Mit TRESIO können Sie alle ein- und ausgehenden Transaktionen genau erfassen und so, eine einfache Kontrolle über Ihr Budget gewährleisten. Eingehende Zahlungen, die von Ihren Kunden als Bezahlung für erbrachte Lieferungen oder Dienstleistungen eingehen, während ausgehende Zahlungen unter anderem an Lieferanten für Lieferungen oder Dienstleistungen gesendet werden, die Ihnen bereitgestellt wurden. TRESIO bietet Ihnen eine bequeme Rechnungsstellung und Spesenverwaltung auf Knopfdruck. Visualisieren Sie Ihren Cashflow sofort über das TRESIO-Dashboard und importieren Sie nahtlos Rechnungen, die automatisch aus Rechnungsverwaltungslösungen wie Sage, Bexio und Proffix erfasst werden.
Rechnungsbildschirm
Auf dem Rechnungsbildschirm können Sie neue Rechnungen manuell hinzufügen oder über eine Excel-Tabelle hochladen. Sie können Rechnungen auch bearbeiten, duplizieren, hochladen oder löschen.
Der Rechnungsbildschirm zeigt:
- Projektnummer – Falls vorhanden, Nummer des Projektes
- Rechnungsnummer – eindeutiger fortlaufender Code
- Rechnungsbetrag – der fällige Nettobetrag
- Währung – Zahlungswährung
- Kategorie – Finanzzufluss-/-abflusskategorie, der die Rechnung zugeordnet wird
- Status – Unbezahlt oder Bezahlt
- Name – Name des Schuldners/Gläubigers
- Rechnungsdatum – Wann die Rechnung erstellt wurde
- Fälligkeitsdatum – Wann die Rechnung Fällig ist
- Hochgeladen am – Wann die Rechnung hochgeladen wurde
So fügen Sie eine Rechnung hinzu
Klicken Sie auf die Schaltfläche „Neu“ und geben Sie alle erforderlichen Informationen ein. Der Name des Schuldners kann aus der Liste „Name“ zuvor konfigurierter Schuldner ausgewählt werden, oder die Option „Neu hinzufügen“ kann zum Einrichten eines neuen Schuldners verwendet werden.
Wenn Sie eine Rechnung duplizieren möchten, stellen Sie sicher, dass Sie eine eindeutige Rechnungsnummer eingeben.
So laden Sie Rechnungen hoch
Um Rechnungen in grossen Mengen hochzuladen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Hochladen“.
Auf dem folgenden Bildschirm haben Sie die Möglichkeit, Rechnungen entweder per Excel-Datei hochzuladen oder eine der unterstützten Anbindungen auszuwählen.
Für die Anbindung über ein unterstütztes Format wechseln Sie bitte zum Integrationsbildschirm. Weitere Informationen dazu finden Sie hier. Wenn Sie Ihr System nicht in der Liste der unterstützten Systeme finden und möchten, dass wir es hinzufügen, können Sie auf den Link „Ihr Format“ klicken und unser Google-Formular ausfüllen, damit wir es überprüfen können.
Upload via Excel File
Im nächsten Schritt erfahren Sie, wie der Upload von Rechnungen per Excel funktioniert.
- Rechnungsart bestimmen – Auswahl, ob es sich bei den Rechnungen um Debitoren oder Kreditoren handelt.
- Einstellung – Vorhandene Rechnungen, welche nicht im File enthalten sind, werden als bezahlt markiert / Vorhandene Rechnungsdaten einer Kategorie werden gelöscht – Auswahl, wie bereits hochgeladene Rechnungen verarbeitet werden sollen
- Datei auswählen – Die Datei kann entweder über die Dateisuche oder per Drag & Drop hochgeladen werden. Wenn Sie die Option „Beispiel-Excel Datei herunterladen“ auswählen, erhalten Sie eine vorab ausgefüllte Vorlage mit vom System genehmigten Kopfzeilen und Beispieldaten. Diese Vorlage soll Ihnen beim Erstellen Ihrer eigenen Datei helfen.
Bitte beachten Sie, dass Sie die Möglichkeit haben, sowohl Debitoren als auch Gläubiger in derselben Datei hochzuladen. Das System ermittelt den Rechnungstyp automatisch anhand des in der Datei enthaltenen Felds „Kategorie“ sowie der vorhandenen Liste der im System gespeicherten Kategorien. Wenn keine Kategorien eingerichtet wurden, generiert das System eine basierend auf der in der Datei angegebenen Kategorie. Diese Kategorie wird dann vor dem Hochladen der Datei abhängig von der gewählten Option (Debitoren/Kreditoren) der Zufluss-/Abflussart zugeordnet. Wir empfehlen dringend, vor dem Hochladen der Rechnungsdatei eingerichtete Kategorien anzugeben, um mögliche Probleme mit Ihren Daten zu vermeiden.
Nach dem Hochladen der Datei wird der folgende Bildschirm angezeigt.
Da Excel-Listen für Rechnungen je nach Firma unterschiedlich aufgebaut sind, kann das System die Inhalte nicht in jedem Fall automatisch korrekt zuordnen.
In diesem Schritt haben Sie die Möglichkeit, Ihre Excel-Datei manuell zu konfigurieren, indem Sie jeder Spalte den passenden Inhalt zuweisen (z. B. Rechnungsnummer, Datum, Betrag usw.).
Diese Zuordnung ist notwendig, damit die Rechnungen anschliessend korrekt erkannt, verarbeitet und angezeigt werden – unabhängig davon, wie Ihre ursprüngliche Excel-Liste aufgebaut ist.
1 Feldname in Tresio Dies sind die Angaben, die anschliessend im Rechnungsbildschirm angezeigt werden.
2 Modus Hier können Sie den passenden Modus individuell gemäss Ihrer Excel-Datei auswählen.
3 Spaltenname in Ihrer Datei Wenn Sie auf „Bitte Spalte auswählen“ klicken, öffnet sich eine Auswahl aller Spaltennamen aus Ihrer Datei. So können Sie jede Spalte individuell zuordnen und festlegen, an welcher Position sie später im Rechnungsbildschirm angezeigt wird.
4 Beispieldaten aus Ihrer Datei Diese Vorschau dient zur Kontrolle, ob die richtige Spalte gewählt wurde. Als Beispiel werden die ersten drei Werte der ausgewählten Spalte angezeigt.
Sobald alle Einstellungen angepasst und abgeglichen sind können Sie auf Speichern klicken und der Kontrollbildschirm erscheint:
Hier haben Sie die Möglichkeit, die hochgeladenen Rechnungen zu kontrollieren. Sie können einzelne nicht benötigte Rechnungen entfernen oder diese nochmals individuell bearbeiten.
Zudem haben Sie die Möglichkeit, den Modus erneut anzupassen und festzulegen, wie vorhandene Rechnungen behandelt werden sollen.
Wenn alles korrekt ist, klicken Sie auf Speichern. Die hochgeladenen Rechnungen werden anschliessend im Rechnungsbildschirm angezeigt.
Hinweis zur Kontrolle der Spaltenzuordnung Bitte prüfen Sie vor dem Speichern sorgfältig, ob alle Spalten korrekt zugeordnet sind. Sollten Abweichungen oder unerwartete Werte angezeigt werden, liegt dies in den meisten Fällen an einer nicht korrekt zugewiesenen Spalte. Überprüfen Sie in diesem Fall nochmals die Spaltenzuordnung und passen Sie diese bei Bedarf an. Eine korrekte Zuordnung ist entscheidend, damit die Rechnungen anschliessend richtig verarbeitet und im Rechnungsbildschirm korrekt dargestellt werden.
Wo Rechnungen auf den Prognose- und Dashboard-Bildschirmen angezeigt werden können
Der Prognosebildschirm zeigt Ihre Rechnungen in den Registerkarten Prognose und IST-Daten an. Rechnungen werden bei der Anzeige des Diagramms berücksichtigt und können im Abschnitt „Prognosedetails“ angezeigt werden, wenn die Option „Alle anzeigen“-Kategorien ausgewählt ist. Um eine Aufschlüsselung des Gesamtbetrags innerhalb der jeweiligen Kategorie anzuzeigen, klicken Sie einfach auf den Gesamtbetrag selbst. Durch diese Aktion wird ein neues Popup-Fenster geöffnet, in dem die Liste der Rechnungen angezeigt wird, die zur Gesamtsumme beitragen. Bitte beachten Sie, dass Rechnungen nur Angezeigt werden, wenn diese einer Kategorie zugeordnen sind.
Auf dem Dashboard-Bildschirm werden alle eingegebenen Rechnungen in den jeweiligen Diagrammen angezeigt.
Bewegen Sie den Mauszeiger über den jeweiligen Diagrammbereich, um erwartete und überfällige Beträge anzuzeigen.