger als erwartet.

    Diese Wachstumsphasen sind es denn auch, in der viele aussichtsreiche Unternehmen wieder verschwinden – weil ihnen das Geld ausgeht, und sie es zu spät bemerken.
Vorsicht, Liquiditätsfalle
Grafik: TRESIO

Befindet sich Ihr Unternehmen in einer der drei genannten Phasen -Wachstum, Anpassungen am Geschäftsmodell, Krisensituation- sollten Sie sich dem Thema Liquiditätsplanung unbedingt annehmen. Wie gesagt: 9 von 10 Firmen scheitern, weil ihnen das Geld ausgeht, 6 davon wären eigentlich profitabel.

«Eine Liquiditätsplanung kann Ihnen das Risiko, dass auf dem Weg zum Erfolg das Geld irgendwann knapp wird, nicht abnehmen. Aber eine solide Planung zeigt auf, wo diese Risiken potenziell liegen und Sie können entsprechend vorsorgen.»

Worauf muss ich bei der Planung der Liquidität im KMU achten?

  1. Ausgangslage kennen: Die Ausgangslage für jede Planung sind Ihre historischen Daten aus der Vergangenheit. Deshalb: Buchhaltung aktuell halten! Wir empfehlen, wöchentlich zu buchen, und dafür eine moderne, wenn möglich Cloud-basierte, Buchhaltungs-Plattform zu nutzen.
  2. Planungshorizont: 12 Monate. Dies gibt Ihnen einen sehr guten Anhaltspunkt – alles darüber hinaus kommt einem Blick in die Kristallkugel gleich, unter 6 Monaten ist tendenziell zu kurzfristig gedacht.
  3. Berücksichtigen Sie nur die Geld-relevanten Geschäftsgänge. Abschreibungen interessieren unseren Kontostand nicht.
  4. Bleiben Sie konservativ – mit Ihrer Liquiditätsplanung müssen Sie niemanden beeindrucken, sondern diese soll möglichst akkurat die erwartete Realität abbilden und mögliche Risikofaktoren aufzeigen.
  5. Vorsicht vor Schein-Genauigkeit – halten Sie die Planung high-level und verlieren Sie sich nicht in Details. Wichtig ist der allgemeine Trend, nicht ob Sie 100 Franken mehr oder weniger für Telefonrechnungen ausgeben.
  6. Regelmässigkeit: Planen Sie Ihre Liquidität regelmässig – einmal im Monat ist super, wenn Sie sich in einer der drei genannten Phasen befinden. Unterschreiten die Cash Reserven den Bedarf von 3 Monaten, macht eine Planung auf Wochenbasis Sinn.
  7. Kontinuität: Achten Sie unbedingt darauf, dass Ihre regelmässigen Planungen möglichst konsistent sind bezüglich wie Sie welche Geschäftsfälle berücksichtigen. Bei inkonsequenter Planung laufen Sie Gefahr, dass Sie Äpfel mit Birnen vergleichen und so der Trend nicht wahrgenommen werden kann.

Welche Hilfsmittel gibt es, um meine Liquiditätsplanung effizient abzubilden?

  1. Liquiditätsplanung in Microsoft Excel
    Die verbreitetste Möglichkeit im KMU Umfeld (gleich nach «ich schau aufs Bankkonto»).
    Ganz ehrlich – Sie sind nicht Unternehmer geworden, um regelmässig und stundenlang irgendwelche Excel-Tabellen aufzudatieren. Excel ist super für einmalige Auswertungen – eine Liquiditätsplanung ist jedoch etwas dynamisches, regelmässiges, und sollte eine gewisse Kontinuität aufweisen. Excel ist zudem anfällig für Formel- und Eingabefehler.
    Einen umfangreichen Artikel zu den Vor- und Nachteilen der Liquiditätsplanung in Excel finden Sie hier.
    Falls Sie es trotzdem versuchen möchten, finden Sie hier eine vielbewährte Excel-Vorlage für die Liquiditätsplanung im KMU-Kontext.
  2. Liquiditätsplanungs-Add-On im Buchhaltungssystem
    Einige Buchhaltungssysteme wie beispielsweise Sage haben Basic-Module für die Liquiditätsplanung eingebaut. Das klingt verlockend und verspricht einen hohen Automatisierungsgrad – achten Sie jedoch unbedingt darauf, was das Tool effektiv kann und wie es rechnet. Meine Erfahrung zeigt leider, dass es sich bei den meisten dieser Lösungen mehr um eine Gegenüberstellung von Rechnungen auf der Kunden- und Lieferantenseite denn um ein brauchbares Cash Flow Planungs-Tool handelt.
  3. Digitale Lösungen wie TRESIO
    Mit Cloud-basierten Online-Lösungen wie TRESIO setzen Sie Ihre Liquiditätsplanung auf Autopilot. Einmal aufgesetzt, aktualisiert sich der Forecast, dank intelligenten Schnittstellen zu Buchhaltungs- und ERP-Systemen, wie von selbst und Sie haben jederzeit den Durchblick. Damit sparen Sie im Vergleich zu Excel-basierten Modellen mehr als fünf Stunden an manuellem Zeitaufwand pro Monat.
Laptop_Tresio Screenshot
So geht Cash Flow Planung im Jahr 2020.
Visualisierung: TRESIO

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