Mit TRESIO können Sie alle ein- und ausgehenden Rechnungen genau erfassen und so eine einfache Kontrolle über Ihre Liquidität behalten.
TRESIO bietet Ihnen drei Wege, um Rechnungen zu erfassen:
- Manuell – einzelne Rechnungen direkt unter Rechnungen erfassen.
- Bulk-Upload per Excel-Datei – viele Rechnungen auf einmal per einfachem Excel-Upload hochladen (inkl. Feldabgleich); bei Exporten aus gängigen Systemen (u. a. Abacus, Sage, Messerli, bexio, sevDesk, lexoffice, PROFFIX, Datev) orientiert sich TRESIO an einem bekannten Spaltenstandard und erleichtert Ihnen dadurch den Feldabgleich.
- Automatische Integration – eine laufende Verbindung zu Ihrer Buchhaltungs- oder Rechnungssoftware (z. B. bexio, exxas, Run my Accounts, Small Invoice, MOCO oder ein URL-Import aus Google-Spreadsheets/Sharedrives), die Rechnungen fortlaufend synchronisiert, ohne dass Sie manuell etwas hochladen müssen.
Alle drei Wege führen zum gleichen Ergebnis: Ihre Rechnungen werden zentral unter Rechnungen verwaltet und fliessen automatisch in die Prognose ein. Weiter unten mehr zu den Abläufen, wie man Rechnungen integrieren kann.
Rechnungen
Unter Rechnungen finden Sie eine Liste aller erfassten Rechnungen mit den wichtigsten Angaben – Projektnummer, Rechnungsnummer, Betrag, Währung, Kategorie, Status, Name, Rechnungs- und Fälligkeitsdatum sowie Hochladedatum. Über die Symbolleiste können Sie Rechnungen erfassen, bearbeiten, duplizieren, löschen, per Excel-Datei hochladen und exportieren (Excel, CSV, PDF, Zwischenablage, Druck).
Weg 1: Rechnung manuell erfassen
Klicken Sie auf Neu. Es öffnet sich das Fenster Neuen Eintrag erfassen mit folgenden Feldern: Projektnummer, Rechnungs-Nummer, Rechnungsbetrag, Währung, Kategorie, Status, Name, Rechnungsdatum und Fälligkeitsdatum.
Der Name des Debitors bzw. Kreditors kann aus der Liste Name zuvor konfigurierter Debitoren/Kreditoren ausgewählt werden. Ist der gewünschte Debitor/Kreditor noch nicht vorhanden, können Sie ihn direkt über die Schaltfläche Debi-/Kreditor hinzufügen neu anlegen, ohne das Fenster zu verlassen.
Die Kategorie wählen Sie aus einer durchsuchbaren Liste Ihres Kontenplans (z. B. Mittelzufluss (offene Rechnungen), Mittelabfluss (offene Rechnungen)). Jede Rechnung muss einer Kategorie zugeordnet sein – ohne Kategorie wird die Rechnung später nicht in der Prognose berücksichtigt.
Klicken Sie abschliessend auf Erstellen.
Wichtig: Wenn Sie eine Rechnung duplizieren, stellen Sie sicher, dass Sie eine eindeutige Rechnungsnummer eingeben.
Weg 2: Rechnungen per Excel-Datei hochladen
Um Rechnungen in grossen Mengen hochzuladen, klicken Sie auf Hochladen. Der Ablauf gliedert sich in drei Schritte:
1. Rechnungsart bestimmen – Wählen Sie, ob es sich bei den Rechnungen in Ihrer Datei um Debitoren– oder Kreditoren-Rechnungen handelt.
2. Einstellungen – Legen Sie fest, wie bereits vorhandene Rechnungen behandelt werden sollen, die nicht in der neuen Datei enthalten sind:
- Vorhandene Rechnungen, welche nicht im File enthalten sind, werden als bezahlt markiert, oder
- Vorhandene Rechnungsdaten einer Kategorie werden gelöscht
3. Datei auswählen – Laden Sie Ihre Datei per Drag & Drop hoch oder über Dateien durchsuchen. Über Beispiel-Excel Datei herunterladen erhalten Sie eine Vorlage mit vom System vorgegebenen Kopfzeilen und Beispieldaten, die Ihnen beim Erstellen Ihrer eigenen Datei hilft.
Unterstützte Formate
Unterhalb des Uploads sehen Sie eine Liste unterstützter Formate: Abacus, Sage, Messerli, bexio, sevDesk, lexoffice, PROFFIX, Datev sowie die Option Ihr Format. Das bedeutet: Wenn Sie eine Rechnungsliste direkt aus einem dieser Systeme exportieren und ohne weitere Anpassung hochladen, erkennt TRESIO die typische Spaltenstruktur automatisch und erleichtert Ihnen dadurch den Feldabgleich (siehe unten). Ist Ihr System nicht in der Liste enthalten und Sie möchten, dass wir es ergänzen, klicken Sie auf Ihr Format und füllen Sie unser Google-Formular aus, damit wir es prüfen können.
Zu unterscheiden von automatischen Integrationen: Diese unterstützten Formate sind reine Excel-Exportvorlagen – Sie laden die Datei weiterhin manuell hoch. Für eine laufende, automatische Synchronisation ohne manuellen Upload lesen Sie den Abschnitt Weg 3: Automatische Integration weiter unten. Bei einigen Systemen, z. B. bexio, können Sie frei wählen, welchen Weg Sie nutzen möchten: die automatische nächtliche Synchronisation über die Integration, oder den manuellen Excel-Upload unter Rechnungen.
Feldabgleich
Da Excel-Listen je nach Firma unterschiedlich aufgebaut sind, kann das System die Inhalte nicht in jedem Fall automatisch korrekt zuordnen. Nach dem Hochladen der Datei gelangen Sie deshalb zu Feldabgleich, wo Sie jeder Spalte Ihrer Datei den passenden TRESIO-Feldnamen zuweisen:
- Feldname in TRESIO – die Angaben, die anschliessend unter Rechnungen angezeigt werden (Projektnummer, Rechnung Nr., Rechnungsbetrag, Währung, Rechnungsdatum, Fällig am, Name, Kategorie).
- Modus – wählen Sie den passenden Modus gemäss Ihrer Excel-Datei (z. B. „Jede Zeile enthält eine Projektnummer» oder „Die Datei enthält keine Projektnummer»; „Alle Rechnungen sind in derselben Währung» usw.).
- Spalten-Name in Ihrer Datei – öffnen Sie die Auswahl aller Spaltennamen aus Ihrer Datei und ordnen Sie jede Spalte individuell zu.
- Beispieldaten aus Ihrer Datei – zur Kontrolle werden die ersten Werte der ausgewählten Spalte angezeigt, damit Sie prüfen können, ob die richtige Spalte gewählt wurde.
Hinweis zur Kontrolle der Spaltenzuordnung: Bitte prüfen Sie vor dem Speichern sorgfältig, ob alle Spalten korrekt zugeordnet sind. Sollten Abweichungen oder unerwartete Werte angezeigt werden, liegt dies in den meisten Fällen an einer nicht korrekt zugewiesenen Spalte. Eine korrekte Zuordnung ist entscheidend, damit die Rechnungen anschliessend richtig verarbeitet und unter Rechnungen korrekt dargestellt werden.
Sobald alle Einstellungen angepasst und abgeglichen sind, klicken Sie auf Speichern – Sie sehen jetzt Rechnungsdaten.
Kontrolle vor dem endgültigen Import
Hier können Sie die hochgeladenen Rechnungen nochmals prüfen: einzelne, nicht benötigte Rechnungen entfernen (Entfernen) oder nochmals individuell bearbeiten (Bearbeiten). Wenn alles korrekt ist, klicken Sie auf Speichern.
Wichtig: Auch beim Bulk-Import müssen alle Rechnungsnummern eindeutig sein – prüfen Sie Ihre Datei entsprechend, bevor Sie sie hochladen.
Weg 3: Automatische Integration (laufende Synchronisation)
Statt Rechnungen wiederholt manuell hochzuladen, können Sie TRESIO auch einmalig mit Ihrer Buchhaltungs- oder Rechnungssoftware verbinden. Diese Verbindung übernimmt danach laufend automatisch neue und aktualisierte Rechnungen.
Öffnen Sie dazu FIRMEN → Integrationen und wechseln Sie zur Kategorie Rechnungen und Buchhaltung. Dort stehen Ihnen aktuell folgende Anbindungen zur Verfügung:
- bexio – automatischer Import offener Debitoren- und Kreditoren-Rechnungen sowie des Kontoplans (für den Import des Kontojournals inkl. Bilanz- und Erfolgsrechnung muss zusätzlich die Integration „Journal» aktiviert werden)
- exxas – lädt Debitoren- und Kreditoren-Rechnungen automatisch herunter; künftig auch vollständige Bilanzinformationen
- Run my Accounts – Schweizer Buchhaltungslösung; importiert Debitoren- und Kreditoren-Rechnungen sowie die Saldo-Übersicht Ihrer Bankkonten
- Small Invoice – importiert Debitoren-Rechnungen automatisch über die Small-Invoice-Schnittstelle
- MOCO – ERP-Lösung für Agenturen; automatischer Download von Debitoren- und Kreditoren-Rechnungen
- Import data from URL – importiert Debitoren- und Kreditoren-Rechnungen automatisch via Google-Spreadsheets oder Sharedrives; nützlich, wenn Ihr System über keine direkte Schnittstelle mit TRESIO verfügt
Klicken Sie bei der gewünschten Anbindung auf Verbinden, um die Verbindung einzurichten. Bei einigen Integrationen (z. B. bexio) können Sie danach im Detail festlegen, welche Rechnungsstatus automatisch übernommen werden sollen – etwa ob nur offene Debitoren-Rechnungen oder auch entwurfsweise Kreditoren-Rechnungen heruntergeladen werden. Aktivieren Sie zusätzlich Automatische Updates aktivieren, damit TRESIO neue Rechnungen laufend selbstständig abruft, oder lösen Sie einen Abruf manuell über Update via API aus.
Wo Rechnungen unter TRENDS angezeigt werden
Unabhängig davon, auf welchem der drei oben beschriebenen Wege eine Rechnung erfasst wurde, fliesst sie automatisch in Ihre Liquiditätsplanung ein – vorausgesetzt, ihr ist eine Kategorie zugeordnet. Sie finden sie unter TRENDS, aufgeschlüsselt nach Kategorie (z. B. Offene Rechnungen (Debitoren) oder Offene Rechnungen (Kreditoren)).
Mehr dazu – inklusive der Einstellungen, wie Rechnungen darin berücksichtigt werden – erfahren Sie im Artikel zu TRENDS.
Wo Rechnungen unter Analytics angezeigt werden
Auch unter Analytics sehen Sie Ihre Rechnungen: bei Debitoren und Kreditoren als Summe der offenen Rechnungen inklusive Zahlungsverzug, sowie in der Planungsgrafik im Bereich „Offene Rechnungen». Bei Zahlungsverzug zeigt Ihnen ein Klick auf das (i)-Symbol die einzelnen überfälligen Rechnungen im Detail.
