In der heutigen, schnelllebigen Geschäftswelt bedeutet die richtige Interpretation von Daten den Unterschied zwischen Erfolg und Stillstand. Daten sind mehr vorhanden denn je – doch diese allein sagen nichts aus. Was in den meisten mittelständischen Unternehmen fehlt, ist das Verständnis und die richtigen Tools, um diese Daten rasch zu ordnen, richtig zu interpretieren und dann darauf basierend nachhaltig die richtigen Entscheidungen zu treffen.
Im nachfolgenden Artikel tauchen wir tief in die Welt der Kennzahlen-Dashboards speziell für KMU ein. Wir erörtern, warum es entscheidend ist, klare Zielwerte zu definieren und warum wir uns auf weniger, dafür aber aussagekräftigere Kennzahlen konzentrieren sollen.
Ausserdem gehen wir der Frage nach, welche Kennzahlen für KMU überhaupt besonders relevant sind und wie Sie diese effektiv festlegen können. Ein zentrales Thema wird die Automatisierung des Trackings sein, wobei wir aufzeigen, wie Tresio dabei hilft, diesen Prozess zu vereinfachen und zu optimieren.
Unser Ziel ist es, Ihnen einen praxisnahen Leitfaden an die Hand zu geben, mit dem Sie Ihre Unternehmensdaten in strategische Entscheidungen umwandeln können.
Zielwerte definieren: Die Bedeutung von klaren Zielvorgaben (KPIs)
Zeit ist Geld, das gilt insbesondere im KMU. Wir sollten daher möglichst fokussiert und zielgerichtet unterwegs sein. Durch die Definition von Zielwerten legen Sie die Latte fest, messen den Erfolg Ihrer Initiativen und schaffen einen Orientierungspunkt für Entscheidungen. Im Business-Jargon spricht man oft von KPIs, sogenannten Key Performance Indikatoren. Gemeint sind damit letztlich Kennzahlen, anhand derer wir messen, ob unser Unternehmen auf Kurs sind oder nicht.
Diese KPIs fungieren damit als Leuchttürme in der oft stürmischen See des Unternehmertums, die Ihnen dabei helfen, Kurs zu halten und notwendige Anpassungen vorzunehmen, bevor kleine Probleme zu grossen Herausforderungen werden.
«Weniger ist mehr»: Auswahl und Konzentration auf wesentliche Kennzahlen
Angesichts der Fülle an verfügbaren Daten kann es verführerisch sein, so viele Kennzahlen wie möglich zu verfolgen. Doch Vorsicht: Eine Überflutung mit Daten kann sehr schnell auch zu einer Lähmung durch Analyse führen. Die Kunst liegt darin, die entscheidenden Kennzahlen auszuwählen, die wirklich aussagekräftig für Ihr Geschäft sind. Dies bedeutet, sich auf diejenigen Metriken zu konzentrieren, die Ihre Geschäftsziele direkt widerspiegeln und beeinflussen können. Indem Sie sich auf weniger, aber dafür aussagekräftigere Kennzahlen konzentrieren, gewährleisten Sie, dass Ihre Ressourcen effektiv eingesetzt werden, um auf diejenigen Aspekte Ihres Geschäfts zu fokussieren, die den grösstmöglichen Einfluss auf Ihren Erfolg haben.
Bei TRESIO haben wir das Privileg, zahlreiche KMU auf ihrem Weg zu mehr finanzieller Kontrolle begleiten zu dürfen. Bei der Festlegung der Kennzahlen, die getrackt werden sollen, gehen wir typischerweise wie folgt vor:
- Geschäftsmodell verstehen:
Wir beginnen in der Regel mit einer tiefgehenden Analyse Ihres Geschäftsmodells. Welche Prozesse und Aktivitäten sind Kritisch für den Unternehmenserfolg? Wie sehen die dahinterliegenden Cash Flows aus, und womit verdient das Unternehmen letztendlich Geld? - Unternehmensziele identifizieren
Danach gehts darum, klar zu definieren, was Ihr Unternehmen kurz- mittel- und langfristig erreichen möchte. Diese Ziele sollten spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und zeitgebunden (SMART) sein. - Verständnis schaffen:
Ermitteln Sie, welche Kennzahlen am besten anzeigen, ob Ihr Unternehmen auf dem richtigen Weg ist. Diese Kennzahlen sollten direkt mit Ihren Unternehmenszielen verknüpft sein und Aufschluss über den Fortschritt in Richtung dieser Ziele geben. - Berechnungsmethoden festlegen:
Es gibt Kennzahlen wie beispielsweise die Eigenkapitalquote, deren Berechnung klar definiert ist. Und dann gibt es andere Kennzahlen wie beispielswesie Customer Acquisition Cost (CAC), die verschiedene Interpretationen zulassen und in Organisationen unterschiedlich gehandhabt werden. Wichtig ist, dass Sie für sich festlegen, welche Berechnungsmetohde bei welcher Kennzahl für Sie am sinnvollsten ist, welche Daten Sie wo dafür erheben können und mit welcher Formel am Schluss gerechnet werden soll. Entscheidend, um die Genauigkeit und Zuverlässigkeit der Daten sicherzustellen, ist hierbei entscheidend.. - Umsetzung und Automatisierung:
Erst wenn alle vorherigen Punkte geklärt sind, geht es an die Umsetzung. Implementieren Sie die Kennzahlen in einem Dashboard oder Reporting-Tool. Der Schlüssel liegt in der Automatisierung dieses Prozesses, um sicherzustellen, dass Sie regelmässig, konsistent und möglichst ohne manuellen Aufwand aktuelle und genaue Daten erhalten.
Automatisierung des Kennzahlen-Reportings mit TRESIO
Um Ihre Reports zeitsparend und auf Knopfdruck zu erstellen, ist eine smarte Automatisierung das A und O. Hier kommt TRESIO ins Spiel. TRESIO ist mehr als nur ein Tool; es ist Ihr digitaler Finanzassistent, der die Art und Weise, wie Sie mit Ihren Unternehmensdaten interagieren, transformiert. Mit TRESIO können KMU ihre finanziellen und betrieblichen Daten in Echtzeit verfolgen, was eine proaktive statt reaktive Geschäftsführung ermöglicht. Es bietet eine intuitive Plattform, auf der Kennzahlen nicht nur visualisiert, sondern auch automatisch aktualisiert werden, sodass Sie stets über die neuesten Informationen verfügen.
Ein wesentlicher Vorteil von TRESIO ist seine Fähigkeit, nahtlos mit bestehenden Systemen zu interagieren, insbesondere mit Buchhaltungslösungen wie Bexio. Diese Integration ermöglicht eine automatische Datensynchronisation, wodurch der manuelle Aufwand für die Erhebung der Daten gegen Null reduziert wird. Für KMU bedeutet dies eine erhebliche Zeitersparnis und die Eliminierung von Fehlern, die durch manuelle Datenübertragung entstehen können. Die automatische Integration sorgt dafür, dass Ihre Dashboards immer mit den neuesten Daten gefüttert werden, was eine präzise und zeitnahe Entscheidungsfindung ermöglicht.
Einen detaillierten Beschrieb, wie Reports in TRESIO erstellt werden, finden Sie hier <LINK>.
Nachfolgend ein paar Beispiele für die Möglichkeiten von individuellen Reports in TRESIO:
Beispiel 1: Abbildung von Kostenstellen, basierend auf den Live-Bexio Daten
Im oben dargestellten Beispiel wollte der Kunde die Kosten für die Software-Entwicklung und das Verkaufsteam einzeln ausgewiesen haben. Mit der Standard-Bilanz und Erfolgsrechnung ist eine solche Auswertung nicht möglich, man behilft sich sogenannten Kostenstellen.
Kostenstellen sind (virtuelle) interne Bereiche in einem Unternehmen, denen spezifische Kosten zugeordnet werden. Sie ermöglichen es Unternehmen, genau zu verstehen, wo und wie Ressourcen verbraucht werden, indem sie die Kosten auf spezifische Abteilungen, Projekte oder Standorte aufteilen. Dies hilft Unternehmern und Finanzverantwortlichen, effizientere Entscheidungen zu treffen, indem sie die Profitabilität einzelner Bereiche analysieren und Kosten besser kontrollieren können.
Grössere ERP Lösungen wie Abacus oder SAP ermöglichen es, solche Kostenstellen direkt innerhalb des Systems abzubilden. Kleinere Systeme wie Bexio bieten keine Kostenstellen-Funktion. Mit Hilfe von TRESIO können Kostenstellen trotzdem abgebildet werden.
Beispiel 2: Geldflussrechnung (Cash Flow Statement)
Eine Jahresrechnung besteht grundsätzlich immer aus drei Teilbereichen:
Die Bilanz zeigt uns auf, welche Vermögenswerte ein Unternehmen hat (Aktiven) und welche Schulden und Eigenkapital (Passiven) diesen gegenüberstehen.
Die Bilanz ist Stichtagsbezogen, zum Beispiel per 31.12.. Das bedeutet, die Bilanz ist immer eine Momentaufnahme und ändert sich täglich (zB jedes Mal, wenn sich der Kontostand auf dem Bankkonto ändert).
Die Erfolgsrechnung zeigt uns auf, wie viel Umsatz wir gemacht haben, welche Kosten für diesen Umsatz aufgewendet werden mussten, und wie viel Gewinn letztlich erzielt werden konnte.
Die Erfolgsrechnung bezieht sich immer auf eine Periode (von… bis).
Die Geldflussrechnung (Cash Flow Statement) schliesslich zeigt uns auf, wie viel Geld in das Unternehmen hinein- und hinausfliesst. Sie differenziert zwischen Geldflüssen aus operativer Geschäftstätigkeit, Investitionstätigkeit und Finanzierungstätigkeit. Dadurch ermöglicht die Geldflussrechnung den Unternehmern und Finanzverantwortlichen, die Liquidität des Unternehmens über einen bestimmten Zeitraum hinweg zu verstehen und zu steuern.
Die Geldflussrechnung bezieht sich, analog zur Erfolgsrechnung, ebenfalls auf eine Periode.
Aufgrund von Abschreibungen, Verkauf und Einkauf auf Rechnung, aber auch die Auszahlung oder Rückzahlung von Darlehen, kann die Geldflussrechnung erheblich von der Erfolgsrechnung abweichen.
Erfolg =/ Cashflow! Gesetzlich vorgeschrieben sind die Bilanz und Erfolgsrechnung, weshalb in Europa viele Buchhaltungslösungen auf die Ausweisung des Cash Flows verzichten – aus Finanz-Sicht ein fundamentaler Fehler.
TRESIO ermöglicht daher die Generierung von Cash Flow Statements auf Knopfdruck, wiederum basierend auf den Live Buchhaltungsdaten.
Beispiel 3: Industrie-spezifische Kennzahlen-Reports anhand eines Gastronomie-Betriebes
Jede Industrie hat eigene Kennzahlen, auf die geachtet wird.
In der Gastronomie ist beispielsweise die Marge extrem entscheidend.
Im nachfolgenden Beispiel Report wollte ein Gastronom seinen Umsatz und die direkten Warenkosten pro Sparte (Küche, Mineral, Bier, Kaffee und Spirituosen) individuell ausgewiesen haben:
Mit TRESIO kann er diese sauber darstellen und sieht sofort, wie sich die Margen pro Sparte über die Zeit entwickeln. Der Report aktualisiert sich vollständig automatisch, basierend auf den Buchhaltungsdaten.
Eine zweite wichtige Messgrösse in der Gastronomiebranche sind die sogenannten Prime Cost, auch hier wieder ist das Verhältnis zum Umsatz entscheidend: wie viel gebe ich pro erzieltem Franken Umsatz für Personal, Wareneinkauf und Miete aus?
Auch hier haben wir die Reports in TRESIO mit der Buchhaltung verknüpft. Die Zahlen automatisieren sich damit von selbst und zeigen die Entwicklung im Zeitverlauf transbarent auf.
Welche Kennzahlen sind für KMU relevant?
Die Frage nach den “richtigen” Kennzahlen kann nie pauschal beantwortet werden sondern hängt, wie wir bereits festgestellt haben, stark von Ihren individuellen Unternehmenszielen ab. Trotzdem gibt es einige allgemein gültigen “Standard-Kennzahlen” die Sie auf dem Schirm haben sollten, da diese auch im Austausch mit möglichen Finanzierungspartnern etc in der Regel herangezogen werden.
Diese Standard-KMU Kennzahlen bildet TRESIO automatisch ab:
In TRESIO können Sie Ihre eigenen Kennzahlen vollständig individuell festlegen und abbilden. Standardmässig und für alle Kunden bilden wir die folgenden wichtigen KMU-Kennzahlen ab:
Messung der Profitabilität:
Umsatzrentabilität
- Was sagt diese Kennzahl aus? Die Umsatzrentabilität zeigt, wie viel Prozent des Umsatzes als Gewinn übrig bleibt.
- Berechnung: Gewinn / Umsatz
- Welcher Wert ist gut? Abhängig von der Branche und Ihren persönlichen Zielen.
Bruttomarge 1
- Was sagt diese Kennzahl aus? Die Bruttomarge 1 gibt an, wie viel vom Umsatz nach Abzug der direkt zurechenbaren Herstellungskosten übrig bleibt.
- Berechnung: (Umsatz – COGS) / Umsatz
- Welcher Wert ist gut? Höhere Werte sind generell besser, aber die Zielwerte variieren je nach Branche.
Bruttomarge 2
- Was sagt diese Kennzahl aus? Die Bruttomarge 2 zeigt, wie viel Prozent vom Umsatz nach Abzug der Herstellungskosten und dem Personalaufwand übrig bleibt.
- Berechnung: (Umsatz – COGS – Personalkosten) / Umsatz
- Welcher Wert ist gut? Ein höherer Prozentsatz ist wünschenswert, wobei die idealen Werte branchenabhängig sind.
Cash Flow Marge
- Was sagt diese Kennzahl aus? Die Cash Flow Marge zeigt, welcher Anteil des Umsatzes als Cashflow generiert wird.
- Berechnung: Cashflow aus betrieblicher Tätigkeit / Umsatz
- Welcher Wert ist gut? Höhere Werte deuten auf eine bessere finanzielle Gesundheit hin.
Eigenkapitalrendite
- Was sagt diese Kennzahl aus? Die Eigenkapitalrendite misst, wie effektiv das Eigenkapital zur Gewinnerzielung eingesetzt wird.
- Berechnung: Gewinn / Eigenkapital
- Welcher Wert ist gut? Höhere Werte sind besser, zeigen sie doch eine effiziente Kapitalnutzung.
Gesamtkapitalrendite
- Was sagt diese Kennzahl aus? Die Gesamtkapitalrendite zeigt, wie profitabel das gesamte Kapital des Unternehmens eingesetzt wird.
- Berechnung: (Gewinn + Zinsen) / Gesamtkapital
- Welcher Wert ist gut? Ein höherer Wert ist anzustreben, da er eine effizientere Kapitalverwendung signalisiert.
Stabilität
Eigenkapitalquote
- Was sagt diese Kennzahl aus? Die Eigenkapitalquote zeigt das Verhältnis von Eigenkapital zu Gesamtkapital und gibt Aufschluss über die Kapitalstruktur.
- Berechnung: Eigenkapital / Gesamtkapital
- Welcher Wert ist gut? Stark Branchenahbhängig. Höhere Werte sind positiv, da sie eine stärkere finanzielle Stabilität andeuten.
Anlagedeckungsgrad 2
- Was sagt diese Kennzahl aus? Der Anlagedeckungsgrad 2 misst, wie gut das Anlagevermögen durch Eigenkapital und langfristiges Fremdkapital gedeckt ist.
- Berechnung: (Eigenkapital + langfristiges Fremdkapital) / Anlagevermögen
- Welcher Wert ist gut? Werte über 100% sind erstrebenswert, da sie zeigen, dass das Anlagevermögen nicht überwiegend durch kurzfristige Verbindlichkeiten finanziert ist.
Verschuldungsfaktor
- Was sagt diese Kennzahl aus? Der Verschuldungsfaktor gibt an, wie hoch das Unternehmen im Verhältnis zum Eigenkapital verschuldet ist.
- Berechnung: (Fremdkapital-liquide Mittel) / Free Cashflow
- Welcher Wert ist gut? Niedrigere Werte sind vorteilhaft, da sie eine geringere Abhängigkeit von Fremdkapital signalisieren.
Zinsdeckungsgrad
- Was sagt diese Kennzahl aus? Der Zinsdeckungsgrad zeigt, wie gut das Unternehmen in der Lage ist, seine Zinsverpflichtungen aus dem operativen Geschäft zu bedienen.
- Berechnung: EBIT / Zinsaufwand
- Welcher Wert ist gut? Höhere Werte sind besser, da sie eine stärkere Fähigkeit zur Bedienung der Zinsen anzeigen.
Liquidität
Liquiditätsgrad 1 (Cash Ratio)
- Was sagt diese Kennzahl aus? Der Liquiditätsgrad 1 gibt an, inwiefern das Unternehmen in der Lage ist, seine kurzfristigen Verbindlichkeiten mit den vorhandenen flüssigen Mitteln zu decken.
- Berechnung: Flüssige Mittel / kurzfristige Verbindlichkeiten
- Welcher Wert ist gut? Werte über 1 sind positiv, da sie zeigen, dass genügend flüssige Mittel (Bar- und Kontoguthaben) vorhanden sind, um die kurzfristigen Schulden zu begleichen.
Liquiditätsgrad 2 (Quick Ratio)
- Was sagt diese Kennzahl aus? Der Liquiditätsgrad 2 misst die Fähigkeit des Unternehmens, seine kurzfristigen Verbindlichkeiten ohne Verkauf von Vorräten zu begleichen.
- Berechnung: (Flüssige Mittel + Debitoren) / kurzfristige Verbindlichkeiten
- Welcher Wert ist gut? Ein Wert über 1 zeigt an, dass das Unternehmen auch ohne seine Vorräte liquide genug ist, um kurzfristige Verbindlichkeiten zu decken.
Liquiditätsgrad 3 (Current Ratio)
- Was sagt diese Kennzahl aus? Der Liquiditätsgrad 3 zeigt, inwieweit das Unternehmen seine kurzfristigen Verbindlichkeiten allein mit seinen liquiden Mitteln decken kann.
- Berechnung: Liquide Mittel / kurzfristige Verbindlichkeiten
- Welcher Wert ist gut? Ein Wert über 1 ist ideal, da er eine starke Liquiditätsposition signalisiert.
Kostenstruktur
COGS / Umsatz
- Was sagt diese Kennzahl aus? Diese Kennzahl zeigt den Anteil der Herstellungskosten am Umsatz.
- Berechnung: COGS / Umsatz
- Welcher Wert ist gut? Niedrigere Werte sind besser, da sie eine höhere Effizienz in der Produktion oder im Einkauf signalisieren.
Personalkosten / Umsatz
- Was sagt diese Kennzahl aus? Diese Kennzahl misst den Anteil der Personalkosten am Gesamtumsatz.
- Berechnung: Personalkosten / Umsatz
- Welcher Wert ist gut? Ein niedrigerer Wert ist vorteilhaft, da er auf eine effiziente Nutzung der Arbeitskraft hinweist.
Marketingaufwand / Umsatz
- Was sagt diese Kennzahl aus? Dieser Wert gibt an, welcher Anteil des Umsatzes für Marketing ausgegeben wird.
- Berechnung: Marketingaufwand / Umsatz
- Welcher Wert ist gut? Ein optimaler Wert hängt von der Branche und der Unternehmensstrategie ab, generell ist aber eine Balance zwischen sichtbarem Marketingaufwand und effizienter Umsatzgenerierung anzustreben.
Bringen Sie Ihr Reporting aufs nächste Level – mit TRESIO !
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Mit TRESIO erhalten Sie nicht nur einen Überblick über die entscheidenden Kennzahlen Ihres Unternehmens, sondern auch tiefe Einblicke, die Ihnen helfen, proaktive und fundierte Entscheidungen zu treffen. Ob Kostenstellen, Cash Flow oder branchenspezifische KPIs – TRESIO bietet Ihnen die Flexibilität und den Detailgrad, den Ihr KMU benötigt, um erfolgreich zu sein.
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