Der Zahlungsabgleich ist ein entscheidender Aspekt des Finanzmanagements und stellt sicher, dass die Finanzunterlagen einer Organisation die erhaltenen Zahlungen korrekt widerspiegeln. TRESIO vereinfacht und beschleunigt den Zahlungsabgleich und bietet Effizienz, Aktualität und Genauigkeit im Finanzmanagement. Mit der Möglichkeit, Zahlungen bis gestern zu verwalten und das Laden neuer Zahlungsereignisse zu automatisieren, versetzt TRESIO Unternehmen in die Lage, eine starke finanzielle Position aufrechtzuerhalten, Vorschriften einzuhalten und datengesteuerte Entscheidungen für langfristigen Erfolg zu treffen.
So lesen Sie Ihre Abgleichsdaten aus
Mit dem Abgleichstool von TRESIO können Sie Ihre unbezahlten Ereignisse nachverfolgen, indem es wie eine Checkliste funktioniert. So können Sie alle ausstehenden Zahlungen überprüfen und markieren, um sicherzustellen, dass sie auf Ihrem Radar bleiben. Der Abgleichsbildschirm ermöglicht die automatisierte Erfassung von Zahlungen, die aus der Personalplanung, den Planungsdaten und den Abonnements stammen. Alle Zahlungen werden zunächst als „Unbezahlt“ geladen und Benutzer haben die Flexibilität, sie als „Bezahlt“ oder „Teilweise bezahlt“ zu markieren, um in Echtzeit finanzielle Einblicke in ihr Unternehmen zu erhalten. Das System lädt nur täglich neue Zahlungsereignisse und aktualisiert zuvor geladene Zahlungen nicht.
Der Abgleichsbildschirm wird standardmässig nicht im Menü auf der linken Seite angezeigt und Sie müssen ihn über den Bildschirm „DATEN“ in das Menü „einbinden“.
Bitte beachten Sie, dass das System beide Zahlungen anzeigt, falls das „Fälligkeitsdatum“ einer Zahlung geändert wird, nachdem sie zum Abgleich geladen wurde, und das aktualisierte Datum ausserhalb des Bereichs der geladenen Zahlungen liegt (in die Zukunft): das ursprüngliche Fälligkeitsdatum und die neue Zahlung mit dem aktualisierten Fälligkeitsdatum.
Was auf dem Abgleichsbildschirm angezeigt wird:
- Unternehmen
- Name – Name der Quelle der Zahlung
- Geplantes Datum – Fälligkeitsdatum des Zahlungsereignisses
- Geplanter Betrag – Betrag des Zahlungsereignisses
- Bezahlter Betrag – erhaltener Betrag im Vergleich zum geplanten Betrag
- Währung – Zahlungswährung
- Kategorie – Kategorie des Finanzzuflusses/-abflusses, der die Zahlung zugeordnet ist
- Quelle – Zahlungsquelle: Personalplanung, Planungsdaten und Abonnements
- Beschreibung – zeigt das Start- und Enddatum der Zahlung an; Zahlungshäufigkeit; Verlauf der Abgleichsaktionen des Benutzers
- Kommentar – Kommentar des Benutzers
- Status – Bezahlt, Teilweise bezahlt, Nicht bezahlt – Status wird durch die Aktion des Benutzers festgelegt
- Aktion – Der Benutzer kann eine Zahlung als „Bezahlt“, „Teilweise bezahlt“ oder „Nicht bezahlt“ markieren
In Fällen, in denen ein Mutterunternehmen mit einem Unterunternehmen verknüpft ist, können Benutzer die Zahlungen des Unterunternehmens sehen, wenn die Option „Tochtergesellschaft anzeigen“ auf dem Bildschirm „Liquiditätsprognose“ aktiviert ist.
Über die entsprechenden Schaltflächen haben Sie die Möglichkeit, Ihre Zahlungsdaten zu kopieren, auszudrucken und als PDF oder Excel zu exportieren.
So aktivieren Sie den Abgleich
Das Abgleich-Modul ist für die Zahlungspläne SME, SME PLUS und ENTERPRISE verfügbar und nicht für STARTER oder DEMO. Wenn Sie Ihren Plan aktualisieren möchten, verwenden Sie bitte die Option „Paket aktualisieren“ in Ihren Benutzerprofileinstellungen oben rechts auf Ihrem Bildschirm.
Sobald der Abgleichsbildschirm verfügbar ist, können Sie ihn so einstellen, dass Zahlungen auf Unternehmensebene oder für alle Unternehmen erfasst werden.
Um Zahlungen für ein bestimmtes Unternehmen zu sammeln, wählen Sie ein Unternehmen aus der Liste „Unternehmen“ oben auf dem Bildschirm aus und verwenden Sie dann die Option „Einstellungen“ im Abgleichsbildschirm, um anzupassen, wie Zahlungsereignisse für das ausgewählte Unternehmen erfasst werden sollen.
Um Zahlungen für alle Unternehmen einzuziehen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Zahlungsereigniserfassung für alle Unternehmen aktivieren“ und richten Sie dann die „Einstellungen“ ein, die für alle Unternehmen gelten sollen.
So verwenden Sie die Einstellungen
Mit den Einstellungen des Abgleichsbildschirms können Benutzer auswählen, aus welcher Quelle die Zahlungsereignisse erfasst werden sollen. Wenn die Option „Planungsdaten“ ausgewählt ist, bietet sie dem Benutzer zusätzlich die Möglichkeit, Zahlungen für ein bestimmtes Szenario aus einer Liste verfügbarer Szenarios abzurufen.
Was passiert, wenn das Fälligkeitsdatum einer Zahlung versäumt wird:
Sollten Sie bei Ihrer Zahlungsprüfung auf eine Zahlung stossen, die nicht beglichen wurde, beispielsweise ein um 10 Tage verschobener Zahlungstermin, können Sie dies auf zwei Arten beheben:
- Wenn Sie nicht möchten, dass die Prognose diese Datenänderung widerspiegelt, und die Zahlung nach 10 Tagen problemlos als „bezahlt“ markieren möchten, können Sie das „Ereignisdatum“ im Abgleichsbildschirm direkt auf das neue Datum aktualisieren. Sobald die Zahlung erfolgt ist, können Sie sie im Abgleichsbildschirm als „Bezahlt“ markieren.
- Wenn Sie möchten, dass der Prognosebildschirm das unbezahlte Ereignis erfasst, markieren Sie es am besten als „Nicht bezahlt“ und erstellen Sie ein neues Planungsdatenelement für diese Zahlung mit dem aktualisierten Zahlungsdatum. Der Abgleichsbildschirm lädt die Zahlung am Tag nach Erreichen des neuen Fälligkeitsdatums, ohne ein Duplikat der ursprünglichen Zahlung zu erstellen, da in diesem Fall beide Zahlungen unterschiedliche Fälligkeitsdaten haben.
So verwenden Sie die Abgleichungsansicht
Auf dem Abgleichsbildschirm werden standardmässig „Nur unbezahlt“ und „Alle Daten anzeigen“ angezeigt.
Sie können auch Systemfilter verwenden oder eine eigene Ansicht erstellen.
Um eine neue Ansicht zu erstellen, klicken Sie auf „+Neue Ansicht hinzufügen“ und geben Sie Ihrer neuen Ansicht einen eindeutigen Namen. Aktivieren Sie die Kontrollkästchen „Sichtbarkeit“, um diese Spalten nach Bedarf in die Ansicht einzubeziehen, und verfeinern Sie die in jeder aktiven Spalte angezeigten Ergebnisse weiter, indem Sie benutzerdefinierte Filter hinzufügen
Um eine Ansicht zu duplizieren oder zu ändern, wählen Sie die gewünschte Ansicht aus und klicken Sie dann auf die Filterschaltfläche neben der Liste der Ansichten. Richten Sie die Liste der Felder und Filter ein, die Sie sehen möchten, und verwenden Sie die Schaltfläche „Duplizieren“, um eine Ansicht zu duplizieren, oder die Schaltfläche „Übernehmen“, um Änderungen an der vorhandenen, vom Benutzer erstellten Ansicht zu speichern. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihrer duplizierten Ansicht einen eindeutigen Namen geben, um sie in der Liste der verfügbaren Ansichten unterscheiden zu können.
Um eine Ansicht zu entfernen, wählen Sie eine vom Benutzer erstellte Ansicht aus, klicken Sie auf die Filterschaltfläche und dann auf die Schaltfläche „Entfernen“. Bitte beachten Sie, dass Systemansichten nicht entfernt werden können.
