Les rapports comptables sont des documents financiers centraux pour les entreprises de toute taille – en termes simples, un résumé structuré des mouvements financiers de votre entreprise, présenté de façon à voir en un coup d’œil où vous en êtes. Des exemples typiques sont le compte de résultat (indique si une entreprise réalise un bénéfice ou une perte) ou le bilan (indique ce que possède une entreprise et ce qu’elle doit).
Dans TRESIO, vous pouvez créer ces rapports directement à partir de vos données comptables – entièrement personnalisables selon votre plan comptable. Cela signifie: pas de tableau Excel manuel, pas de copier-coller depuis votre logiciel de comptabilité. TRESIO calcule les valeurs automatiquement dès que les données sont disponibles.
Les cas d’utilisation typiques incluent le controlling mensuel, la préparation des chiffres pour les réunions de direction, la communication avec le conseiller fiscal ou le reporting auprès des investisseurs et des banques. Les rapports peuvent également être configurés avec une période de comparaison, afin de voir immédiatement comment les chiffres ont évolué par rapport à la période précédente – en valeur absolue et en pourcentage.
D’où proviennent les données?
Toutes les valeurs d’un rapport comptable sont basées sur les données du journal comptable. Les données du journal comptable sont les écritures individuelles de votre comptabilité – chaque paiement, chaque charge, chaque produit est enregistré comme une écriture, associé à une date et imputé sur des comptes.
Ces données entrent dans TRESIO de deux façons:
- Import – par exemple automatiquement via une connexion à Bexio. Les écritures sont synchronisées directement depuis votre logiciel de comptabilité.
- Manuel – les écritures peuvent être saisies directement dans TRESIO, par exemple pour la planification ou les scénarios.
Une fois les données du journal comptable disponibles, TRESIO peut calculer automatiquement les valeurs pour vos rapports. Pour plus d’informations sur le journal comptable et sa gestion, veuillez consulter l’article correspondant: Journal comptable
Comment créer un rapport comptable prédéfini
Les rapports prédéfinis offrent une base pratique avec une structure typique qui peut être utilisée directement ou adaptée selon les besoins.
Pour créer un rapport comptable prédéfini, cliquez sur + Nouveau dans la barre d’onglets en haut.
Une nouvelle fenêtre contextuelle apparaît, dans laquelle vous pouvez sélectionner un rapport dans la bibliothèque de rapports système, ou créer votre propre rapport de zéro en sélectionnant «Rapport comptable vide».
Par exemple, si vous sélectionnez «Compte de résultat suisse» dans la bibliothèque de rapports, le système vous affiche un aperçu du rapport ainsi qu’une courte description. En cliquant sur Créer, le rapport s’ouvre dans un onglet séparé en mode affichage – les valeurs sont automatiquement calculées à partir de vos données de journal comptable existantes.
Pour le rapport nouvellement créé, vous pouvez optionnellement ajouter une période de comparaison afin de comparer des indicateurs clés de différentes périodes. Des cases à cocher permettent également d’activer l’affichage de la différence absolue ainsi que de la différence en pourcentage.
Remarque: Les rapports prédéfinis sont des modèles – ils servent de point de départ mais ne sont pas adaptés à chaque entreprise. Étant donné que les structures de plan comptable et les formules varient selon les entreprises, il convient de vérifier après la création si les formules et les catégories enregistrées sont correctes. Dans certains cas, il vaut la peine de créer un rapport de zéro – cela vous donne un contrôle total sur les données qui entrent et à quel endroit.
Comment créer un rapport comptable vide
Si vous souhaitez créer un rapport entièrement personnalisé, cliquez sur + Nouveau, sélectionnez Rapport comptable vide dans la bibliothèque et cliquez sur Créer.
Le rapport vide s’ouvre directement en mode édition. Pour ajouter des entrées, cliquez sur + Nouveau. Dans la ligne qui apparaît, définissez les champs suivants:
- Type – En-tête ou Relevé de revenue
- Chaîne de texte – le texte d’affichage dans le rapport
- Position – alignement (Gauche, Centre, Tab 1, etc.)
- Style – Simple ou Bold
- La mesure – Devise ou Pour cent
Cliquez sur Créer pour ajouter l’entrée au tableau.
Comment modifier un rapport comptable
Les rapports comptables disposent d’un mode affichage et d’un mode édition, vous permettant de prévisualiser ou d’apporter des modifications. Utilisez les boutons Éditer et Voir en haut à droite pour basculer entre les modes.
En cliquant sur Éditer, vous ouvrez le mode édition. Dans cet écran, vous pouvez personnaliser le rapport: ajouter de nouveaux contenus, afficher ou masquer des éléments existants, copier, modifier ou supprimer des entrées.
En mode édition, vous voyez un tableau avec toutes les entrées du rapport. Les colonnes sont:
| Colonne | Signification |
|---|---|
| ☰ (trois lignes) | Poignée de déplacement – déplacer les entrées vers le haut ou le bas par glisser-déposer |
| Indice | Ordre actuel des entrées |
| Type | Type d’entrée (En-tête ou Relevé de revenue) |
| Chaîne de texte | Texte d’affichage dans le rapport |
| Position | Alignement (Gauche, Droite, Centre, Tab 1, etc.) |
| Style | Simple ou Bold |
| La mesure | Format d’affichage (par ex. Pour cent ou Devise) |
| Sauter des zéros | Si les lignes avec une valeur 0 sont masquées |
À l’aide des icônes de modification sur le côté droit, les en-têtes peuvent être supprimés, dupliqués ou exclus de l’affichage du rapport. Pour les relevés de revenue, les mêmes options s’appliquent, mais ces entrées peuvent également être modifiées (icône crayon).
En-tête et pied de page du rapport avec variables de modèle
En bas du mode édition, vous trouverez des champs pour En-tête de rapport (apparaît en haut du rapport) et Signaler le pied de page (apparaît en bas). Ces champs peuvent être renseignés librement – de plus, deux variables de modèle sont disponibles, qui sont automatiquement remplacées par la valeur actuelle lors de l’affichage et de l’exportation:
{{company_name}}– remplacé automatiquement par le nom actuel de l’entreprise{{current_date}}– remplacé automatiquement par la date actuelle
Par exemple, vous pouvez saisir {{current_date}} – Confidentiel dans le pied de page – lors de l’exportation, la date actuelle apparaîtra automatiquement sans avoir à la mettre à jour manuellement à chaque fois.
Modifier le nom et la position d’un rapport comptable
Lorsque le rapport est en mode édition, vous pouvez modifier son nom via l’icône crayon et changer l’ordre des rapports via les icônes fléchées.
Modifier le contenu d’une entrée comptable (formules et variables)
Chaque entrée de type «Relevé de revenue» contient une formule qui détermine comment la valeur affichée est calculée. En termes simples: vous définissez quels comptes sont additionnés ou soustraits – et TRESIO calcule automatiquement la valeur à partir de vos données du journal comptable.
Pour modifier une entrée comptable, cliquez sur l’icône crayon. Une nouvelle fenêtre contextuelle apparaît avec les champs suivants:
- Nom – le libellé de l’entrée tel qu’il apparaît dans le rapport
- Formule de calcul – la formule actuellement appliquée (par ex.
A - Bou(A - B) / C). Pour modifier la formule, sélectionnez simplement une autre dans la liste déroulante. - La mesure – format d’affichage du résultat (Pour cent ou Devise)
- Tableau des variables – affiche quelles variables (A, B, C…) sont utilisées dans la formule, avec les détails sur la Source, l’Année, le Trimestre, le Mois et le Mode de calcul
- Désactiver le pré-calcul – case à cocher pour désactiver le calcul de prévisualisation (utile pour les grands volumes de données)
Exemple: Une entrée «Zinsdeckungsgrad» utilise la formule A. Dans le tableau des variables, vous pouvez voir que la variable A a la source «Métrique» – elle est donc basée sur un indicateur précalculé de la Bibliothèque de métriques.
Modifier les variables de formule
Pour modifier les variables de formule, cliquez sur l’icône crayon à côté de la variable (par ex. A). Cela définit d’où proviennent les données pour cette variable.
Deux options sont disponibles comme source de données:
- Journal – la variable est calculée directement à partir des données du journal comptable. Vous sélectionnez également la sélection de catégorie (Image 5 de vos captures):
- Manuel – vous sélectionnez individuellement les comptes/catégories souhaités dans une liste. La liste indique la fréquence d’utilisation de chaque catégorie sur une base annuelle, trimestrielle et mensuelle dans vos données du journal.
- Masque de numéro suisse – vous saisissez un masque de numéro (par ex.
34xxx...359xxx), qui sélectionne automatiquement les comptes correspondants du plan comptable suisse.
- Métrique – la variable est basée sur un indicateur précalculé de la Bibliothèque de métriques. C’est pratique lorsque le même indicateur est nécessaire dans plusieurs rapports – la formule ne doit alors être maintenue qu’une seule fois.
En bas, un aperçu des résultats (Année / Trimestre / Mois) de la sélection actuelle est affiché. Cliquez sur Enregistrer pour mettre à jour la variable.
mportant: Après chaque ajustement, vérifiez quelles catégories sont enregistrées dans la variable. Une erreur fréquente est que des comptes incorrects ou trop nombreux sont inclus involontairement dans le calcul – ce qui fait qu’une valeur affiche 0 ou apparaît anormalement élevée.
Bibliothèque de métriques
La Bibliothèque de métriques est une collection centrale de tous les indicateurs précalculés de votre entreprise. Elle est accessible via la navigation de gauche sous Journal comptable → Bibliothèque de métriques.
Chaque métrique appartient à un groupe (par ex. «Compte de résultat suisse» ou «KPI individuel») et dispose d’une mesure assignée (Pour cent ou Devise). Les métriques peuvent être utilisées comme source de données pour les variables dans autant de rapports que souhaité – une formule ne doit être définie qu’une seule fois et est disponible de manière identique partout.
De nouvelles métriques peuvent être créées via + Ajouter un KPI calculé.
Pour plus d’informations sur la Bibliothèque de métriques, cliquez ici.
Gérer et exporter les rapports
En plus de la création et de la modification, plusieurs autres fonctions sont disponibles pour gérer vos rapports efficacement.
Dupliquer des entrées
Pour utiliser une entrée existante comme modèle pour une nouvelle, cliquez sur l’icône de duplication. Dans la nouvelle entrée, vous pouvez ensuite ajuster les champs suivants: Type (En-tête ou entrée comptable), Chaîne de texte (nom de l’entrée), Position, Style ainsi que La mesure (Devise, Monnaie de l’entreprise, Nombre ou Pour cent). Cliquez sur Créer pour ajouter la nouvelle entrée à la fin du tableau.
Exporter des rapports
Les rapports terminés peuvent être exportés depuis TRESIO – par exemple pour les partager avec votre conseiller fiscal, préparer une mise à jour pour les investisseurs ou les utiliser en interne dans une présentation.
En mode affichage, cliquez sur Exporter en haut à droite. Deux formats sont disponibles:
- Exporter XLS – ouvre le rapport dans Excel. Idéal si vous souhaitez traiter, annoter ou insérer les chiffres dans un modèle existant.
- Exporter au format CSV – un format de tableau simple, adapté à l’importation dans d’autres outils ou systèmes.
L’export contient les données telles qu’elles sont affichées dans le mode affichage actuel – y compris les éventuelles périodes de comparaison et différences.
Supprimer un rapport
Pour supprimer un rapport, cliquez sur Supprimer – l’onglet du rapport entier sera supprimé. Le bouton est disponible en mode affichage et en mode édition.
Réinitialiser un modèle
Si vous avez modifié un rapport prédéfini et souhaitez revenir à la version originale, cliquez sur Modèle de réinitialisation.
Erreur fréquente: variables non vérifiées
Lors de la création ou de la personnalisation d’un rapport, il est important de vérifier les variables de chaque entrée. Une erreur fréquente est de ne pas vérifier quelles catégories sont enregistrées dans les variables – et donc quelles valeurs sont réellement additionnées. Si une valeur affiche 0 ou apparaît anormalement élevée, il vaut la peine de vérifier la sélection de catégorie dans les variables concernées.