Buchhaltungsberichte sind zentrale Finanzdokumente für Unternehmen jeder Grösse – sie erfüllen zahlreiche wichtige Funktionen, darunter die Nachverfolgung der finanziellen Entwicklung, die Prognose zukünftiger Erträge sowie die lückenlose Dokumentation für steuerliche Zwecke. Vereinfacht gesagt: Ein Buchhaltungsbericht ist eine strukturierte Zusammenfassung der finanziellen Bewegungen Ihres Unternehmens, aufbereitet so, dass man auf einen Blick sieht, wo man steht. Typische Beispiele sind die Erfolgsrechnung (zeigt, ob ein Unternehmen Gewinn oder Verlust macht) oder die Bilanz (zeigt, was ein Unternehmen besitzt und was es schuldet).
In TRESIO können Sie diese Berichte direkt aus Ihren Buchhaltungsdaten aufbauen – vollständig anpassbar an Ihre Kontenstruktur. Das bedeutet: Keine manuelle Tabelle in Excel, kein Copy-Paste aus dem Buchhaltungsprogramm. TRESIO berechnet die Werte automatisch, sobald die Daten vorhanden sind.
Typische Anwendungsfälle sind das monatliche Controlling, die Aufbereitung von Zahlen für Management-Meetings, die Kommunikation mit dem Steuerberater oder das Reporting gegenüber Investoren und Banken. Berichte lassen sich ausserdem mit einem Vergleichszeitraum versehen, sodass Sie sofort sehen, wie sich Zahlen gegenüber der Vorperiode verändert haben – absolut und prozentual.
Woher kommen die Daten?
Alle Werte in einem Buchhaltungsbericht basieren auf Journaldaten. Journaldaten sind die einzelnen Buchungseinträge aus Ihrer Buchhaltung – jede Zahlung, jeder Aufwand, jeder Ertrag wird dort als Eintrag erfasst, einem Datum zugeordnet und auf Konten verbucht.
Diese Daten gelangen auf zwei Wegen in TRESIO:
- Import – z. B. automatisch über eine Verbindung zu Bexio. Die Buchungen werden direkt aus Ihrem Buchhaltungsprogramm synchronisiert.
- Manuell – Einträge können direkt in TRESIO erfasst werden, zum Beispiel für Planung oder Szenarien.
Sobald Journaldaten vorhanden sind, kann TRESIO daraus automatisch die Werte für Ihre Berichte berechnen. Mehr zu Journaldaten und deren Verwaltung finden Sie im entsprechenden Artikel: Journaldaten
So erstellen Sie einen vordefinierten Buchhaltungsbericht
Vordefinierte Berichte bieten eine praktische Grundlage mit einer typischen Struktur, die direkt verwendet oder angepasst werden kann.
Um einen vordefinierten Buchhaltungsbericht zu erstellen, klicken Sie auf + Neu in der Tab-Leiste oben.
Es erscheint ein neues Popup-Fenster, in dem Sie einen Bericht aus der Systemberichtsbibliothek auswählen oder mit „Leerer Buchhaltungsbericht» einen eigenen Bericht von Grund auf erstellen können.
Angenommen, Sie wählen in der Berichtsbibliothek den Bericht „Schweizer Erfolgsrechnung». Nach der Auswahl zeigt Ihnen das System eine Vorschau des Berichts inklusive einer kurzen Beschreibung an. Mit einem Klick auf Erstellen wird der Bericht in einer separaten Registerkarte im Ansichtsmodus geöffnet – die Werte werden automatisch aus Ihren vorhandenen Journaldaten berechnet.
Für den neu erstellten Bericht können Sie optional einen Vergleichszeitraum hinzufügen, um Kennzahlen aus unterschiedlichen Zeiträumen gegenüberzustellen. Zusätzlich stehen Auswahlfelder zur Verfügung, mit denen Sie die Anzeige der absoluten Differenz sowie der prozentualen Differenz aktivieren können.
Hinweis: Vordefinierte Reports sind Vorlagen – sie dienen als Ausgangspunkt, sind aber nicht auf jedes Unternehmen massgeschneidert. Da Kontenstrukturen und Formeln je nach Unternehmen unterschiedlich sind, sollte nach dem Erstellen geprüft werden, ob die hinterlegten Formeln und Kategorien korrekt sind. In manchen Fällen lohnt es sich, einen Report von Grund auf neu aufzubauen – so behalten Sie die volle Kontrolle darüber, welche Daten wo einfliessen.
So erstellen Sie einen leeren Buchhaltungsbericht
Wenn Sie einen Report vollständig individuell aufbauen möchten, klicken Sie auf + Neu, wählen Sie Leerer Buchhaltungsbericht aus der Bibliothek und klicken Sie auf Erstellen.
Der leere Report öffnet sich direkt im Bearbeitungsmodus. Um Einträge hinzuzufügen, klicken Sie auf + Neu. In der Zeile, die erscheint, legen Sie folgende Felder fest:
- Art – Header oder Gewinn- und Verlustrechnung
- Textzeichenfolge – der Anzeigetext im Report
- Position – Ausrichtung (Links, Center, Tab 1 usw.)
- Stil – Einfach oder Fett
- Metrik – Währung oder Prozent
Mit einem Klick auf Erstellen wird der Eintrag zur Tabelle hinzugefügt.
So bearbeiten Sie einen Buchhaltungsbericht
Buchhaltungsberichte verfügen über einen Ansichts- und einen Bearbeitungsmodus, sodass Sie eine Vorschau anzeigen bzw. Änderungen vornehmen können. Über die Schaltflächen Bearbeiten und Sicht oben rechts wechseln Sie zwischen den Modi.
Mit einem Klick auf Bearbeiten öffnen Sie den Bearbeitungsmodus. In diesem Bildschirm können Sie den Bericht individuell anpassen: neue Inhalte hinzufügen, bestehende Elemente ein- oder ausblenden, kopieren, bearbeiten oder löschen.
Im Bearbeitungsmodus sehen Sie eine Tabelle mit allen Einträgen des Reports. Die Spalten sind:
| Spalte | Bedeutung |
|---|---|
| ☰ (drei Striche) | Ziehpunkt – Eintrag per Drag-and-drop nach oben oder unten verschieben |
| Index | Aktuelle Reihenfolge der Einträge |
| Art | Typ des Eintrags (Header oder Gewinn- und Verlustrechnung) |
| Textzeichenfolge | Anzeigetext im Report |
| Position | Ausrichtung (Links, Rechts, Center, Tab 1 usw.) |
| Stil | Einfach oder Fett |
| Metrik | Anzeigeformat (z. B. Prozent oder Währung) |
| Nullen überspringen | Ob Zeilen mit Wert 0 ausgeblendet werden |
Mithilfe der Bearbeitungssymbole auf der rechten Seite können Kopfzeilen entfernt, dupliziert oder von der Anzeige ausgeschlossen werden. Für Buchhaltungseinträge gelten dieselben Optionen, diese können jedoch zusätzlich bearbeitet werden (Stift-Icon).
Kopf- und Fusszeile mit Vorlagen-Variablen
Am unteren Rand des Bearbeitungsmodus finden Sie Felder für Report header (erscheint zuoberst im Report) und Report footer (erscheint zuunterst). Diese Felder können frei beschriftet werden – zusätzlich stehen zwei Vorlagen-Variablen zur Verfügung, die beim Anzeigen und Exportieren automatisch durch den aktuellen Wert ersetzt werden:
{{company_name}}– wird automatisch durch den aktuellen Unternehmensnamen ersetzt{{current_date}}– wird automatisch durch das aktuelle Datum ersetzt
So können Sie zum Beispiel im Footer {{current_date}} – Vertraulich eintragen – beim Export steht dann automatisch das aktuelle Datum darin, ohne dass Sie es jedes Mal manuell anpassen müssen.
Name und Position des Buchhaltungsberichts ändern
Wenn sich der Bericht im Bearbeitungsmodus befindet, können Sie den Namen über das Stift-Symbol anpassen und die Reihenfolge der Berichte über die Pfeil-Symbole verändern.
Inhalt eines Buchhaltungseintrags bearbeiten (Formeln und Variablen)
Jeder Eintrag vom Typ „Gewinn- und Verlustrechnung» enthält eine Formel, die festlegt, wie der angezeigte Wert berechnet wird. Vereinfacht gesagt: Sie bestimmen, welche Konten addiert oder subtrahiert werden – und TRESIO rechnet den Wert automatisch aus Ihren Journaldaten.
Um einen Buchhaltungseintrag zu bearbeiten, klicken Sie auf das Stift-Icon. Es erscheint ein neues Popup-Fenster mit folgenden Feldern:
- Name – Bezeichnung des Eintrags, wie er im Report erscheint
- Berechnungsformel – die aktuell angewendete Formel (z. B.
A - Boder(A - B) / C). Wenn Sie die Formel ändern möchten, wählen Sie einfach eine andere aus der Dropdown-Liste aus. - Metrik – Anzeigeformat des Ergebnisses (Prozent oder Währung)
- Variablentabelle – zeigt welche Variablen (A, B, C …) in der Formel verwendet werden, mit Angabe von Quelle, Jahr, Quartal, Monat und Berechnungsmodus
- Vorberechnung deaktivieren – Checkbox, um die Vorschauberechnung auszuschalten (nützlich bei grossen Datenmengen)
Beispiel: Ein Eintrag „Betrieblicher Ertrag aus Lieferungen und Leistungen» verwendet die Formel A + B. In der Variablentabelle sehen Sie, dass Variable A und Variable B beide die Quelle „Metrisch» haben – sie basieren also auf vorberechneten Kennzahlen aus der Kennzahlen-Bibliothek.
Formelvariablen bearbeiten
Um Formelvariablen zu bearbeiten, klicken Sie auf das Stift-Icon neben der Variable (z. B. A). Sie legen damit fest, woher die Daten für diese Variable stammen.
Als Datenquelle stehen zwei Optionen zur Verfügung:
- Journal – die Variable wird direkt aus den Journaldaten berechnet. Sie wählen zusätzlich die Kategorieauswahl:
- Manuell – Sie wählen die gewünschten Konten/Kategorien einzeln aus einer Liste aus. Die Liste zeigt an, wie oft jede Kategorie auf Jahres-, Quartals- und Monatsbasis in Ihren Journaldaten vorkommt.
- Schweizer Zahlenmaske – Sie geben eine Zahlenmaske ein (z. B.
34xxx...359xxx), anhand derer automatisch die passenden Konten aus dem Schweizer Kontenrahmen ausgewählt werden.
- Metrisch – die Variable basiert auf einer vorberechneten Kennzahl aus der Kennzahlen-Bibliothek. Das ist praktisch, wenn dieselbe Kennzahl in mehreren Reports benötigt wird – die Formel muss dann nur einmal gepflegt werden.
Am unteren Rand wird eine Ergebnisvorschau (Jahr / Quartal / Monat) der aktuellen Auswahl angezeigt. Klicken Sie auf Speichern, um die Variable zu aktualisieren.
Wichtig: Prüfen Sie nach jeder Anpassung, welche Kategorien in der Variable hinterlegt sind. Ein häufiger Fehler ist, dass unbeabsichtigt falsche oder zu viele Konten in die Berechnung einfliessen – und ein Wert deshalb 0 anzeigt oder unerwartet hoch ist.
Kennzahlen-Bibliothek
Die Kennzahlen-Bibliothek ist eine zentrale Sammlung aller vorberechneten Kennzahlen Ihres Unternehmens. Sie ist über die linke Navigation unter Journaldaten → Kennzahlen-Bibliothek erreichbar.
Jede Kennzahl gehört zu einer Gruppe (z. B. „Schweizer Erfolgsrechnung» oder „Individuelle KPI») und hat eine zugewiesene Metrik (Prozent oder Währung). Kennzahlen können in beliebig vielen Berichten als Datenquelle für Variablen verwendet werden – so muss eine Formel nur einmal definiert werden und steht überall identisch zur Verfügung.
Neue Kennzahlen können über + Fügen Sie berechnete KPI hinzu erstellt werden.
Mehr zur Kennzahlen-Bibliothek finden Sie hier.
Reports verwalten und exportieren
Neben dem Erstellen und Bearbeiten stehen Ihnen weitere Funktionen zur Verfügung, um Ihre Reports effizient zu verwalten.
Einträge duplizieren
Um einen bestehenden Eintrag als Vorlage für einen neuen zu verwenden, klicken Sie auf das Duplizier-Icon. Im neuen Eintrag können Sie anschliessend folgende Felder anpassen: Typ (Kopfzeile oder Buchhaltungseintrag), Textzeichenfolge (Eintragsname), Position, Stil sowie Masseinheit (Währung oder Firmenwährung). Mit Erstellen wird der neue Eintrag am Ende der Tabelle hinzugefügt.
Berichte exportieren
Fertige Berichte können aus TRESIO exportiert werden – zum Beispiel um sie mit dem Steuerberater zu teilen, für ein Investoren-Update aufzubereiten oder intern in einer Präsentation zu verwenden.
Klicken Sie im Ansichtsmodus oben rechts auf Exportieren. Es stehen zwei Formate zur Verfügung:
- XLS exportieren – öffnet den Bericht in Excel. Ideal wenn Sie die Zahlen weiterverarbeiten, kommentieren oder in eine bestehende Vorlage einfügen möchten.
- CSV exportieren – ein einfaches Tabellenformat, das sich für den Import in andere Tools oder Systeme eignet.
Der Export enthält die Daten so, wie sie im aktuellen Ansichtsmodus angezeigt werden – inklusive allfälliger Vergleichsperioden und Abweichungen.
Bericht entfernen
Um einen Bericht zu entfernen, klicken Sie auf Entfernen – die gesamte Berichts-Registerkarte wird gelöscht. Die Schaltfläche ist sowohl im Ansichts- als auch im Bearbeitungsmodus verfügbar.
Vorlage zurücksetzen
Wenn Sie einen vordefinierten Bericht geändert haben und zur ursprünglichen Version zurückkehren möchten, klicken Sie auf Vorlage zurücksetzen.
Häufige Fehlerquelle: Variablen nicht geprüft
Beim Erstellen oder Anpassen eines Reports ist es wichtig, die Variablen jedes Eintrags zu kontrollieren. Ein häufiger Fehler ist, dass nicht geprüft wird, welche Kategorien in den Variablen hinterlegt sind – und welche Werte dadurch tatsächlich zusammengerechnet werden. Wenn ein Wert 0 anzeigt oder unerwartet hoch ist, lohnt es sich, die Kategorieauswahl in den betroffenen Variablen zu überprüfen.