Automatisierte Liquiditätsplanung mit Run my Accounts und TRESIO: Schritt für Schritt Anleitung

Mit der Verknüpfung von Tresio mit Ihrem Run my Accounts Konto setzen Sie die Liquiditätsplanung Ihres Unternehmens auf Autopilot: Sie erfassen einmalig Ihr Budget (die Plandaten), die Kunden- und Lieferanten-Rechnungen werden mit jedem Log-In automatisch aktualisiert. Damit haben Sie mit wenigen Klicks Ihr individuelles Finanz-Cockpit erstellt, in dem Sie auf einen Blick sehen wie viel Geld Sie noch haben, und wie sich die finanzielle Lage Ihres Betriebes in den kommenden Wochen entwickelt.

Die Verknüpfung von TRESIO mit Run my Accounts (RMA) ist wirklich spielend leicht, nachfolgend erklären wir Ihnen das Vorgehen Schritt für Schritt:

1. Registrieren Sie sich bei Tresio

Hier können Sie einen kostenlosen TRESIO Demo-Account eröffnen. Für die Verknüpfung mit Ihrem Run My Accounts-Konto ist ein TRESIO Light Abo oder höher erforderlich. Melden Sie sich gerne bei uns, um TRESIO inklusive RMA-Integration kostenlos für zwei Wochen zu testen.

2. Halten Sie Ihren API Schlüssel (Key) Bereit

Damit die Daten aus Ihrer Buchhaltung automatisch in Tresio übertragen werden, müssen die Server von RMA und TRESIO miteinander kommunizieren können. Dafür ist eine Verknüpfung der beiden Systeme erforderlich, eine sogenannte API-Anbindung (API steht dabei für application programming interface, zu Deutsch «Anwendungsprogrammierschnittstelle»).

Dafür benötigen Sie Ihren persönlichen API Key sowie den “Mandanten”. Beides erhalten Sie mittels einer kurzen Email an den RMA Support, normalerweise innerhalb von 24 Stunden.

3. Verknüpfen Sie Ihr Tresio Konto mit Run my Accounts

Sobald Sie Ihren API Key erhalten haben, können Sie in TRESIO die Anbindung installieren. Der ganze Prozess dauert dabei weniger als eine Minute, gehen Sie wie folgt vor:

1. Klicken Sie oben im Menü auf das Kabel-Signal und Wählen Sie Run my Accounts als Ihr Buchhaltungssystem aus
2. Erfassen Sie den Mandanten und Ihren API-Key (beides erhalten Sie von RMA)
3. Bestätigen Sie, welche Daten Sie importieren möchten und klicken Sie auf Speichern.
Diese Einstellungen können Sie jederzeit ändern.

Ihre Daten sind dabei jederzeit End-to-End verschlüsselt. Es handelt sich um einen reinen Abfrage-Zugriff, das heisst, Daten können aus Ihrer Buchhaltung in TRESIO übertragen werden, aber nicht umgekehrt. Sie bestimmen selbst, welche Daten Sie einlesen möchten und ob das Update bei jedem Log In automatisch stattfinden soll (empfohlen) oder ob Sie die Aktualisierung jeweils manuell vornehmen möchten.

4. Import der Rechnungsdaten

Die Debitoren- und Kreditoren-Rechnungen werden täglich aus Ihrem RMA Konto importiert (sofern Sie den Auto-Upload aktiviert haben, was wir empfehlen). Alternativ haben Sie auch die Möglichkeit, das Update manuell vorzunehmen – dies kann je nach Anzahl Rechnungen einen Moment dauern.

Wichtig: die Kreditoren-Rechnungen werden beim Import nicht kontiert. Das heisst, standardmässig werden diese als Warenaufwände ausgewiesen. Wenn Sie rein die Liquiditätsentwicklung im Fokus haben ist dies ausreichend, wenn Sie eine detailliertere Sicht wünschen ist es sinnvoll, dass Sie die Kontierung manuell vornehmen.

Im nachfolgenden Beispiel haben wir eine Rechnung vom Strassenverkehrsamt für die Abgaben eines neu immatrikulierten Firmenfahrzeugs. Den Update haben wir via API gemacht, die Rechnung wird als Warenaufwand ausgewiesen, was natürlich nicht korrekt ist.

Screenshot TRESIO: Rechnungen

Die Anpassung der Kontierung nehmen wir vor, indem wir im Planungs-Menüpunkt “Rechnungen” oben auf “Konten” klicken (gelb markiert).

Anschliessend wählen wir den Debitoren aus, den wir bearbeiten möchten:

Screenshot TRESIO: Kontierung

Nun können wir ganz einfach die zutreffende Kategorie zuteilen:

Fertig. Das System merkt sich einmal vorgenommene Kontierungen und wird in Zukunft neue Rechnungen, die von diesem Dienstleister stammen, entsprechend korrekt kategorisieren. Achtung: Damit dies klappt, ist es wichtig, dass die Schreibweise des Kreditoren-Namens in der Buchhaltung konstant ist; dies ist im vorliegenden Beispiel nicht der Fall, siehe Screenshot oben.

Bonus: Falls die gewünschte Kategorie nicht vorhanden ist, können wir diese unter dem Menüpunkt “Kategorien” jederzeit erfassen.

5. Wichtige Punkte – darauf ist zu achten

Wenn zwei autonome Computer-Systeme miteinander kommunizieren kann es vorkommen, dass Computer A nicht ganz genau versteht was Computer B ihm sagen will. Für Sie als Nutzerin oder Nutzer können sich diese Kommunikationsprobleme in der Form von fehlerhaften Daten bemerkbar machen.

Um solche Übertragungsschwierigkeiten zu vermeiden, bitten wir Sie, auf folgendes zu achten:

  • Halten Sie Ihre Rechnungsdaten in Ihrem RMA Konto stets aktuell.
    Dies ist die wichtigste Voraussetzung, damit die Daten korrekt an TRESIO übermittelt werden können
  • Achten Sie darauf, dass Ihre Rechnungsdaten im RMA vollständig sind.
    Jede Rechnung sollte ein Fälligkeitsdatum aufweisen, einen Betrag, eine Rechnungsnummer und den Namen des Kunden (oder Lieferanten)
  • Halten Sie das RMA Konto aktuell.
    Wenn Ihr Kunde bezahlt hat, führen Sie das in Ihrem RMA Konto nach (falls der Abgleich nicht automatisch durch das System erfolgt)
  • Falls trotzdem noch Schwierigkeiten auftauchen sollten, bitten wir Sie um eine kurze Info per Email. Am einfachsten senden Sie uns in einem solchen Fall jeweils einen Excel-Export mit den Rechnungsdaten, damit wir den Fehler reproduzieren können.

Tipp: Überlassen Sie die Aufsetzung Ihres TRESIO Profils unseren Experten. Mit dem TRESIO Onboarding Service setzen wir die erste Liquiditätsplanung zusammen mit Ihnen auf, das Resultat ist Ihr erster rollierender Liquiditätsplan. Kontaktieren Sie uns für weitere Informationen.

Schauen Sie sich unsere kurzen Einführungsvideos an und lernen Sie TRESIO kennen.

Hier können Sie TRESIO jetzt kostenlos testen.