Rechnungen verwalten mit TRESIO

Mit TRESIO können Sie alle ein- und ausgehenden Transaktionen genau erfassen und so, eine einfache Kontrolle über Ihr Budget gewährleisten. Eingehende Zahlungen, die von Ihren Kunden als Bezahlung für erbrachte Lieferungen oder Dienstleistungen eingehen, während ausgehende Zahlungen unter anderem an Lieferanten für Lieferungen oder Dienstleistungen gesendet werden, die Ihnen bereitgestellt wurden. TRESIO bietet Ihnen eine bequeme Rechnungsstellung und Spesenverwaltung auf Knopfdruck. Visualisieren Sie Ihren Cashflow sofort über das TRESIO-Dashboard und importieren Sie nahtlos Rechnungen, die automatisch aus Rechnungsverwaltungslösungen wie Sage, Bexio und Proffix erfasst werden.

Rechnungsbildschirm

Auf dem Rechnungsbildschirm können Sie neue Rechnungen manuell hinzufügen oder über eine Excel-Tabelle hochladen. Sie können Rechnungen auch bearbeiten, duplizieren, hochladen oder löschen.

Der Rechnungsbildschirm zeigt:

  • Rechnungsnummer – eindeutiger fortlaufender Code
  • Rechnungsbetrag – der fällige Nettobetrag
  • Währung – Zahlungswährung
  • Kategorie – Finanzzufluss-/-abflusskategorie, der die Rechnung zugeordnet wird
  • Status – Unbezahlt oder Bezahlt
  • Name – Name des Schuldners/Gläubigers
  • Ausgabedatum
  • Fälligkeitsdatum
  • Datum des Hochladens

So fügen Sie eine Rechnung hinzu

Klicken Sie auf die Schaltfläche „Neu“ und geben Sie alle erforderlichen Informationen ein. Der Name des Schuldners kann aus der Liste „Name“ zuvor konfigurierter Schuldner ausgewählt werden, oder die Option „Neu hinzufügen“ kann zum Einrichten eines neuen Schuldners verwendet werden.

Wenn Sie eine Rechnung duplizieren möchten, stellen Sie sicher, dass Sie eine eindeutige Rechnungsnummer eingeben.

So laden Sie Rechnungen hoch

Um Rechnungen in grossen Mengen hochzuladen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Hochladen“.

Wählen Sie auf dem Bildschirm „Rechnung hinzufügen“ bitte die Art der Rechnungen (Debitoren/Kreditoren) und den Upload-Modus (vorhandene Rechnungen löschen/als bezahlt markieren) und klicken Sie auf Dateien durchsuchen oder verwenden Sie die Drag-and-Drop-Option.

Bitte beachten Sie, dass Sie die Möglichkeit haben, sowohl Debitoren als auch Gläubiger in derselben Datei hochzuladen. Das System ermittelt den Rechnungstyp automatisch anhand des in der Datei enthaltenen Felds „Kategorie“ sowie der vorhandenen Liste der im System gespeicherten Kategorien. Wenn keine Kategorien eingerichtet wurden, generiert das System eine basierend auf der in der Datei angegebenen Kategorie. Diese Kategorie wird dann vor dem Hochladen der Datei abhängig von der gewählten Option (Debitoren/Kreditoren) der Zufluss-/Abflussart zugeordnet. Wir empfehlen dringend, vor dem Hochladen der Rechnungsdatei eingerichtete Kategorien anzugeben, um mögliche Probleme mit Ihren Daten zu vermeiden.

Wenn Sie die Option „Excel-Beispiel herunterladen“ auswählen, erhalten Sie eine vorab ausgefüllte Vorlage mit vom System genehmigten Kopfzeilen und Beispieldaten. Diese Vorlage soll Ihnen beim Erstellen Ihrer eigenen Datei helfen.

Von TRESIO unterstützte Rechnungsverwaltungssysteme von Drittanbietern

TRESIO listet die Rechnungsverwaltungssysteme auf, die ein unterstütztes Dateiformat für den Rechnungsimport bereitstellen können.

Wenn Sie Ihr System nicht in der Liste der unterstützten Systeme finden und möchten, dass wir es hinzufügen, können Sie auf den Link „Ihr Format“ klicken und unser Google-Formular ausfüllen, damit wir es überprüfen können.

Wo Rechnungen auf den Prognose- und Dashboard-Bildschirmen angezeigt werden können

Der Prognosebildschirm zeigt Ihre Rechnungen in den Registerkarten Prognose und IST-Daten an. Rechnungen werden bei der Anzeige des Diagramms berücksichtigt und können im Abschnitt „Prognosedetails“ angezeigt werden, wenn die Option „Alle anzeigen“-Kategorien ausgewählt ist. Um eine Aufschlüsselung des Gesamtbetrags innerhalb der jeweiligen Kategorie anzuzeigen, klicken Sie einfach auf den Gesamtbetrag selbst. Durch diese Aktion wird ein neues Popup-Fenster geöffnet, in dem die Liste der Rechnungen angezeigt wird, die zur Gesamtsumme beitragen.

Auf dem Dashboard-Bildschirm werden alle eingegebenen Rechnungen in den jeweiligen Diagrammen angezeigt.

Bewegen Sie den Mauszeiger über den jeweiligen Diagrammbereich, um erwartete und überfällige Beträge anzuzeigen.