Banktransaktionen überwachen mit TRESIO

TRESIO dient als zentrales Datawarehouse für Banktransaktionen über alle Banken hinweg und unternehmensweit . Alle Funktionen rund um die Verwaltung und Analyse dieser Transaktionen finden Sie in TRESIO gebündelt im Menüpunkt Transaktionen.

Hier können Sie importierte Transaktionen der angebundenen Konten überwachen und zusätzlich auch Transaktionen aus einer Datei hochladen. Die detaillierte Ansicht hilft Ihnen, Muster zu erkennen, Ausgaben zu verfolgen und fundierte Entscheidungen zur Verbesserung der Finanzplanung und -prognose zu treffen. Mit einer übersichtlichen Transaktionshistorie können Sie zukünftige Trends besser vorhersagen, sich flexibel an Veränderungen anpassen und eine solide finanzielle Kontrolle gewährleisten. Eine Google-ähnliche Suche ermöglicht es Ihnen zudem, rasch nach einzelnen Transaktionen zu suchen.

So monitoren Sie Ihre Banktransaktionen:

Der Reiter „Transaktionen“ ermöglicht es Ihnen, Ihre Transaktionen einzusehen, die entweder über eine Bankintegration importiert oder manuell hochgeladen wurden. Um Transaktionen zu importieren, müssen Sie eine Bankintegration aktiviert haben und die Option „Transaktionen importieren“ auswählen.

Im Reiter „Transaktionen“ werden folgende Informationen angezeigt:

• Unternehmen: Der Name des Unternehmens, dem die Transaktion zugeordnet ist, um die beteiligte Geschäftseinheit zu identifizieren.
• Bank Name: Der Name der Bank, bei der die Transaktion erfasst oder abgewickelt wurde.
• Bankkonto: Die spezifische Kontonummer oder Kontobezeichnung, die der Transaktion zugeordnet ist.
• Kontonummer: Zeigt, auf welchem Bankkonto die Transaktion verbucht wurde.
• Transaktionsnummer: Eine eindeutige Referenz oder Kennung, die jeder Transaktion zur Nachverfolgung und Dokumentation zugewiesen wird.
• Betrag: Der Geldwert der Transaktion, der den gesamten einbezogenen Betrag angibt.
• Währung: Die Währungsart, in der die Transaktion abgewickelt wurde (z. B. CHF, EUR, USD).
• Datum: Das Datum, an dem die Transaktion stattgefunden hat oder bearbeitet wurde.
• Details: Eine Beschreibung oder zusätzliche Informationen zur Transaktion, oft mit Angaben zur Art oder dem Zweck der Transaktion.
• Benutzerkommentar: Zusätzliche Anmerkungen oder Bemerkungen zur Klärung oder weiterführenden Kontext der Transaktion.
• Kategorie: Solange keine Kategorie zugewiesen wurde, zeigt das Feld den Status «Nicht klassifiziert» an, statt leer zu bleiben. Die Kategorien sind zweistufig aufgebaut: Die Hauptkategorien «Mittelzuflüsse» und «Mittelabflüsse» enthalten jeweils mehrere auswählbare Unterkategorien.
• Relevanz: Zeigt an ob das Konto derzeit aktiv ist oder nicht.
• Gefunden: Transaktionen werden anhand der Kontonummer verknüpft – gibt es keine Übereinstimmung, bleiben sie als „Nicht gefunden” im System.

Löschen und Wiederherstellen: Über das Papierkorb-Icon können Sie eine Transaktion löschen. Bei bereits gelöschten Transaktionen erscheint stattdessen ein Wiederherstellen-Icon (↺), über das Sie die Transaktion wieder zurückholen können.

Suche und Filter: Über der Tabelle steht ein Suchfeld («Suchen …») für die Volltextsuche zur Verfügung, sowie ein zusätzliches Filter-Icon für weitere Eingrenzungen. Ein weiterer Button schaltet zwischen zwei Ansichten um: Standardmässig werden nur Transaktionen aktiver Konten angezeigt; über «Alles anzeigen» werden zusätzlich auch Transaktionen gelöschter Konten eingeblendet.

Kategorie und Benutzerkommentar bearbeiten: Über das Stift-Icon am Zeilenende öffnet sich das Fenster «Datensatz bearbeiten» mit den beiden Feldern Benutzerkommentar und Kategorie. Alternativ lassen sich beide Felder auch direkt inline in der Tabelle bearbeiten, über die kleinen Stift-Icons unter den jeweiligen Zellen.

Die übrigen Transaktionsdaten (Bankkonto, Kontonummer, Transaktionsnummer, Betrag, Währung, Datum, Details) sind read-only und können nicht überschrieben werden.

Alle Spaltenüberschriften sind sortierbar (auf-/absteigend).

Sie können die Transaktionen in Excel oder als PDF exportieren und für weitere Analysen nutzen.

Banktransaktionen manuell hochladen

Um Banktransaktionen manuell hochzuladen, zum Beispiel für Bankkonten, die nicht angebunden sind, oder um historische Daten nachzutragen, klicken Sie auf «Hochladen«.

Hier können Sie auswählen, wie die Transaktionen hochgeladen werden sollen, indem Sie eine der Optionen im Bereich Einstellungen auswählen und anschliessend die Datei mit den Transaktionen für den Upload bereitstellen:

1. Neue Transaktionen hinzufügen und bestehende Transaktionen aktualisieren
2. Neue Transaktionen hinzufügen und alle bestehenden Transaktionen für das entsprechende Konto entfernen

Grundsätzlich funktioniert Tresio mit CSV / Excel Formaten aller Banken. Wichtig ist einfach, dass die erste Zeile die Spalten definiert und nicht z.B. Titel oder Ähnliches enthält.

Falls Sie sich betreffend des Formates nicht sicher sind, klicken Sie zuerst auf «Beispiel-Excel Datei herunterladen», um zu prüfen, ob Ihr Format alle nötigen Spalten enthält.

Als nächstes geht es darum, den Inhalt zu verifizieren und die Spalten Ihres Bank-Exports mit der Struktur in Tresio zu matchen:

Blatt: Enthält Ihre Datei mehrere Tabellenblätter, können Sie hier über ein Dropdown das relevante Blatt auswählen (angezeigt werden die tatsächlichen Blattnamen aus Ihrer Datei).

Bankkonto: Sie wählen zwischen zwei Modi:

• «Jede Zeile enthält eine Kontonummer» – wenn Ihre Datei mehrere Konten in unterschiedlichen Zeilen enthält
• «Alle Datensätze gehören zur gleichen Kontonummer» – wenn die gesamte Datei nur ein einziges Konto betrifft und Sie dieses direkt auswählen

Transaktionsnummer: Sie wählen zwischen zwei Modi:

• «Jede Zeile enthält eine Transaktionsnummer» – Sie ordnen die entsprechende Spalte Ihrer Datei zu
• «Tresio zum Erstellen einer eindeutigen Transaktionsbezeichnung basierend auf den Transaktionsinformationen» – für Bankexporte ohne Transaktionsnummern (z.B. Credit Suisse, Raiffeisen). Tresio erstellt beim Upload automatisch einen eindeutigen Hash-Code basierend auf den Daten der entsprechenden Zeile.

Schulden- und Kreditbetrag: Pflichtfeld für den Transaktionsbetrag. Zusätzlich existiert ein separates Feld «Kreditbetrag». Ist «Kreditbetrag» für eine Zeile leer, wird der Wert aus «Schulden- und Kreditbetrag» unverändert übernommen. Ist «Kreditbetrag» befüllt, wird stattdessen dessen Wert verwendet und als negativer Betrag verbucht; der Wert aus «Schulden- und Kreditbetrag» wird in diesem Fall nicht berücksichtigt.

Währung: Sie wählen zwischen zwei Modi:

• «Jede Zeile enthält einen Währungscode» – wenn Ihre Datei mehrere Währungen in unterschiedlichen Zeilen enthält
• «Alle Datensätze sind in der gleichen Währung» – wenn die gesamte Datei nur eine einzige Währung betrifft

Datum: Der Reiter für die entsprechende Datumsspalte Ihrer Datei.

Details: Für eine einleitende Referenz, z.B. die entsprechende Spalte mit Firmenname/Buchungstext.

Benutzerkommentar: Optionale Spalte für zusätzliche Anmerkungen.

Mit einem Klick auf «Weiter» gelangen Sie zur Vorschau der Daten, wie sie hochgeladen werden.

Der Vorschau-Bildschirm zeigt Ihre Daten an und ermöglicht es Ihnen, den Upload-Modus bei Bedarf zu ändern. Die Modus-Auswahl (Aktualisieren / Entfernen bestehender Transaktionen) erscheint an dieser Stelle ein zweites Mal – direkt über den Buttons «Speichern» und «Abbrechen» – und muss vor dem endgültigen Speichern erneut bestätigt werden. Zusätzlich werden Fehlermeldungen zu Transaktionen hervorgehoben, die während des Upload-Prozesses ignoriert werden – z.B. weil das zugehörige Bankkonto in Tresio nicht existiert, die Währung nicht mit dem hinterlegten Bankkonto übereinstimmt, oder keine Zugriffsberechtigung für das entsprechende Konto besteht (siehe Abschnitt «Trouble Shooting» weiter unten).

Während der Vorschau können Sie einzelne Transaktionen vom Upload ausschliessen. Markieren Sie dazu die Transaktionen, die Sie nicht hochladen möchten, und klicken Sie anschliessend auf die Schaltfläche «Entfernen».

Trouble Shooting: Hochladen klappt nicht

Während des Uploads findet eine Validierung statt während dem sichergestellt wird, dass die Währung der Transaktionen sowie die Kontonummer mit einem im System hinterlegten Bankkonto übereinstimmen. Die folgenden Transaktionen werden dabei ignoriert:

1. Nicht-existierende Bankkonten: Transaktionen, die zu einem Bankkonto gehören, das noch nicht in Tresio eröffnet wurde.
2. Nicht-übereinstimmende Währungen: Transaktionen, bei denen die Währung von der im hinterlegten Bankkonto festgelegten Währung abweichen.
3. Fehlende Zugriffsberechtigung: Transaktionen für ein Bankkonto, für das der User keine Zugriffsberechtigung hat.

Wichtig: Nicht erkannte Konten führen nicht zum Abbruch des gesamten Uploads. Der Vorschau-Bildschirm zeigt stattdessen zwei getrennte Hinweisboxen an:

• Eine Warnbox mit der Liste der ignorierten, nicht zuordenbaren Konten (z.B. «Transaktionen wurden in nicht verbundenen Konten festgestellt, diese Transaktionen werden ignoriert»)
• Eine separate Bestätigungsbox mit der Liste der erfolgreich zugeordneten Konten (z.B. «Für die folgenden Konten wurden Transaktionen gefunden»)

Nur die Zeilen der nicht zuordenbaren Konten werden übersprungen; alle anderen, gültig zugeordneten Zeilen werden trotzdem gespeichert. Enthält die gesamte Datei ausschliesslich nicht zuordenbare Konten, bleibt die Vorschautabelle leer («No data available in table»).

In diesen Fällen wird eine Fehlermeldung gemäss Screenshots angezeigt.

In diesen Fällen wird eine Fehlermeldung gemäss Screenshot angezeigt.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Ich habe mein Bankkonto bereits mit Tresio verknüpft. Wieso sehe ich keine historischen Daten?

Je nach Bank und Art der Integration werden die Transaktionen der letzten drei Monate importiert – im Normalfall jedoch nicht. Damit Sie trotzdem die vollständigen Daten in Tresio haben bieten wir die Möglichkeit, Transaktionen über einen längeren Zeitraum via Excel oder CSV hochzuladen.

Ich habe versehentlich die falschen Daten hochgeladen. Wie kann ich Transaktionen wieder löschen?

Banktransaktionen können grundsätzlich nicht abgeändert oder gelöscht werden, um das Missbrauchsrisiko zu minimieren. Sie können jedoch einen neuen Import starten und auswählen, dass sämtliche alten Transaktionen gelöscht werden sollen.

Ich sehe die Transaktionen ja auch in meinem Onlinebanking, welchen Vorteil bietet mir TRESIO?

Die historische Sicht im Online Banking ist in der Regel auf 12 bis 24 Monate beschränkt, für ältere Daten sind Sie auf manuell abgelegte Files oder Papierauszüge angewiesen. In TRESIO können Sie Ihre Transaktionsdaten über einen beliebig langen Zeitraum hinweg ablegen, und für sämtliche Banken und Gesellschaften an einem zentralen, sicheren Ort speichern. Die Google-ähnliche Suche und Filterfunktionen garantieren ein rasches Aufspüren einzelner Transaktionsdaten.