TRESIO vous permet d’enregistrer avec précision toutes vos entrées et sorties de fonds, afin de garder une vue d’ensemble claire de votre budget. Les entrées correspondent aux paiements reçus de vos clients pour des biens livrés ou des services fournis, tandis que les sorties concernent les paiements effectués à vos fournisseurs pour des biens ou services reçus, ainsi que d’autres paiements. TRESIO met à votre disposition une gestion simple et efficace des factures et des dépenses. Visualisez instantanément votre flux de trésorerie grâce au tableau de bord TRESIO et importez facilement vos factures, collectées automatiquement depuis des solutions de gestion telles que Sage, Bexio ou Proffix.
Écran des factures
L’écran des factures vous permet d’ajouter de nouvelles factures manuellement ou de les importer via un fichier Excel. Vous pouvez également modifier, dupliquer, importer ou supprimer des factures.
L’écran « Factures » affiche les informations suivantes:
- Numéro de projet – si disponible, numéro de référence du projet
- Facture no – code unique et séquentiel
- Montant de la facture – montant net dû
- Devise – devise de paiement
- Catégorie – catégorie de flux entrant ou sortant à laquelle la facture est rattachée
- Statut – non payée ou payée
- Nom – nom du débiteur ou du créancier
- Date d’émission – date de création de la facture
- Date d’échéance – date à laquelle la facture est due
- Date de dépot – date à laquelle la facture a été importée
Comment ajouter une facture
Cliquez sur le bouton « Nouveau » et remplissez toutes les informations requises. Le nom du débiteur peut être sélectionné dans la liste « Nom » des débiteurs précédemment configurés, ou l’option « Ajouter un nouveau » peut être utilisée pour créer un nouveau débiteur.
Si vous souhaitez dupliquer une facture, assurez-vous de saisir un numéro de facture unique.
Importer des factures
Pour importer plusieurs factures en une seule fois, cliquez sur le bouton « Importer ».
Sur l’écran suivant, vous avez la possibilité d’importer des factures via un fichier Excel ou de sélectionner l’une des intégrations prises en charge.
Pour une intégration via un format pris en charge, veuillez vous rendre sur l’écran des intégrations. Vous trouverez plus d’informations à ce sujet ici. Si votre système ne figure pas dans la liste des systèmes pris en charge et que vous souhaitez que nous l’ajoutions, vous pouvez cliquer sur le lien « Votre format » et remplir notre formulaire Google afin que nous puissions l’examiner.
Import via fichier Excel
À l’étape suivante, vous découvrirez comment importer des factures via Excel.
- Sélectionner le type de facture – choisissez s’il s’agit de créances (débiteurs) ou de dettes (créanciers).
- Paramètres – définissez la manière dont les factures déjà importées doivent être traitées:
- les factures existantes non incluses dans le fichier seront marquées comme payées
- les données de factures existantes d’une catégorie seront supprimées
- Sélectionner un fichier – le fichier peut être importé via la sélection de fichiers ou par glisser-déposer. En choisissant l’option « Télécharger un fichier Excel exemple », vous recevrez un modèle prérempli avec des en-têtes validés par le système et des données d’exemple. Ce modèle est destiné à vous aider à créer votre propre fichier.
Veuillez noter qu’il est possible d’importer des créances et des dettes dans un même fichier. Le système détermine automatiquement le type de facture à partir du champ « Catégorie » contenu dans le fichier ainsi que de la liste des catégories existantes dans le système. Si aucune catégorie n’a été définie, le système en crée une sur la base de la catégorie indiquée dans le fichier. Cette catégorie est ensuite associée au type de flux entrant ou sortant en fonction de l’option sélectionnée (débiteurs/créanciers) avant l’import du fichier. Nous recommandons vivement de définir les catégories avant l’import du fichier de factures afin d’éviter d’éventuels problèmes de données.
Une fois le fichier importé, l’écran suivant s’affiche.
Les listes de factures Excel pouvant être structurées différemment selon les entreprises, le système ne peut pas toujours attribuer automatiquement les contenus de manière correcte.
À cette étape, vous avez la possibilité de configurer manuellement votre fichier Excel en attribuant le contenu approprié à chaque colonne (par exemple numéro de facture, date, montant, etc.).
Cette attribution est nécessaire afin que les factures soient ensuite correctement reconnues, traitées et affichées, indépendamment de la structure de votre fichier Excel d’origine.
1 Nom du champ dans TRESIO Il s’agit des champs qui seront affichés ultérieurement sur l’écran des factures.
2 Mode Vous pouvez ici sélectionner le mode approprié en fonction de votre fichier Excel.
3 Nom de la colonne dans votre fichier En cliquant sur « Veuillez sélectionner une colonne », une liste de toutes les colonnes de votre fichier s’ouvre. Vous pouvez ainsi attribuer chaque colonne individuellement et définir sa position d’affichage sur l’écran des factures.
4 Données d’exemple de votre fichier Cet aperçu permet de vérifier que la bonne colonne a été sélectionnée. À titre d’exemple, les trois premières valeurs de la colonne sélectionnée sont affichées.
Une fois tous les paramètres ajustés et vérifiés, cliquez sur « Enregistrer ». L’écran de contrôle s’affiche alors.
Vous avez ensuite la possibilité de contrôler les factures importées. Vous pouvez supprimer les factures non nécessaires ou les modifier individuellement.
De plus, vous pouvez ajuster à nouveau le mode et définir la manière dont les factures existantes doivent être traitées.
Si tout est correct, cliquez sur « Enregistrer ». Les factures importées seront ensuite affichées sur l’écran des factures.
Remarque concernant le contrôle de l’attribution des colonnes Avant d’enregistrer, veuillez vérifier attentivement que toutes les colonnes sont correctement attribuées. Si des écarts ou des valeurs inattendues apparaissent, cela est généralement dû à une colonne mal attribuée. Dans ce cas, veuillez revoir l’attribution des colonnes et l’adapter si nécessaire. Une attribution correcte est essentielle afin que les factures soient traitées correctement et affichées de manière fiable sur l’écran des factures.
Où consulter les factures dans les écrans Prévisions et Tableau de bord
L’écran Prévisions affiche vos factures dans les onglets « Prévisions » et « Données du compte de résultat ». Les factures sont prises en compte dans l’affichage du graphique et peuvent être consultées dans la section « Détails des prévisions » lorsque l’option « Afficher toutes les catégories » est sélectionnée. Pour afficher le détail du montant total d’une catégorie donnée, il suffit de cliquer directement sur le montant total. Une fenêtre contextuelle s’ouvre alors et affiche la liste des factures contribuant à ce total.
L’écran Tableau de bord affiche toutes les factures saisies dans les graphiques correspondants.
Survolez une zone spécifique du graphique avec le curseur afin de visualiser les montants attendus et échus.