Avec TRESIO, vous pouvez enregistrer précisément toutes vos factures entrantes et sortantes, et ainsi garder un contrôle simple sur votre liquidité.
TRESIO vous offre trois façons d’enregistrer vos factures :
- Manuelle – saisir chaque facture directement sous Factures.
- Import en masse via un fichier Excel – importer de nombreuses factures en une fois avec un simple import Excel (incl. alignement des champs) ; pour les exports depuis des systèmes courants (notamment Abacus, Sage, Messerli, bexio, sevDesk, lexoffice, PROFFIX, Datev), TRESIO reconnaît une structure de colonnes connue et facilite ainsi l’alignement des champs.
- Intégration automatique – une connexion continue avec votre logiciel de comptabilité ou de facturation (p. ex. bexio, exxas, Run my Accounts, Small Invoice, MOCO, ou un import via URL depuis Google Sheets/Sharedrives) qui synchronise les factures en continu, sans que vous ayez besoin de les importer manuellement.
Ces trois façons mènent toutes au même résultat : vos factures sont gérées de manière centralisée sous Factures et intègrent automatiquement la prévision. Plus de détails sur les différentes étapes ci-dessous.
Factures
Sous Factures, vous trouverez la liste de toutes les factures enregistrées avec les informations essentielles – numéro de projet, numéro de facture, montant, devise, catégorie, statut, nom, date d’émission et d’échéance, ainsi que la date de dépôt. La barre d’outils vous permet de créer, modifier, dupliquer, supprimer, importer via un fichier Excel et exporter des factures (Excel, CSV, PDF, presse-papiers, impression).
Façon 1 : saisir une facture manuellement
Cliquez sur Nouveau. La fenêtre Créer une nouvelle entrée s’ouvre avec les champs suivants : Numéro de projet, Facture no, Montant de la facture, Devise, Catégorie, Statut, Nom, Date d’émission et Date d’échéance.
Le nom du débiteur ou créancier peut être choisi dans la liste Nom des débiteurs/créanciers déjà configurés. Si le débiteur/créancier souhaité n’existe pas encore, vous pouvez l’ajouter directement via le bouton Ajouter un débiteur/créancier, sans quitter la fenêtre.
La Catégorie se choisit dans une liste consultable basée sur votre plan comptable (p. ex. Entrées (factures ouvertes), Sorties (factures ouvertes)). Chaque facture doit être associée à une catégorie – sans cela, elle ne sera pas prise en compte plus tard dans la prévision.
Cliquez enfin sur Créer.
Important : lorsque vous dupliquez une facture, assurez-vous de saisir un numéro de facture unique.
Façon 2 : importer des factures via un fichier Excel
Pour importer des factures en grande quantité, cliquez sur Importer. Le processus se déroule en trois étapes :
1. Déterminez le type de facture – choisissez si les factures de votre fichier sont des factures Débiteur ou Créancier.
2. Paramètres – définissez comment les factures déjà existantes qui ne figurent plus dans le nouveau fichier doivent être traitées :
- les factures existantes qui ne sont pas incluses dans le fichier sont marquées comme payées, ou
- les données de facturation existantes pour une catégorie sont supprimées
3. Sélectionnez le fichier – chargez votre fichier par glisser-déposer ou via Parcourir les fichiers. Télécharger l’exemple Excel vous donne un modèle avec des en-têtes prédéfinis par le système et des données d’exemple pour vous aider à créer votre propre fichier.
Formats pris en charge
Sous la zone d’import, vous trouverez une liste des formats pris en charge : Abacus, Sage, Messerli, bexio, sevDesk, lexoffice, PROFFIX, Datev, ainsi que l’option Votre format. Cela signifie : si vous exportez une liste de factures directement depuis un de ces systèmes et l’importez sans autre modification, TRESIO reconnaît automatiquement la structure de colonnes habituelle et facilite ainsi l’alignement des champs (voir ci-dessous). Si votre système ne figure pas dans la liste et que vous souhaitez que nous l’ajoutions, cliquez sur Votre format et remplissez notre formulaire Google afin que nous puissions l’examiner.
À ne pas confondre avec les intégrations automatiques : ces formats pris en charge sont de simples modèles d’export Excel – vous importez toujours le fichier manuellement. Pour une synchronisation continue et automatique sans import manuel, consultez la section Façon 3 : intégration automatique ci-dessous. Pour certains systèmes, comme bexio, vous pouvez choisir librement l’approche à utiliser : la synchronisation automatique nocturne via l’intégration, ou l’import Excel manuel sous Factures.
Alignement des champs
Comme les listes Excel sont structurées différemment selon l’entreprise, le système ne peut pas toujours attribuer correctement le contenu de lui-même. Après l’import du fichier, vous accédez donc à Alignement du champ, où vous attribuez à chaque colonne de votre fichier le nom de champ TRESIO correspondant :
- Nom du champ dans TRESIO – les informations qui s’afficheront ensuite sous Factures (Numéro de projet, Facture no, Montant de la facture, Devise, Date d’émission, Date d’échéance, Nom, Catégorie).
- Mode – choisissez le mode correspondant à votre fichier Excel (p. ex. « Chaque ligne contient un numéro de projet » ou « Le fichier ne contient aucun numéro de projet » ; « Toutes les factures sont dans la même devise », etc.).
- Nom de colonne dans votre fichier – ouvrez la liste de tous les noms de colonnes de votre fichier et attribuez chaque colonne individuellement.
- Exemple de données de votre fichier – pour vérification, les premières valeurs de la colonne sélectionnée s’affichent afin que vous puissiez vérifier que la bonne colonne a été choisie.
Remarque sur la vérification de l’attribution des colonnes : veuillez vérifier attentivement avant d’enregistrer que toutes les colonnes sont correctement attribuées. Si des écarts ou des valeurs inattendues apparaissent, cela est généralement dû à une colonne mal attribuée. Une attribution correcte est essentielle pour que les factures soient ensuite traitées correctement et affichées correctement sous Factures.
Une fois tous les paramètres ajustés et alignés, cliquez sur Sauvegarder – vous verrez alors les Données de facturation.
Vérification avant l’import définitif
Ici, vous pouvez vérifier une nouvelle fois les factures importées : supprimer les factures individuelles dont vous n’avez pas besoin (Supprimer) ou les modifier à nouveau individuellement (Éditer). Une fois que tout est correct, cliquez sur Sauvegarder.
Important : les numéros de facture doivent également être uniques pour les imports en masse – veuillez vérifier votre fichier en conséquence avant de l’importer.
Façon 3 : intégration automatique (synchronisation continue)
Plutôt que d’importer vos factures manuellement de manière répétée, vous pouvez aussi connecter TRESIO une seule fois à votre logiciel de comptabilité ou de facturation. Cette connexion reprend ensuite automatiquement et en continu les factures nouvelles et mises à jour.
Pour cela, allez dans ENTREPRISES → Intégrations et passez à la catégorie Factures et comptabilité. Les connexions suivantes sont actuellement disponibles :
- bexio – import automatique des factures débiteurs et créanciers ouvertes ainsi que du plan comptable (pour l’import du journal comptable, y compris le bilan et le compte de résultat, l’intégration « Journal » doit également être activée)
- exxas – télécharge automatiquement les factures débiteurs et créanciers ; les informations complètes du bilan sont prévues à l’avenir
- Run my Accounts – solution comptable suisse ; importe les factures débiteurs et créanciers ainsi que l’aperçu des soldes de vos comptes bancaires
- Small Invoice – importe automatiquement les factures débiteurs via l’interface Small Invoice
- MOCO – solution ERP pour agences ; téléchargement automatique des factures débiteurs et créanciers
- Import data from URL – importe automatiquement les factures débiteurs et créanciers via Google Sheets ou des lecteurs partagés ; utile si votre système ne dispose pas d’une interface directe avec TRESIO
Cliquez sur Connecter pour l’intégration souhaitée afin de mettre en place la connexion. Pour certaines intégrations (p. ex. bexio), vous pouvez ensuite définir en détail quels statuts de facture doivent être repris automatiquement – par exemple si seules les factures débiteurs ouvertes ou aussi les factures créanciers en brouillon sont téléchargées. Activez également Mises à jour automatiques pour que TRESIO récupère en continu les nouvelles factures de manière autonome, ou déclenchez une récupération manuelle via Mise à jour via API.
Où les factures apparaissent sous TRENDS
Peu importe laquelle des trois façons ci-dessus a été utilisée pour enregistrer une facture, elle intègre automatiquement votre planification de liquidité – à condition qu’une catégorie lui soit attribuée. Vous la retrouvez sous TRENDS, répartie par catégorie (p. ex. 110 – Créances résultant de la vente de biens et de prestations de services ou 200 – Dettes résultant de l’achat de biens et de prestations de services).
Pour en savoir plus – y compris sur les paramètres de prise en compte des factures – consultez l’article sur TRENDS.
Où les factures apparaissent sous Analyse
Vous retrouvez également vos factures sous Analyse : chez Débiteurs et Créanciers comme total des factures ouvertes, y compris les montants en retard, ainsi que dans le graphique de planification, dans la zone « Factures Ouvertes ». Sous Impayés, un clic sur l’icône (i) affiche les factures individuelles en retard.
