Liquiditätsplanung mit Abacus Schnittstelle in TRESIO

Tresio ist die führende Schweizer Software für die Liquiditätsplanung in KMU. Einmal erfasst, aktualisiert sich die rollierende Liquiditätsplanung in Tresio dank intelligenten Schnittstellen an Banken, Buchhaltungs- und ERP-Software fast wie von selbst. Die einfache Bedienung und intuitiven Grafiken verschaffen gerade auch Unternehmern, die nicht viel Zeit haben, einen einfachen Zugang zum Thema Liquiditätsplanung. Ein weiterer Vorteil, der TRESIO gegenüber Alternativ-Produkten bietet, ist die offene Architektur: damit können Unternehmen und kleinere Unternehmens-Gruppen ihre in verschiedenen Drittsystemen abgelegten Daten sehr einfach importieren und aufbereiten, und so in standardisierter Form für ihre Liquiditätsplanung in TRESIO nutzen.

Mit rund 60’000 KMU ist Abacus die beliebteste ERP-Lösung in der Schweiz. Von den TRESIO Nutzern sind es derzeit rund 20%, die Abacus nutzen. Grund genug, um im nachfolgenden Artikel Schritt für Schritt aufzuzeigen, wie Abacus für die einfachere Liquiditätsplanung an Tresio angebunden werden kann.

Anbindung von Abacus an Tresio

Zunächst einmal ist es wichtig, festzulegen, welche Daten aus Abacus in TRESIO importiert werden sollen.

Zum Zeitpunkt dieses Artikels werden für die kurzfristige Liquiditätsplanung die Nebenbücher aus Abacus in Tresio importiert, das heisst die Offenpostenliste (OP) Debitoren und Kreditoren.

Anders als beispielsweise Bexio oder Run my Accounts ist Abacus keine native Cloud-Software, sondern werden auf lokalen Rechenzentren  entweder in den Unternehmen selbst, oder bei Treuhand- und Software-Partnern gehostet. Bis zur Version 2023 bestand zudem keine RESTapi Schnittstelle, und auch mit dem neusten Release ist diese nur für einige wenige ausgewählte Partner-Applikationen verfügbar.

Abacus für die Liquiditätsplanung an TRESIO anzubinden, ist zum Glück trotzdem sehr einfach, es stehen drei Möglichkeiten zur Auswahl:

Variante 1: Upload der Files aus Abacus via FTP Protokoll

Die am meisten verwendete Möglichkeit, Abacus zwecks austomatischem File-Austausch an TRESIO anzubinden, ist der Export via File Transfer Protocol, kurz FTP.

Das Vorgehen ist dabei wie folgt:

  1. Falls Sie noch nicht bei TRESIO registriert sind, können Sie hier ein kostenloses Demo-Konto einrichten.
  2. Melden Sie Ihren Wunsch für die Anbindung hier an. gerne korrdinieren wir anschliessend alles weitere.
  3. Bis die Schnittstelle steht, haben Sie die Möglichkeit, die Rechnungsfiles (OP-Gesamtliste, nicht die einzelnen Rechnungen!) via manuellem Upload direkt in TRESIO hochzuladen.
FTP Upload TRESIO. Bei erfolgreicher Verbindung erscheind ein grüner Haken.

Kosten:

Die FTP-Server werden von TRESIO zur Verfügung gestellt und gehostet. Für die Aufschaltung fällt eine einmalige Entschädigung von CHF 500.- an, die jährlich wiederkehrenden Kosten belaufen sich auf CHF 100.- pro Server.

Nötige Einstellungen in Abacus:

Sofern Sie Abacus nicht selber hosten, ist in der Regel eine kurze Abstimmung mit Ihrem Abacus-Partner nötig: 

  • Die Einrichtung des täglichen Reports (OP-Liste Debitoren und OP-Liste Kreditoren) erfolgt über den Scheduler in der  BPE (Business Process Engine) direkt in Abacus.

    Benötigt werden die folgenden Informationen: Rechnungs-Nummer, Datum, Fälligkeitsdatum, offener Betrag, Name Lieferant / bzw. Kunde, Währungscode (optional).

  • Damit die Daten auf täglicher Basis automatisch bereitgestellt werden, und nicht jedes Mal manuell gezogen werden müssten, benötigt es zudem eine Lizenz für die Data Automation.

  • Der Export der OP Liste Debitoren und Kreditoren erfolgt auf je einen separaten FTP Folder, die URL werden von TRESIO zur Verfügung gestellt. Der Export soll nach Möglichkeit so eingerichtet werden, dass täglich ein neues File unter neuem Namen erstellt wird. Eine Löschung der alten Files ist nicht nötig, da TRESIO die nicht mehr aktuellen Angaben automatisch ausfiltert.
     

  • Je nach Lizenzen, die Sie / Ihr Abacus-Partner schon haben, können zusätzliche Kosten anfallen. Wir bitten Sie, diese direkt mit Ihrem zuständigen Abacus Partner oder Treuhänder zu klären.


Die nötige Koordination mit Ihrem Abacus-Partner und allfällige Abstimmung unserer Software auf die generierten Files durch unser Implementierungs-Team ist in unserer Pauschale enthalten.

Variante 2: No-Code Anbindung von Abacus mittels selbst gehostetem Share-Drive

Eine beliebte Möglichkeit bei den technisch etwas versierteren Nutzern ist die Verknüpfung eines eigenen Share-Drives (Google, Microsoft oder ähnliches).

Dafür ist der Ablauf wie folgt:

  1. Richten Sie einen Sharedrive ein (Microsoft Sharepoint, Google Drive, oder ähnliches. Achten Sie darauf, dass der Drive über den URL Link zugänglich ist (öffentlich).

  2. Richten Sie im Scheduler in der BPE (Business Process Engine) in Abacus den täglichen Export der OP-Liste Debitoren und OP-Liste Kreditoren ein.

    Benötigt werden die folgenden Informationen: Rechnungs-Nummer, Datum, Fälligkeitsdatum, offener Betrag, Name Lieferant / bzw. Kunde, Währungscode (optional).

  3. Laden Sie ein erstes File auf den zu verknüpfenden Share-Drive.

    Navigieren Sie anschliessend in TRESIO auf Management -> Integrationen und wählen Sie “Import Data via URL”. Verknüpfen Sie dort Ihren Folder.

    Sofern das File korrekt gelesen und importiert werden kann, erscheint in TRESIO ein grüner Haken.

    Oft ist bei der Anbindung ein Mapping erforderlich, um festzulegen, welches Feld aus Abacus dem Pendant in TRESIO entspricht. 

Kosten:

Für die Anbindung von selbst gehosteten Sharedrives fallen von TRESIO keine zusätzlichen Kosten an. Allfällige Kostenfolge auf Seite Abacus klären Sie bitte direkt mit dem zuständigen IT-Anbieter.

Optional kann Ihnen TRESIO einen Sharedrive zur Verfügung stellen, die Kosten pro Monat (Hosting: Google Schweiz) pauschal CHF 10.- pro Unternehmen.

Variante 3: Upload der Abacus Files mittels Drag & Drop File Import

Die letzte Möglichkeit schliesslich ist der manuelle Upload der OP-Liste Debitoren / Kreditoren via File-Upload.

Der Ablauf ist dabei wie folgt:

  1. Exportieren Sie die OP-Liste Debitoren und Kreditoren aus Ihrem Abacus-Portal.

    Benötigt werden die folgenden Informationen: Rechnungs-Nummer, Datum, Fälligkeitsdatum, offener Betrag, Name Lieferant / bzw. Kunde, Währungscode (optional).

  2. Navigieren Sie in TRESIO auf Daten -> Rechnungen.

  3. Wählen Sie die Option “Hochladen” legen Sie fest, ob es sich um ein Debitoren oder Kreditoren-File handelt, und ob die Rechnungen aus TRESIO entfernt werden sollen sobald sie bezaht sind (empfohlen). Siehen Sie anschliessend das entsprechende File via Drag & Drop ins dafür vorgesehene Feld.

  4.  Beim ersten Upload ist in der Regel ein Mapping erforderlich, um die Feldnamen aus Abacus mit TRESIO abzustimmen. Dieser Schritt entfällt beim wiederholten Hochladen, da sich das System an Ihre Einstellungen erinnert.


Da Anbindungen via Sharedrive und FTP-Folder je nach Kapazitäten bei den involvierten Teams oft ein paar Arbeitstage bis Wochen dauern können, ist der manuelle Upload der Rechnungsfiles eine beliebte Möglichkeit, um kurzfristig mit der Liquiditätsplanung in TRESIO starten zu können. 

Kosten:

Für den manuellen Export und Import fallen weder bei TRESIO noch bei Abacus zusätzliche Kosten an.

Benötigen Sie für Ihre Liquiditätsplanung zusätzliche Daten aus Abacus oder weiteren Systemen?

TRESIO verfügt über eine offene Systemarchitektur. Über zahlreiche Schnittstellen können Drittsysteme aus den unterschiedlichsten Disziplinen angebunden werden. Der hier beschriebene Import von Rechnungsdaten ist stark standardisiert, weitere Möglichkeiten bieten wir derzeit im Bereich HR, Abo-Software und Banken. Wo noch keine standardisierten Schnittstellen bestehen, unterbreiten wir Ihnen auf Wunsch auch gerne ein Angebot für eine individuelle Lösung, unsere moderne IT-Architektur garantiert dabei kompetitive Preise. Sprechen Sie dazu mit unserem Team!

Liquiditätsplanung kann einfach sein!

TRESIO ist ein Schweizer Fintech. Unser internationales Team aus Tech- und Finanzexperten hat sich der Mission verschrieben, die Art, wie Finanzen in KMU gemanaged werden, zu revolutionieren.

Seit Tag 1 verfolgen wir die Vision, kleineren Unternehmen Zugang zu den Tools und Möglichkeiten zu verschaffen, die grosse Unternehmen so erfolgreich machen.

Mittlerweile ist TRESIO für mehrere Hundert Schweizer KMU ein unverzichtbarer Begleiter. 

Unsere Lösung bietet einen unvergleichlichen Einblick in die Finanzen, indem wir eine nahtlose Verbindung zu den Bankkonten von Unternehmen (Schweizer, europäische und bald auch US-Banken), Buchhaltungssoftware, Abonnement-Tools, HR-Systemen und Rechnungsstellung herstellen. Dadurch erhalten Unternehmen jeglicher Grösse einen umfassenden Überblick über ihre derzeitige finanzielle Lage und können fundiertere Entscheidungen treffen.

Unser Anspruch ist es, auch Ihr Unternehmen erfolgreich zu machen – mit intuitiver Software, die jeder versteht, und die Ihr Budget garantiert nicht sprengen wird.