In der Gastronomie wird Erfolg auf viele Arten gemessen: positive Rückmeldungen von Kunden, Besucherfrequenz, Bewertungen und Rankings auf Vergleichsportalen wie Tripadvisor, und in der höchsten Liga die Anzahl Michelin Sterne. Doch um einen Betrieb nachhaltig und auf einem finanziell gesunden Fundament zu führen sollten auch den nachfolgenden 9 harten Kennzahlen ausreichend Beachtung schenken.
1. Umsatz pro Quadratmeter
Berechnung: Umsatz in CHF / Anzahl Quadratmeter
Anhand des Umsatzes pro Quadratmeter können Sie feststellen, wie effizient Sie die vorhandene Fläche im Betrieb nutzen. Wenn Sie die Kennzahl regelmässig auf Tages- und Wochenbasis erfassen, können Sie rasch feststellen, was für Auswirkungen Anpassungen Ihres Layouts haben. Die optimale Höhe ist in jedem Betrieb anders und abhängig von vielen Faktoren wie Lage und Art des Angebots.
Zu einem spannenden Führungsinstrument wird die Kennzahl dann, wenn Sie mehr als eine Filiale betreiben, da sich über den Umsatz pro Quadratmeter die einzelnen Betriebe direkt vergleichen lassen.
2. Umsatz pro Sitzplatz
Berechnung: Umsatz in CHF / Anzahl Sitzplätze
Der Umsatz pro Sitzplatz hilft Ihnen bei wichtigen Entscheidungen, wie beispielsweise der Evaluation von möglichen Massnahmen zur Erweiterung der Sitzkapazitäten. Am besten wird die Kennzahl täglich erfasst, dann sehen Sie auf einen Blick, wie effizient Ihr Betrieb ist. Falls Sie in Erwägung ziehen, die Öffnungszeiten anzupassen, sollten Sie unbedingt auch den Umsatz pro Sitz pro Zeitfenster (also beispielsweise über den Mittag und Abends) vergleichen, um die richtigen Schlüsse daraus zu ziehen. Ein nachlassender Umsatz pro Sitzplatz kann, bei guter Auslastung, auf Engpässe in der Küche oder im Service und damit höhere Durchlaufzeiten pro Gast hinweisen.
3. Umsatz pro Gast
Berechnung: Umsatz in CHF / Anzahl bediente Gäste
Der Umsatz pro Gast ist eine der wichtigsten Kennzahlen in der Gastronomie und wird direkt beeinflusst durch das Verhalten des Service-Personals, sei es durch Zusatzverkäufe oder auch über Aufmerksamkeit und Freundlichkeit. Diese Kennzahl sollte daher am besten täglich erhoben und mit anderen Tagen verglichen werden.
Besprechen Sie diese Auswertung auch regelmässig mit dem Team, und suchen Sie gemeinsam nach Optimierungs-Möglichkeiten.
4. Cash Flow
Berechnung: Netto-Geld-Zuflüsse – Netto-Geld-Abflüsse
Der Cash Flow drückt aus, ob Sie am Ende des Monats mehr oder weniger Geld in der Kasse haben. Den Cash Flow im Griff zu haben ist sehr entscheidend für das Überleben jeden Betriebes!
Grundsätzlich gibt es beim Cash Flow drei Stufen:
1. Der operative Cash Flow – dieser zeigt auf, wie viel Geld im operativen Tagesgeschäft am Ende liegenbleibt.
2. Der Cash Flow aus Investitionstätigkeiten – wenn Sie beispielsweise in eine neue Küche oder Mobiliar investieren.
3. Der Cash Flow aus Finanzierungstätigkeiten – hier werden allfällige Darlehen oder Rückzahlungen derselben berücksichtigt.
Oft wird der Cash Flow mit dem Gewinn gleichgesetzt; das ist jedoch äusserst gefährlich, denn ein Gewinn in der Erfolgsrechnung sagt absolut nichts darüber aus, ob Ihr Betrieb am Ende des Tages auch tatsächlich mehr Geld in der Kasse hat!
Beispielsweise arbeiten viele Betriebe mit Fremdkapital. Diese Kredite müssen irgendwann zurückgezahlt werden, das heisst, dieses Geld fliesst vom Bankkonto weg – in der Erfolgsrechnung taucht dies jedoch nicht auf.
Anderes Beispiel: Sie investieren 50’000 Franken in neues Mobiliar – das ist eine Investition, welche Bilanztechnisch über 5 bis 20 Jahre abgeschrieben wird. Das heisst, der Aufwand in der Erfolgsrechnung fällt über die Abschreibungsdauer jedes Jahr an (und ist damit relativ gering), das Geld ist jedoch bereits am Tag 1 weg.
Es ist sehr entscheidend, diesen Unterschied zu verstehen und im Griff zu haben.
Es gibt intelligente Tools wie Tresio, mit denen Sie Ihren Cash Flow in Real-Time planen und überwachen können. Unsere Experten helfen Ihnen gerne bei der Einrichtung.
5. Gestehungskosten im Vergleich zum Umsatz
Berechnung: Gestehungskosten / Umsatz
Unter den Gestehungskosten verstehen wir im Gastronomie-Kontext sämtliche Kosten, die für die Aufrechterhaltung des Restaurant-Betriebes nötig sind: Also Kosten für Küchen- und Servicepersonal, Einkaufskosten für Food & Beverage, sowie Management-Kosten.
Nicht dazugezählt werden die Miet- und allfällige Finanzierungskosten sowie die Amortisation von Maschinen und Mobiliar.
Ein Verhältnis von 2 zu 3 ist gut, sind die Gestehungskosten im Vergleich zum Umsatz höher, sollte die Kostenstruktur des Betriebes genauer untersucht werden.
6. Essens-Kosten vs Total-Kosten
Berechnung: Wareneinkauf Foodsegment X / Total-Aufwände für Food
Diese Kennzahl ist vor allem dann nützlich, wenn Sie Änderungen am Menü in Betracht ziehen.
Die Food-Kosten können Sie spezifisch pro Menü-Punkt berechnen, oder pro Food-Segment, also zum Beispiel Fisch.
Wenn jetzt die Warenaufwände für Seafood ein Drittel Ihrer Gesamt-Kosten für Food ausmachen, Ihr Restaurant aber gar nicht bekannt ist für Fisch und Sie damit nur 5% umsetzen, sollten Sie etwas an der Menü-Gestaltung ändern.
7. Lagerumschlagshäufigkeit
Berechnung: Jahresumsatz /( (Lager Jahr1 + Lager Jahr 2) / 2
Die Lagerumschlagshäufigkeit ist ein Indikator, wie lange die eingekauften Rohwaren im Lager sind, bevor sie zubereitet und serviert werden.
Bei Restaurants mit frischer Küche ist die Umschlagdauer oft bei unter 7 Tagen.
Allerdings: ein zu häufiger Umschlag kann auch darauf hindeuten, dass allenfalls nicht ausreichend grosse Mengen eingekauft werden und so das Potenzial von Mengenrabatten nicht vollständig ausgeschöpft wird.
Umgekehrt kann ein tiefer Umschlag darauf hindeuten dass zu viel eingekauft wird, sich das Geschäft verlangsamt oder die Waren nicht frisch genug sind.
8. Food & Beverage Ausgaben vs Umsatz
Herleitung: F&B / Umsatz
Diese Kennzahl wird sinnvollerweise auf eine spezifische Zutat heruntergebrochen (zB Schweineschnitzel), auf eine Produktgruppe (zB Fleisch) oder gesamthaft, dh für alle Essenswaren.
Mit dieser Kennzahl können Sie kontrollieren, wie profitabel einzelne Segmente Ihres Menüs sind.
9. Quick Ratio (Liquiditätsgrad 2)
Berechnung: Umlaufvermögen/ kurzfristiges Fremdkapital
Umlaufvermögen = Kasse + Bank + kurzfristige Forderungen
kurzfristiges Fremdkapital = Lieferantenrechnungen + Kontokorrent-Kredit
Der Liquiditätsgrad 2. Grades ist eine wichtige Kennzahl. Sie zeigt Ihnen, wie liquid Ihr Unternehmen ist.
Das Verhältnis sollte immer > 1 sein.
Ein Quick Ratio von über 1 bedeutet, dass Ihre kurzfristig verfügbaren Vermögenswerte ausreichend sind, um den Verbindlichkeiten der nächsten 30 Tage (hauptsächlich Lieferantenrechnungen) termingerecht nachzukommen.
Bei Werten nahe oder unter 1 ist die Gefahr gross, in Zahlungsverzug zu kommen!
Ein Quick Ratio unter 1 bedeutet nämlich, dass Sie selbst dann nicht genügend Geld haben um alle Lieferanten zu bezahlen, wenn sämtliche Kundenrechnungen beglichen sind.
Reporting & Liquiditätpslanung automatisieren mit Tresio
Erstellung von Berichten und Auswertungen auf Knopfdruck
Tresio ist eine Schweizer Software-Lösung für Liquiditätsplanung und Reporting in KMU: Vollständig integriert in die bestehende Systemlandschaft (Buchhaltung, Banking, Rechnungen) erleichtert sie die laufende Liquiditätsplanung sowie das Reporting in Gastronomiebetrieben.
Mit Tresio haben Sie die Möglichkeit, individuelle und umfassende Berichte und Auswertungen für Ihren Gastronomiebetrib auf Knopfdruck zu erstellen. Diese Funktionalität spart nicht nur Zeit, sondern bietet auch einen klaren Überblick über die finanzielle Gesundheit Ihres Gastronomiebetriebs. Mit nur wenigen Klicks können Sie detaillierte Finanzberichte generieren, die Ihnen helfen, fundierte Entscheidungen zu treffen. Ob es sich um monatliche Umsatzberichte, Analysen der Betriebskosten oder Cash Flow Berichte handelt – Tresio bietet Ihnen alle notwendigen Werkzeuge, um die finanzielle Leistung Ihres Betriebs effektiv zu überwachen und zu steuern.
Integration und Automatisierung
Tresio ist auf Wunsch vollständig in Ihre bestehende Systemlandschaft integriert. Das bedeutet, dass die Software nahtlos mit Ihrer Buchhaltung, Ihrem Banking und Ihren Rechnungen zusammenarbeitet. Diese Integration ermöglicht eine automatische Aktualisierung Ihrer Finanzdaten, sodass Sie immer über die neuesten Informationen verfügen. Die Automatisierung von Routineaufgaben, wie der Erstellung von Berichten und der Überwachung von Kennzahlen, reduziert den manuellen Aufwand erheblich und minimiert das Risiko von Fehlern. Dadurch haben Sie mehr Zeit, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren – die Führung und Weiterentwicklung Ihres Gastronomiebetriebs.
Fallstudie: Kennzahlen-Dashbaord für einen Restaurant-Betrieb
In dieser Fallstudie präsentieren wir ein massgeschneidertes Dashboard, das wir für einen unserer Kunden erstellt haben. Ziel war es, dem Kunden eine effiziente und automatisierte Möglichkeit zu bieten, finanzielle Berichte und Auswertungen zu generieren.
Nachfolgend ein Auszug der erstellten Reports:
Das Dashboard im Detail
Auf dem Dashboard sehen wir eine detaillierte Erfolgsrechnung sowie eine Aufschlüsselung der Warenkosten nach verschiedenen Sparten. Die angezeigten Daten umfassen folgende Bereiche:
- Erfolgsrechnung: Zeigt den Gesamtumsatz, die Warenkosten, Personalkosten, Betriebsaufwand und das EBITA (Ergebnis vor Zinsen, Steuern und Abschreibungen) an. Diese Kennzahlen bieten einen umfassenden Überblick über die finanzielle Leistung des Betriebs.
- Warenkosten nach Sparten: Hier werden die Kosten für verschiedene Kategorien wie Küche, Kaffee/Tee, Mineralwasser, Bier, Wein und Spirituosen sowohl absolut als auch prozentual vom Ertrag dargestellt. Diese detaillierte Aufschlüsselung hilft dem Kunden, die Kostenstrukturen besser zu verstehen und gezielt Maßnahmen zur Kostensenkung zu ergreifen.
- Prime Costs: Die Prime Costs umfassen die absoluten und prozentualen Waren- und Personalkosten sowie die Mietaufwände. Diese Kennzahlen sind entscheidend für die Bewertung der Rentabilität des Betriebs.
Integration und Automatisierung
Die Daten für dieses Dashboard stammen direkt aus Bexio, einer weit verbreiteten Buchhaltungssoftware. Um diese Berichte zu erstellen, haben wir zunächst, in Abstimmung mit dem Treuhänder, den Kontenplan des Kunden angepasst. Diese Anpassungen ermöglichten es, die relevanten Daten direkt aus den Journaldaten der Buchhaltung zu extrahieren und in das Dashboard zu integrieren.
Dieser Prozess der Integration und Automatisierung verlief in mehreren Schritten:
- Analyse und Anpassung des Kontenplans: Zunächst haben wir den bestehenden Kontenplan des Kunden analysiert und identifiziert, welche Konten für die gewünschten Berichte relevant sind. Anschließend haben wir den Kontenplan so angepasst, dass die Daten klar und übersichtlich kategorisiert werden konnten.
- Datenextraktion und -integration: Die notwendigen Daten wurden aus den Journaldaten der Buchhaltung extrahiert und in das Dashboard integriert. Dies ermöglichte eine Echtzeit-Aktualisierung der Berichte, sodass der Kunde jederzeit auf aktuelle und genaue Finanzdaten zugreifen kann.
- Automatisierung: Durch die Integration mit Bexio konnten wir sicherstellen, dass die Berichte und Auswertungen automatisch generiert werden, ohne dass manueller Aufwand erforderlich ist. Dies spart dem Kunden Zeit und reduziert das Risiko von Fehlern.
Vorteile für den Kunden
Dank der von uns erstellten Lösung kann der Kunde nun auf Knopfdruck umfassende und detaillierte Finanzberichte erhalten. Diese Automatisierung bietet nicht nur eine enorme Zeitersparnis, sondern auch eine hohe Genauigkeit und Zuverlässigkeit der Daten. Darüber hinaus ermöglicht das Dashboard eine klare Visualisierung der finanziellen Leistung, was die Entscheidungsfindung erheblich erleichtert.
Dieses Beispiel zeigt, wie Tresio durch massgeschneiderte Lösungen und intelligente Integration den Alltag von Gastronomiebetrieben erleichtern und deren finanzielle Performance optimieren kann. Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Tresio auch Ihrem Betrieb zu mehr Erfolg verhelfen kann, stehen unsere Experten Ihnen gerne zur Verfügung.