Der Zahlungsabgleich ist ein entscheidender Aspekt des Finanzmanagements und stellt sicher, dass die Finanzunterlagen einer Organisation die erhaltenen Zahlungen korrekt widerspiegeln. TRESIO vereinfacht und beschleunigt den Zahlungsabgleich und bietet Effizienz, Aktualität und Genauigkeit im Finanzmanagement. Mit der Möglichkeit, Zahlungen bis gestern zu verwalten und das Laden neuer Zahlungsereignisse zu automatisieren, versetzt TRESIO Unternehmen in die Lage, eine starke finanzielle Position aufrechtzuerhalten, Vorschriften einzuhalten und datengesteuerte Entscheidungen für langfristigen Erfolg zu treffen.
So lesen Sie Ihre Abgleichsdaten aus
Mit dem Abgleichstool von TRESIO können Sie Ihre unbezahlten Ereignisse nachverfolgen, indem es wie eine Checkliste funktioniert. So können Sie alle ausstehenden Zahlungen überprüfen und markieren, um sicherzustellen, dass sie auf Ihrem Radar bleiben. Der Abgleichsbildschirm ermöglicht die automatisierte Erfassung von Zahlungen, die aus der Personalplanung, den Planungsdaten und den Abonnements stammen. Alle Zahlungen werden zunächst als „Unbezahlt“ geladen und Benutzer haben die Flexibilität, sie als „Bezahlt“, „Teilweise bezahlt“ und „nicht bezahlt“ zu markieren, um in Echtzeit finanzielle Einblicke in ihr Unternehmen zu erhalten. Das System lädt nur täglich neue Zahlungsereignisse und aktualisiert zuvor geladene Zahlungen nicht.
Der Abgleichsbildschirm wird standardmässig nicht im Menü auf der linken Seite angezeigt und Sie müssen ihn über den Bildschirm „Mehr Anzeigen“ in das Menü „einbinden“.
Bitte beachten Sie, dass das System beide Zahlungen anzeigt, falls das „Fälligkeitsdatum“ einer Zahlung geändert wird, nachdem sie zum Abgleich geladen wurde, und das aktualisierte Datum ausserhalb des Bereichs der geladenen Zahlungen liegt (in die Zukunft): das ursprüngliche Fälligkeitsdatum und die neue Zahlung mit dem aktualisierten Fälligkeitsdatum.
Was auf dem Abgleichsbildschirm angezeigt wird:
- Unternehmen
- Name – Name der Quelle der Zahlung
- Geplanter Betrag – Betrag des Zahlungsereignisses
- Geplantes Datum – Fälligkeitsdatum des Zahlungsereignisses
- Geleistete Teilzahlung – Bereits erfolgte Teilzahlung zum Zahlungsereignis
- Währung – Zahlungswährung
- Kategorie – Kategorie des Finanzzuflusses/-abflusses, der die Zahlung zugeordnet ist
- Quelle – Bezeichnung bzw. Herkunft der Zahlung
- Beschreibung – Beschreibung zum Zahlungsereignis
- Kommentar – Kommentar des Benutzers
- Status – Aktueller Stand der Zahlung
- Aktion – Der Benutzer kann hier manuell eine Zahlung als „Bezahlt“ „Teilweise bezahlt“oder „Nicht bezahlt“ markieren
Über die Schaltflächen Exportieren haben Sie die Möglichkeit, Ihre Zahlungsdaten auszudrucken oder als PDF oder Excel zu exportieren.
In Fällen, in denen ein Mutterunternehmen mit einem Unterunternehmen verknüpft ist, können Benutzer die Zahlungen des Unterunternehmens sehen, wenn die Option „Tochtergesellschaft anzeigen“ auf dem Bildschirm „Liquiditätsprognose“ aktiviert ist.
Um Zahlungen für ein bestimmtes Unternehmen zu sammeln, wählen Sie ein Unternehmen aus der Liste „Unternehmen“ oben auf dem Bildschirm aus und verwenden Sie dann die Option „Einstellungen für Zahlungsereignisse“ im Abgleichsbildschirm, um anzupassen, wie Zahlungsereignisse für das ausgewählte Unternehmen erfasst werden sollen.
So verwenden Sie die Einstellungen
Mit den Einstellungen des Abgleichsbildschirms können Benutzer auswählen, aus welcher Quelle die Zahlungsereignisse erfasst werden sollen. Wenn die Option „Planungsdaten“ ausgewählt ist, bietet sie dem Benutzer zusätzlich die Möglichkeit, Zahlungen für ein bestimmtes Szenario aus einer Liste verfügbarer Szenarios abzurufen.
Was passiert, wenn das Fälligkeitsdatum einer Zahlung versäumt wird:
Sollten Sie bei Ihrer Zahlungsprüfung auf eine Zahlung stossen, die nicht beglichen wurde, beispielsweise ein um 10 Tage verschobener Zahlungstermin, können Sie dies auf zwei Arten beheben:
- Wenn Sie nicht möchten, dass die Prognose diese Datenänderung widerspiegelt, und die Zahlung nach 10 Tagen problemlos als „bezahlt“ markieren möchten, können Sie das „Ereignisdatum“ im Abgleichsbildschirm direkt auf das neue Datum aktualisieren. Sobald die Zahlung erfolgt ist, können Sie sie im Abgleichsbildschirm als „Bezahlt“ markieren.
- Wenn Sie möchten, dass der Prognosebildschirm das unbezahlte Ereignis erfasst, markieren Sie es am besten als „Nicht bezahlt“ und erstellen Sie ein neues Planungsdatenelement für diese Zahlung mit dem aktualisierten Zahlungsdatum. Der Abgleichsbildschirm lädt die Zahlung am Tag nach Erreichen des neuen Fälligkeitsdatums, ohne ein Duplikat der ursprünglichen Zahlung zu erstellen, da in diesem Fall beide Zahlungen unterschiedliche Fälligkeitsdaten haben.
So verwenden Sie die Abgleichungsansicht
Auf dem Abgleichsbildschirm werden standardmässig „Nur unbezahlt“ und „Alle Daten anzeigen“ angezeigt.
Sie können auch Systemfilter verwenden oder eine eigene Ansicht erstellen.
Um eine neue Ansicht zu erstellen, klicken Sie auf „+Neue Ansicht hinzufügen“ und geben Sie Ihrer neuen Ansicht einen eindeutigen Namen. Aktivieren Sie die Kontrollkästchen „Sichtbarkeit“, um diese Spalten nach Bedarf in die Ansicht einzubeziehen, und verfeinern Sie die in jeder aktiven Spalte angezeigten Ergebnisse weiter, indem Sie benutzerdefinierte Filter hinzufügen. Mehr dazu finden Sie hier.
Bitte beachten Sie, dass das Abgleich-Modul nur ab dem KMU-Paket verfügbar ist und nicht im Starter- oder Demo-Paket enthalten ist.
Sie können Ihr Abo jederzeit unter „Meine Abos“ upgraden.
