Le rapprochement des paiements est un aspect essentiel de la gestion financière, car il garantit que les dossiers financiers d’une organisation reflètent fidèlement les paiements qu’elle reçoit. TRESIO simplifie et accélère le rapprochement des paiements, offrant efficacité, rapidité et précision dans la gestion financière. Avec la capacité de gérer les paiements jusqu’à hier et d’automatiser le chargement de nouveaux événements de paiement, TRESIO permet aux organisations de maintenir une situation financière solide, de se conformer aux réglementations et de prendre des décisions basées sur les données pour un succès à long terme.
Comment lire vos données de rapprochement
L’outil de rapprochement de TRESIO vous permet de suivre vos événements impayés en fonctionnant comme une liste de contrôle; vous permettant de parcourir et de marquer tous les paiements impayés pour vous assurer qu’ils restent sur votre radar. L’écran de rapprochement permet la collecte automatisée des paiements provenant de la planification RH, des données de planification et des abonnements. Tous les paiements sont initialement chargés comme « Non payés », et les utilisateurs ont la possibilité de les marquer comme « Payés » ou « Partiellement payés », ce qui permet d’obtenir des informations financières en temps réel sur leur organisation. Le système charge uniquement quotidiennement les nouveaux événements de paiement et ne met pas à jour les paiements précédemment chargés.
L’écran Rapprochement n’est pas affiché dans le menu de gauche par défaut et vous devrez « l’inclure » dans le menu à partir de l’écran « DONNÉES ».
Veuillez noter que, si la « date d’échéance » d’un paiement est modifiée après son chargement pour rapprochement et que la date mise à jour se situe en dehors de la plage des paiements chargés (dans le futur), le système affichera les deux paiements: le paiement original avec la date d’échéance initiale et le nouveau paiement avec la date d’échéance mise à jour.
Ce que montre l’écran de rapprochement:
- Entreprise
- Nom – nom du paiement d’origine
- Date de l’événement – date d’échéance de l’événement de paiement
- Montant prévu – montant de l’événement de paiement
- Montant payé – montant reçu par rapport au montant prévu
- Devise – devise de paiement
- Catégorie – catégorie d’entrées/sorties financières à laquelle le paiement est mappé
- Source – source de paiement: Planification RH, Données de planification et Abonnements
- Description – affiche la date de début et de fin du paiement; périodicité des paiements; historique des actions de rapprochement de l’utilisateur
- Commentaire – commentaire de l’utilisateur
- Statut – Payé, Partiellement payé, Non payé – statut défini par l’action de l’utilisateur
- Action – l’utilisateur peut marquer un paiement comme Payé, Partiellement payé, Non payé
Dans les cas où une société mère est associée à une société enfant, les utilisateurs pourront voir les paiements de la société enfant si l’option « Afficher la filiale » est activée sur l’écran « Prévisions de liquidité ».
Vous avez la possibilité de copier, imprimer et exporter vos informations de paiement au format PDF ou Excel à l’aide des boutons correspondants.
Comment activer le rapprochement
Le module Rapprochement est disponible pour les plans de paiement PME, PME PLUS, ENTREPRISE, et n’est pas disponible pour STARTER ou DEMO. Si vous souhaitez mettre à niveau votre forfait, veuillez utiliser l’option « Mettre à jour le package » dans les paramètres de votre profil utilisateur dans le coin supérieur droit de votre écran.
Une fois l’écran de rapprochement disponible, vous pouvez le configurer pour collecter les paiements au niveau de l’entreprise ou pour toutes les entreprises.
Pour collecter les paiements pour une entreprise spécifique, choisissez une entreprise dans la liste Entreprises en haut de l’écran, puis utilisez l’option « Paramètres » de l’écran de rapprochement pour personnaliser la manière dont les événements de paiement doivent être collectés pour l’entreprise sélectionnée.
Pour collecter les paiements pour toutes les entreprises, cliquez sur le bouton ‘Activer la collecte des événements de paiement pour toutes les entreprises’ puis paramétrez les ‘Paramètres’ qui seront appliqués pour toutes les entreprises.
Comment utiliser les paramètres
Les paramètres de l’écran de rapprochement permettent aux utilisateurs de choisir à partir de quelle source les événements de paiement doivent être collectés. Lorsque l’option « Données de planification » est sélectionnée, elle offre en outre à l’utilisateur le choix de récupérer les paiements pour un scénario spécifique à partir d’une liste de scénarios disponibles.
Que se passe-t-il si la date d’échéance d’un paiement n’est pas respectée:
Si vous rencontrez un paiement qui n’a pas été réglé lors de votre vérification de paiement, par exemple une date de paiement reportée de 10 jours, vous pouvez y remédier de deux manières:
- Si vous n’avez pas besoin que la prévision reflète ce changement de données et que vous êtes à l’aise de marquer le paiement comme « Payé » après 10 jours, vous pouvez directement mettre à jour sa « Date de l’événement » avec la nouvelle date dans l’écran de rapprochement. Une fois le paiement effectué, vous pouvez le marquer comme « Payé » dans l’écran de rapprochement.
- Si vous souhaitez que l’écran Prévisions capture l’événement impayé, la meilleure approche consiste à le marquer comme « Non payé » et à créer un nouvel élément de données de planification pour ce paiement avec la date de paiement mise à jour. L’écran de rapprochement chargera le paiement le lendemain de sa nouvelle date d’échéance, sans créer de double du paiement original, car dans ce cas, les deux paiements auront des dates d’échéance différentes.
Comment utiliser la vue de rapprochement
L’écran de rapprochement affiche « Uniquement les impayés » et « Afficher toutes les données » par défaut.
Vous pouvez également utiliser des filtres système ou créer votre propre vue.
Pour créer une nouvelle vue, cliquez sur ‘+Ajouter une nouvelle vue’ et donnez un nom unique à votre nouvelle vue. Cochez les cases « Visibilité » pour inclure ces colonnes dans la vue si nécessaire, et affinez davantage les résultats affichés dans chaque colonne active en ajoutant des filtres personnalisés.
Pour dupliquer ou modifier une vue, sélectionnez la vue souhaitée, puis cliquez sur le bouton filtre à côté de la liste des vues. Configurez la liste des champs et des filtres que vous souhaitez voir et utilisez le bouton « Dupliquer » pour dupliquer une vue, ou le bouton « Appliquer » pour enregistrer les modifications apportées à la vue existante créée par l’utilisateur. Assurez-vous de fournir à votre vue dupliquée un nom unique pour la distinguer dans la liste des vues disponibles.
Pour supprimer une vue, sélectionnez une vue créée par l’utilisateur, cliquez sur le bouton Filtrer, puis cliquez sur le bouton « Supprimer ». Veuillez noter que les vues système ne peuvent pas être supprimées.
