Les filtres peuvent être utilisés dans différents outils – par exemple dans Transactions, Liste des soldes, Données de planification ou Planification RH. Ils sont chacun adaptés à la logique de l’espace de travail et permettent ainsi une gestion des données et une visibilité plus efficaces. Un filtre restreint le tableau aux éléments pertinents – par exemple à certaines catégories, à un type de paiement ou à une plage de montants – et enregistre cette vue sous un nom propre, de sorte que le tableau n’a pas besoin d’être parcouru manuellement à chaque fois.
Les principaux types de filtres
- Système – Ils sont prédéfinis et ne peuvent être ni modifiés ni supprimés. Ils peuvent toutefois être dupliqués afin d’en créer un filtre propre et personnalisable.
- Utilisateur privé – Ces filtres ne sont visibles que par l’utilisateur qui les a créés, ce qui garantit une vue de données personnalisée.
- Utilisateur partagé – Ces filtres sont visibles par tous les utilisateurs de l’espace de travail et favorisent la collaboration.
- Utilisateur principal – Ces filtres sont créés par l’utilisateur principal et sont accessibles à tous les utilisateurs de l’espace de travail.
Un filtre s’applique toujours à l’ensemble de l’espace de travail, c’est-à-dire à toutes les entreprises/entités qui y sont gérées, et pas uniquement à l’entreprise dans laquelle il a été créé.
Comment un nouveau filtre est-il créé?
Un nouveau filtre est créé via « + Ajouter une nouvelle vue » dans le menu déroulant des filtres, en haut à droite du tableau.
Lors de la création, les éléments suivants sont définis:
- sous « Permissions de filtre », qui a accès à ce filtre (voir le tableau plus bas pour les possibilités selon le type d’utilisateur),
- un nom unique pour le filtre,
- via différents sous-filtres, quelles données sont affichées avec ce filtre.
Le filtre est ensuite ajouté.
Un filtre existant peut être ouvert et ajusté via l’icône de filtre. Il peut également y être dupliqué afin de modifier uniquement des détails mineurs des paramètres du filtre, sans altérer le filtre d’origine. Les filtres créés par l’utilisateur peuvent également être supprimés (voir le tableau plus bas pour savoir qui peut supprimer quels filtres).
Un filtre système ne peut quant à lui toujours être que dupliqué, il ne peut être ni modifié ni supprimé.
Différences selon le niveau d’accès
Selon le niveau d’accès, les filtres visibles et les actions possibles diffèrent. Le tableau suivant présente ces différences.
| Filtre système | Filtre privé | Filtre partagé | Filtre utilisateur principal | |
|---|---|---|---|---|
| Utilisateur (lecture) | Dupliquer (en tant que filtre privé) | Modifier, supprimer (uniquement ses propres doublons) | Dupliquer (en tant que filtre privé) | Dupliquer (en tant que filtre privé) |
| Utilisateur (écriture) | Dupliquer | Contrôle total, ainsi que le passage en « partagé » | Contrôle total, ainsi que le passage en « privé » | Contrôle total, ainsi que le passage en « privé » |
| Utilisateur principal | Dupliquer | Non visible | Contrôle total | Contrôle total |
Contrôle total = Créer, dupliquer, modifier, supprimer
Pour les utilisateurs principaux, seuls deux types de filtres sont donc visibles – les filtres système et les filtres partagés. Les filtres privés des autres utilisateurs restent invisibles, ce qui explique pourquoi aucun filtre ne peut être déplacé entre « privé » et « partagé » pour eux. Si un filtre partagé est modifié ou supprimé, cela affecte tous les utilisateurs, y compris son propriétaire.
Comment les filtres sont-ils affichés?
Les utilisateurs principaux voient tous les filtres système et partagés. Les filtres système (tels que « Tout afficher », « Frais de personnel » et « Chiffre d’affaires ») apparaissent toujours en haut de la liste.
Avec un accès en écriture, les filtres apparaissent séparés par un séparateur : les filtres système en haut, suivis des filtres privés propres à l’utilisateur. Après le séparateur suivent tous les filtres partagés créés par l’utilisateur principal et d’autres utilisateurs disposant d’un accès en écriture.
Avec un accès en lecture, la liste des filtres est similaire à celle d’un accès en écriture: d’abord les filtres système et les filtres privés, puis – séparés par le trait de séparation – les filtres partagés.
