Mise à jour du système: nouvelles catégories pour la planification des liquidités

Dans cet article, nous donnons un aperçu de la logique de catégorie dans Tresio qui est aussi complète que possible. Attention: l’article s’adresse aux utilisateurs expérimentés parmi vous! Notre équipe se fera un plaisir de répondre à toutes vos questions dans le cadre des services d’assistance convenus.

Toutes les dépenses et tous les revenus sont affectés à une catégorie pour la planification et le reporting des liquidités.

Dans le cadre de notre dernière mise à jour du système, la logique des catégories dans Tresio a été entièrement renouvelée: désormais, en quelques clics, des sous-catégories peuvent être ajoutées.

Les groupes de catégories permettent également de personnaliser très rapidement les catégories et, par exemple, de les adapter en fonction du cadre du compte PME suisse ou de les importer directement depuis des solutions comptables connectées telles que bexio.

Cela signifie que les centres de coûts ou les affectations de projet, par exemple, peuvent être cartographiés beaucoup plus facilement qu’auparavant.

Cet article fournit un aperçu de la façon dont les catégories sont gérées dans Tresio.

Contenu:

  • 1. structure et paramètres de base
  • 2. Gestion des catégories et sous-catégories de capture
  • 3. Groupes de catégories et paramètres
  • 4. Importation du cadre de compte de bexio
  • 6. Débogage et FAQ


1. Structure et paramètres de base

Les catégories sont gérées dans Tresio sous Gestion -> Catégories.

Sous Catégories, vous pouvez voir votre structure de catégories actuelle.

Catégories. Capture d’écran : Tresio

  • Sous Catégories, vous pouvez voir les catégories que vous utilisez actuellement dans Tresio. De nouvelles catégories et sous-catégories peuvent également être saisies ici en cliquant sur « Nouveau ».
  • Sous Paramètres de catégorie, vous pouvez définir les sources de catégorie à utiliser.
  • Les catégories peuvent être reclassées sous Classification.

2. Gestion des catégories et sous-catégories

Les catégories actuellement actives sont visibles sous Catégories.

Vous pouvez également entrer des catégories et sous-catégories supplémentaires ici, et supprimer des catégories.

Supposons que notre exemple de société soit une société commerciale avec trois principaux groupes de produits. L’entreprise vend également des contrats de service.

Le plan PME standard ressemble à ceci sans ajustement:

Aperçu des catégories: nouvelle structure et logique dans Tresio

Pour notre entreprise d’exemple, il serait intéressant de voir les revenus par groupe de produits (A, B et C) individuellement et également de montrer les services séparément.

Ceux-ci doivent être joints en tant que sous-catégories dans la catégorie 30 – Recettes provenant des livraisons et des services.

Ceci peut être réalisé en capturant des sous-catégories en conséquence:

Collection de sous-catégories

Les nouvelles catégories et sous-catégories sont facilement saisies en cliquant sur « nouveau »:

Créer une nouvelle (sous-)catégorie dans Tresio

  • Sous Nom le numéro de compte (facultatif) et le nom souhaité de la (sous-)catégorie sont enregistrés
  • Dans le cas de la partie principale, la catégorie au-dessus est enregistrée.
  • Dans le cas d’un compte avec plusieurs entreprises, de nouvelles catégories peuvent également être ajoutées uniquement à des entreprises individuelles sélectionnées, ou alors « globalement ».
  • La description est facultative, d’autres commentaires pour les spécifications internes peuvent être saisis ici
  • Le correctif et la règle de conversion sont expliqués plus en détail au point 4 / Débogage.

La structure de catégorie adaptée pour notre exemple d’entreprise est désormais la suivante:

nouvelle catégorie – logique

💡Conseil: en cliquant sur la case à gauche d’une entrée, celle-ci peut être dupliquée très facilement. Cela permet de gagner énormément de temps lors de la création de structures de catégories – il a fallu moins de 2 minutes pour créer la structure ci-dessus.

3. Groupes de catégories et paramètres

Vous trouverez ci-dessous un aperçu de l’utilisation de cet écran:

Paramètres de catégorie, capture d’écran: Tresio

Il existe différents groupes de catégories (1) dans Tresio. Celles-ci peuvent être activées ou désactivées de manière flexible à tout moment, ou seules certaines parties d’entre elles peuvent être utilisées

Par exemple, le standard Tresio (recommandé), le plan comptable PME ou le plan comptable importé directement de bexio.

L’état (2) indique quelles catégories sont activées.

Dans l’exemple présenté, le plan comptable PME (Suisse) est activé de manière élargie, 45 catégories en ont été extraites (nombre de catégories (3)) et celles-ci sont utilisées pour 26 enregistrements de données (factures, données de plan, etc. ) au moment de la capture d’écran (nombre d’enregistrements de données (4)).

Sous les catégories inutilisées (5), vous pouvez également voir que 86 autres catégories de ce groupe de catégories peuvent être activées dans Tresio.

Cliquer sur Afficher les catégories (6) ouvre la fenêtre suivante, dans laquelle vous pouvez spécifier les catégories à utiliser dans Tresio pour chaque groupe de catégories activé:

💡Conseil: Moins c’est très souvent plus ! Tout d’abord, sélectionnez les catégories qui sont utilisées efficacement. Cela simplifie la vue d’ensemble lors de la saisie des données de planification. Des catégories supplémentaires peuvent toujours être ajoutées plus tard très rapidement et facilement.

4. Importation du plan comptable bexio pour la planification budgétaire

Clients Bexio: attention! Le cadre comptable utilisé dans bexio est désormais importé directement dans Tresio et peut être utilisé pour la planification du budget et des liquidités dans Tresio.

Il existe essentiellement deux options:

a) Seuls les comptes de bexio qui sont également utilisés (par exemple via l’importation de factures) sont transférés (recommandé)

b) le plan comptable complet est importé de bexio.

Les deux options sont décrites plus en détail ci-dessous:

a) Importation des comptes de bexio réellement utilisés (recommandé):

  1. Accédez à Catégories -> Paramètres de catégorie dans Tresio
  2. Changez le statut en « créer automatiquement » sous « Logiciel Bexio ».

Les comptes bexio sont alors automatiquement alimentés à chaque importation de facture. Il n’y a plus rien à faire.

b) Importation du plan comptable complet de bexio vers Tresio:

  1. Accédez à Catégories -> Paramètres de catégorie dans Tresio
  2. Sélectionnez « Logiciel Bexio » -> Configurer
  3. Une fenêtre contextuelle s’ouvre alors avec les options d’importation de catégories et de catégories REMAP.

-> tous les comptes bexio sont importés avec des catégories d’importation. Cependant, les enregistrements de données existants dans Tresio ne sont pas modifiés.

-> Catégories REMAP est utilisé pour définir comment les catégories existantes dans Tresio doivent se comporter avec les nouvelles catégories de bexio.

  1. 4. Le (re-)mappage nécessaire à cet effet s’effectue sous l’élément de menu Classification:
Classification et remappage dans Tresio

La classification définit à quelles catégories dans Tresio les comptes importés de Bexio doivent correspondre.

5. Débogage et FAQ

Lors de la gestion des catégories et des sous-catégories, à quoi sert la boîte à épingles?

Cochez cette case si des flux de trésorerie sont planifiés dans cette catégorie, mais les données du plan ne seront pas remplacées par une facture. (Auparavant, la fonction s’appelait « Caractère fixe ». Par exemple, les paiements de salaire, les loyers et les remboursements de prêts). Cocher cette case signifie que les données de planification sont également prises en compte si sinon seules les données de facturation sont prises en compte.

À quoi servent les paramètres de la règle de conversion des données?

Avec la règle de conversion de données, nous définissons comment les nombres positifs et négatifs doivent être traités.

Vous avez le choix entre trois options:

  • Ne convertissez pas: dans ce cas, les nombres négatifs sont traités comme des moins (c’est-à-dire soustraits du total) et les nombres positifs comme des positifs
  • Toujours positif: les nombres sont ajoutés, qu’il y ait ou non un signe moins devant eux. Dans certains systèmes comptables, cela peut être pertinent pour les comptes fournisseurs, par exemple, s’ils sont accompagnés d’un signe négatif.
  • Toujours négatif: les nombres sont comptés, quel que soit le signe avant-coureur

Certaines données de plan sont affichées comme non classifiées – que faire?

  1. Allez dans Gestion -> Catégories -> Classement automatique.
  2. Vérifiez que toutes les anciennes catégories ont été correctement transférées vers les nouvelles catégories.
  3. Tous les champs Appliquer verts doivent disparaître et être grisés à la place.
  4. De même, une nouvelle catégorie doit être enregistrée pour toutes les entrées. Si ce n’est pas le cas -> utilisez le menu déroulant pour attribuer une catégorie appropriée.

J’ai une structure complètement différente de la logique de catégorie suggérée ici – comment dois-je procéder?

Sous Gestion -> Catégories, vous pouvez sélectionner et supprimer des entrées individuelles en cliquant sur la case à cocher à gauche du tableau ou toutes les entrées en cliquant en haut à gauche du tableau.

Vous pouvez ensuite créer votre propre structure et logique comme bon vous semble.

💡Si vous avez accidentellement supprimé trop d’entrées, vous pouvez revenir à l’une des suggestions du système à tout moment dans les paramètres de catégorie.

Contactez notre équipe – nous serons heureux de vous aider à configurer les catégories dans Tresio, généralement dans le cadre de l’intégration.