De Tobias Angehrn, fondateur et directeur général de TRESIO
L’article suivant a été créé à des fins d’information. Il ne s’agit ni d’un conseil fiscal ni d’un conseil juridique – en cas de doute, veuillez toujours consulter un spécialiste!
Dans le monde dynamique de l’entrepreneuriat, les startups SaaS (Logiciel en tant que service) sont synonymes d’innovation. Ils promettent des solutions disruptives qui transformeront les industries et repousseront les limites du progrès technologique. Ces parcours visionnaires commencent souvent par une période de développement intense et d’investissements importants, avec peu ou pas de génération de revenus.
Bien que cette période initiale de croissance et d’avancement puisse entraîner des pertes importantes, il existe une stratégie efficace pour atténuer ces défis et améliorer la santé financière des startups.
Le secret réside dans la reconnaissance de la véritable valeur des actifs incorporels, en particulier des logiciels développés en interne, en tant qu’actifs essentiels susceptibles de renforcer les bilans et de guider les startups dans les eaux dangereuses des pertes initiales. Grâce à une approche visionnaire de la comptabilité et de l’information financière, la mise en place de logiciels locaux devient une lueur d’espoir pour les startups qui s’efforcent de s’implanter et de parvenir à une croissance durable.
Cet article examine l’importance stratégique de l’activation de logiciels auto-développés dans le cadre du Code des obligations suisse, en examinant les aspects cruciaux suivants:
- Conditions légales pour l’activation du logiciel 🔍📝
- Obligation de justifier ✅📋
- Politique comptable et d’amortissement 📊💹
- Impact de sur le bilan, le compte de résultat et la trésorerie 📈📊💰
- Conclusion 🏁🤝
En exploitant la valeur des logiciels développés en interne, les entreprises innovantes peuvent surmonter les défis de la phase de développement, sortir plus fortes de leurs pertes initiales et se positionner pour la croissance sur leur bilan.
Et si vous pensez maintenant en tant que fondateur, vous laissez tout au fiduciaire: mauvaise pensée. Le sujet de la gestion du bilan revêt une grande importance stratégique et vous devriez au moins pouvoir en discuter à hauteur de vue avec le fiduciaire.
Conditions d’activation du logiciel:
La loi dit ce qui suit⚖️
Le logiciel est ce qu’on appelle un « actif incorporel ». Intangible signifie que la valeur est là, mais contrairement à une machine ou à une maison, par exemple, elle n’est pas tangible. Tout d’abord, il est important pour la comptabilité que le logiciel soit acheté ou développé en interne.
Logiciel acheté: Pas le choix
L’OR 959 stipule que les logiciels achetés doivent être comptabilisés en immobilisation si les conditions suivantes sont cumulativement remplies:
- On peut s’en débarrasser
- une entrée de trésorerie future provenant du logiciel est probable,
- leur valeur peut être estimée de manière fiable, et
- il est acheté dans l’intention d’une utilisation à long terme (plus de 12 mois, à l’article 960d du CO).
Si toutes les conditions sont remplies, il existe une obligation comptable à l’article 9595 du CO.
Le principe de prudence s’applique à l’évaluation, ce qui signifie que le logiciel ne peut être valorisé qu’au coût d’acquisition. De plus, il doit être amorti dans un délai raisonnable.
Dans la suite de l’article nous traiterons des logiciels fait soi-même, comme c’est très souvent le cas avec les startups.
Logiciel créé par vous-même:
L’activation est possible, mais pas obligatoire
Si les critères énumérés ci-dessus à l’article 959 du CO (maîtrise de la cession, rentrées de trésorerie futures, valorisation fiable, intention d’utilisation à long terme, c’est-à-dire pas de vente dans les douze prochains mois à un client par exemple), la société a la possibilité de activer le logiciel développé en interne.
Encore une fois, le principe de prudence s’applique, et nous allons maintenant examiner les considérations d’un peu plus près.
Quels coûts de développement peuvent être capitalisés pour les logiciels développé en interne?
Lors de l’activation, il est important de faire la distinction entre les coûts de recherche et les coûts de développement. Les frais de recherche sont toujours des dépenses et ne peuvent donc pas être capitalisés. En particulier, les dépenses liées à la définition des besoins, aux brouillons et aux descriptifs ne peuvent être capitalisées.
Selon la loi, les coûts effectifs de développement peuvent être capitalisés. Ceux-ci inclus:
- Conception, codage et dépenses pour tester les prototypes,
- Production (codage) de logiciels, utilisant également d’autres composants logiciels, et
- Dépenses pour tester les logiciels.
En particulier, les coûts salariaux des développeurs de logiciels peuvent également être capitalisés.
⚠️ Justificatif requis – pas de comptabilisation sans récépissé!
En comparaison internationale, la comptabilité selon le Code des obligations suisse est relativement flexible. En Suisse, de nombreuses startups optent également pour ce que l’on appelle « l’opting out », c’est-à-dire qu’elles renoncent à l’obligation de contrôle légal des comptes, par ailleurs, tant qu’elles n’y sont pas contraintes. En fin de compte, cela signifie que dans de nombreuses start-ups, personne n’examine de près les états financiers et donc l’activation de ces actifs incorporels pendant des années – s’ils sont mal traités, de nombreuses erreurs peuvent s’accumuler au fil du temps.
Il est important, notamment lors de l’activation d’un logiciel créé soi-même, de suivre le principe comptable « pas de comptabilisation sans récépissé ». Sera appelé:
- Le logiciel a-t-il été créé par des professionnels formés et employés? Assurez-vous de conserver les fiches de paie.
- Avez-vous une relation contractuelle avec des indépendants ou une agence? Voila. Faites attention aux comptes propres, alors c’est une preuve suffisante.
- L’utilisation d’outils tels que JIRA et Github facilite le processus de documentation si quelqu’un demande plus tard ce que faisait exactement le développeur X dans l’entreprise aprés trois ans.
- Au début, de nombreux fondateurs développent eux-mêmes des logiciels sur une longue période et ne se versent aucun salaire pendant cette période.
Pour une activation, il n’y a pratiquement aucun compte de dépenses pour la comptabilisation et il n’y a pas non plus de reçus. Dans de tels cas, nous vous recommandons de vous entretenir très tôt (c’est-à-dire avant la fin de l’exercice!) avec un fiduciaire expérimenté dans l’accompagnement des start-up.
Lors d’un audit limité, les actifs incorporels sont généralement examinés de plus près, car ils constituent souvent une part importante des actifs. Par ailleurs, une obligation de révision peut également survenir « de manière inattendue » en cas d’opting-out, que ce soit dans le cas d’un apport en nature, d’une transformation d’une SARL en SA ou si une situation de surendettement se produit à l’article 725 du CO. Les documents sont examinés et vérifié, sur la base duquel les coûts de développement peuvent être documentés, les ventes réalisées avec le logiciel au moment de l’examen, ainsi qu’une projection des ventes (business plan).
Attention: les activations trop « généreuses » se vengent au plus tard lors d’un tel examen, et dans certaines circonstances, elles peuvent même correspondre au délit de faillite différée au sens de CO 725, avec la responsabilité correspondante du conseil d’administration. Pas drôle. Vous pouvez en savoir plus sur à l’article 725 du CO.
À ce stade, nous recommandons expressément de faire établir les comptes annuels par un syndic expérimenté ou un comptable de formation et de discuter également avec eux de la capitalisation des actifs incorporels.
Comptabilité 💼 d’un logiciel développé en interne et politique d’amortissement 📉 – une décision stratégique en Suisse!
Comme nous l’avons déjà vu, en tant qu’entrepreneur, vous disposez d’une grande marge de manœuvre en Suisse. Vous décidez si et dans quelle mesure vous souhaitez activer les logiciels que vous avez développés vous-même et vous avez un mot à dire dans la politique d’amortissement des futurs actifs de votre entreprise ainsi que dans les bénéfices déclarés pour les prochaines années (et donc la charge fiscale!). Il n’existe presque aucun autre endroit pareil au monde et vous devez absolument utiliser ce potentiel d’optimisation de la meilleure façon possible! C’est aussi la raison pour laquelle j’ai écrit au début que ce sujet est stratégiquement trop important pour être aveuglément délégué au syndic.
Lors de l’activation d’un logiciel en tant qu’élément d’actif « immobilisation incorporelle », le fait est que les dépenses pour le développement du logiciel ne sont pas engagées à 100 % en tant que dépenses l’année 1 et apportent ainsi un gros moins au compte de résultat de cette année, mais sont en revanche activés au bilan puis amortis sur plusieurs années. En termes comptables, cela transfère l’effort de développement de l’année 1 à plusieurs années.
Le principe de l’amortissement signifie que les dépenses et les ventes réalisées avec le logiciel coïncident dans le temps. (Au fait, le même principe s’appliquerait si vous achetiez un bien immobilier commercial: ici, la durée de vie utile est tout simplement beaucoup plus longue et donc le pourcentage d’amortissement annuel est beaucoup plus faible).
Si les conditions d’activation du logiciel sont remplies, l’entreprise doit déterminer comment il doit être comptabilisé et comptabilisé.
Comment réserver l’activation d’un logiciel développé en interne?
Les logiciels développés en interne apparaissent au bilan comme un poste d’actif à long terme « immobilisations incorporelles ».
L’activation peut se faire directement via le compte de dépenses, auquel cas l’enregistrement d’écriture est le suivant:
Valeur immatérielle / Coûts de main d’œuvre
Les charges salariales déclarées et donc la perte annuelle sont réduites en conséquence du montant affiché. L’inconvénient de cette comptabilisation directe est que la valeur informative du compte de résultat diminue, car il n’est plus possible pour un étranger de comprendre combien d’argent a réellement été consacré au développement de logiciels au cours d’une période donnée.
Une solution élégante est donc d’afficher via un compte de réduction de dépenses:
Valeur immatérielle / Dépenses informatiques
Le compte de dépenses informatiques est un compte de réduction de dépenses ou de revenus extraordinaires; cela réduit la perte dans le compte de résultat de la même manière que dans le premier exemple, même si les coûts salariaux ne sont pas réduits artificiellement, mais restent les mêmes. L’essentiel (littéralement!) est que l’évolution du poste du bilan et des dépenses restent compréhensibles pour chacun.
Quel montant puis-je activer pour les logiciels développés en interne?
Ce serait une erreur d’activer simplement 100 % des salaires informatiques. Ce que l’entreprise doit prendre en compte: quel pourcentage de l’effort de développement a été réellement consacré au développement de nouvelles fonctionnalités, et quelle part a été consacrée à la correction de bogues ou à la refactorisation du code existant? Cette valeur résiduelle pourra être activée en tenant compte du principe de prudence.
La valeur déclarée ne doit à aucun moment dépasser les coûts de production effectifs – même si le fondateur est convaincu d’avoir créé une technologie incroyablement révolutionnaire et donc précieuse.
Sur quel horizon temporel les logiciels développés en interne sont-ils dépréciés?
D’après la fiche d’information de l’Administration fédérale des contributions ESTV
Les logiciels sont amortis sur une durée maximale de cinq ans (linéaire), ou dégressif à hauteur de 40% de la valeur comptable de l’année précédente. Comme toujours, le principe de prudence s’applique lors de la comptabilisation selon du CO, c’est-à-dire que l’entreprise peut amortir plus rapidement que 5 ans. (À propos, la réglementation citée date de l’année où Windows 3.11 a été remplacé par Windows 95.)
Une fois établie, la période d’amortissement doit être maintenue.
Si une partie du logiciel immobilisé devient obsolète à la suite d’un ajustement du modèle économique ou d’un refactoring, cette partie doit être immédiatement amortie à zéro.
Comment puis-je suivre les logiciels développés en interne👀?
Si de nouvelles activations sont ajoutées chaque année (ce qui sera le cas de toutes les startups au cours des premières années), les premières parties sont simultanément obsolètes et donc mises à zéro, et la dépréciation des valeurs de l’année précédente doit également être pris en compte chaque année, ce n’est vraiment pas très simple à suivre.
Il est possible d’y remédier par une sorte de comptabilité des actifs, ou ce qu’on appelle une analyse des actifs: les parts de développement de chaque année sont répertoriées séparément et le montant de l’amortissement annuel est enregistré. Il serait encore plus élégant si des parties individuelles du logiciel pouvaient être publiées, de sorte que dans le cas d’une refactorisation, elles puissent être correctement écrites à zéro – cependant, dans la pratique, cela n’est généralement pas possible.
Une telle analyse des immobilisations n’est pas très grave en soi et peut être créée dans Excel. Accrio a développé une extension sympa pour Bexio, les solutions comptables comme Abacus ont leurs propres modules pour cela.
Il est important que les notes du bilan et du compte de résultat fassent référence aux immobilisations incorporelles et expliquent la politique d’amortissement.
Influence de la capitalisation des actifs incorporels sur le résultat annuel 📈📊💰
La capitalisation des logiciels développés en interne a un impact significatif sur le bilan, le compte de résultat et la trésorerie d’une entreprise. Au bilan, le logiciel apparaît comme un actif incorporel à long terme qui augmente les capitaux propres et le total du bilan.
Cela améliore la santé financière de l’entreprise et la rend plus attractive pour les investisseurs et les prêteurs. En particulier pour les jeunes entreprises, qui obtiennent souvent un financement provisoire au moyen de prêts convertibles, il est crucial de constituer suffisamment de patrimoine à un stade précoce afin d’éviter tout surendettement à l’article 725 du CO.
Au compte de résultat, la capitalisation signifie que les frais de développement ne sont plus intégralement passés en charges, mais amortis sur plusieurs années. En conséquence, la perte annuelle est réduite et l’entreprise peut présenter un compte de profits et pertes plus durable et plus stable.
En revanche, les flux de trésorerie et les liquidités ne peuvent pas être influencés par de tels cosmétiques comptables: l’argent disparaît lorsque vous le dépensez, quel que soit le montant réalisé ultérieurement dans le bilan. Si les premières ventes sont là, dans des cas extrêmes, il peut même arriver que vous réalisiez un petit bénéfice en un an, mais que vous n’ayez toujours plus d’argent sur votre compte.
TRESIO vous aide à toujours garder un œil sur le taux d’exécution et à vous préparer à tous les scénarios – inscrivez-vous dès aujourd’hui pour un compte de test gratuit!
En résumé, l’activation stratégique de logiciels auto-développés permet aux entreprises d’optimiser leurs rapports financiers, de renforcer leur base de capital et de promouvoir une croissance durable à long terme.
Conclusion
Dans le monde dynamique des startups, les entreprises SaaS sont à la pointe de l’innovation. Cependant, elles font souvent face à des investissements initiaux importants et génèrent peu de revenus. Afin de relever ces défis et de renforcer la santé financière, il est crucial de reconnaître la valeur des logiciels auto-développés en tant qu’actif central et de les déclarer en conséquence dans le bilan. Grâce à une activation stratégique conforme à la législation suisse, les startups peuvent sortir plus fortes des pertes initiales et jeter les bases d’une croissance durable.
La connaissance des exigences légales pour l’activation du logiciel, une documentation appropriée et une bonne stratégie de comptabilité et d’amortissement sont essentielles. Les startups peuvent ainsi optimiser leurs bilans et aligner leurs rapports financiers sur le long terme. Les fondateurs doivent participer activement au processus comptable et demander des conseils professionnels si nécessaire pour maximiser le potentiel d’activation de logiciels développés en interne.
