Filter können in verschiedenen Tools genutzt werden – etwa in Transaktionen, Saldo Liste, Plandaten oder HR-Planung. Sie sind jeweils auf die Arbeitsbereichslogik abgestimmt und ermöglichen so eine effizientere Datenverwaltung und Sichtbarkeit. Ein Filter schränkt die Tabelle auf die relevanten Positionen ein – zum Beispiel auf bestimmte Kategorien, einen Zahlungstyp oder einen Betragsbereich – und speichert diese Ansicht unter einem eigenen Namen, sodass die Tabelle nicht jedes Mal von Neuem manuell durchsucht werden muss.
Die wichtigsten Filtertypen
- System – Diese sind vordefiniert und können nicht geändert oder entfernt werden. Sie lassen sich aber duplizieren, um daraus einen eigenen, anpassbaren Filter zu erstellen.
- Benutzer privat – Diese Filter sind nur für den Benutzer sichtbar, der sie erstellt hat. Dadurch ist eine personalisierte Datenansicht gewährleistet.
- Benutzer geteilt – Diese Filter sind für alle Benutzer im Arbeitsbereich sichtbar und ermöglichen die Zusammenarbeit.
- Hauptnutzer – Diese Filter werden vom Hauptnutzer erstellt und sind für alle Benutzer im Arbeitsbereich zugänglich.
Ein Filter gilt dabei immer für den ganzen Arbeitsbereich – also über alle Firmen/Entitäten hinweg, die darin verwaltet werden, nicht nur für die Firma, in der er erstellt wurde.
Wie entsteht ein neuer Filter?
Ein neuer Filter entsteht über «+ Neue Ansicht hinzufügen» im Filter-Dropdown oben rechts in der Tabelle.
Bei der Erstellung wird festgelegt:
- unter «Filterberechtigung», wer Zugriff auf diesen Filter erhält (siehe Tabelle weiter unten für die Möglichkeiten je Nutzertyp),
- ein eindeutiger Name für den Filter,
- über verschiedene Unterfilter, welche Daten mit diesem Filter angezeigt werden.
Anschliessend wird der Filter hinzugefügt.
Ein bestehender Filter lässt sich über das Filter-Symbol öffnen und anpassen. Von dort aus lässt er sich auch duplizieren, um nur Kleinigkeiten an der Filtereinstellung zu ändern, ohne den ursprünglichen Filter zu verändern. Selbsterstellte Filter können ebenfalls gelöscht werden (wer welche Filter löschen kann, steht in der Tabelle weiter unten).
Ein Systemfilter lässt sich dabei immer nur duplizieren, er kann weder bearbeitet noch entfernt werden.
Unterschiede nach Zugriffsrecht
Je nach Zugriffsrecht unterscheidet sich, welche Filter sichtbar sind und welche Aktionen möglich sind. Die folgende Tabelle zeigt diese Unterschiede.
| Systemfilter | Private Filter | Geteilte Filter | Hauptnutzer-Filter | |
|---|---|---|---|---|
| Nutzer (Lesen) | Duplizieren (als privater Filter) | Bearbeiten, Entfernen (nur eigene Duplikate) | Duplizieren (als privater Filter) | Duplizieren (als privater Filter) |
| Nutzer (Schreiben) | Duplizieren | Volle Kontrolle, zusätzlich auf „geteilt» setzen | Volle Kontrolle, zusätzlich auf „privat» setzen | Volle Kontrolle, zusätzlich auf „privat» setzen |
| Hauptnutzer | Duplizieren | Nicht sichtbar | Volle Kontrolle | Volle Kontrolle |
Volle Kontrolle = Erstellen, Duplizieren, Bearbeiten, Entfernen
Für Hauptnutzer sind entsprechend nur zwei Filtertypen sichtbar – Systemfilter und geteilte Filter. Private Filter anderer Benutzer bleiben unsichtbar, weshalb sich für sie auch keine Filter zwischen „privat» und „geteilt» verschieben lassen. Wird ein geteilter Filter geändert oder entfernt, wirkt sich das auf alle Benutzer aus, einschliesslich des Eigentümers.
Wie werden Filter angezeigt?
Hauptnutzer sehen alle System- und geteilten Filter. Systemfilter (wie „Alle anzeigen», „Personalkosten» und „Verkaufserlös») stehen immer oben in der Liste.
Bei Schreibzugriff erscheinen die Filter durch ein Trennzeichen getrennt: Systemfilter oben, gefolgt von den eigenen privaten Filtern. Nach dem Trennzeichen folgen alle geteilten Filter, die vom Hauptnutzer und anderen Schreibbenutzern erstellt wurden.
Bei Lesezugriff sieht die Filterliste ähnlich aus wie bei Schreibzugriff: zuerst Systemfilter und private Filter, danach – getrennt durch die Trennlinie – die geteilten Filter.
