Autor: Benjamin Foole
Das Jahr 2020 neigt sich dem Ende zu. Endlich, möchte man sagen. Das im März zuerst in Wuhan aufgetretene Corona Virus Covid-19 und die damit verbundenen Einschränkungen des öffentlichen Lebens haben uns alle getroffen. Besonders hart betroffen waren indes viele Soloselbstständige, Unternehmer und Firmenlenker.
Ganze Branchen wie Restaurants, Hotellerie oder Messedienstleister mussten über Nacht Ihre Tätigkeit einstellen oder stark anpassen. Reisebüros mussten bereits verbuchte und als sicher geplante Einnahmen zurückerstatten, Konzertveranstalter ganze Tourneen absagen.
Leichter durch die Krise kam eindeutig, wer finanzielle Rücklagen gebildet hatte und dank guter Budgetplanung seine Unternehmenskennzahlen immer im Auge behielt. Kaum ein Unternehmen wird jedoch die Risiken der Corona Krise in dem Ausmass eingeplant haben.
Wenn wir eins aus diesem Jahr 2020 mitnehmen können, dann ist es wohl, dass es letztlich anders kommt, als man denkt.
Zum Glück wurden mittlerweile mehrere Corona Impfstoffe vorgestellt und ein erster diesen Samstag von Swissmedic zugelassen. Während ich diese Zeilen schreibe, fahren die ersten Kantone ihre Impfzentren hoch und haben angekündigt, ihre Bevölkerung bereits ab der kommenden Woche grossflächig zu impfen. Mit etwas Optimismus zeichnet sich, ab dass sich die Lage bis im Frühjahr zumindest wieder etwas normalisieren dürfte. Und wer weiss, vielleicht werden wir die Corona Krise in einem Jahr tatsächlich bereits zu einem grossen Stück überwunden haben.
Budgetplanung 2021: Das Unplanbare planen
Im sich zu Ende neigenden Jahr 2020 waren vor allem Improvisationsvermögen und Anpassungsfähigkeit gefragt. Im kommenden Jahr sollte es bei der Budgetplanung wieder um betriebswirtschaftliche Tugenden, Planung und Voraussicht gehen.
Deswegen ist auch jetzt der richtige Zeitpunkt, um sich mit dem Jahr 2021 zu beschäftigen, und einen Budgetplan zu erstellen. Wie das klappt und wie TRESIO Sie dabei unterstützen kann erfahren Sie nachfolgend.
Bei der Budgetplanung 2021 geht es darum, basierend auf vergangenen Kennzahlen und eigenen Erfahrungen und Prognosen den Finanzrahmen für das kommende Jahr zu stecken. Ihr Geschäft profitiert dabei von Effizienzgewinnen bei der Ressourcenallokation oder der Möglichkeit, übrig gebliebene Gelder zu identifizieren und zielgerichtet zu investieren. Dazu können Sie bereits vorausschauend die Saisonalität Ihres Geschäftsmodells berücksichtigen und die Kosten für absehbar ruhigere Perioden senken.
In 6 Schritten zum Jahresbudget 2021
Vier Augen sehen bekanntlich mehr als zwei, weshalb es sich auch bei der Budgetplanung lohnt, Mitarbeitende und Führungskräfte aus unterschiedlichen Unternehmensbereichen zu involvieren. So sollten Sie immer versuchen, Risiken einzelner Geschäftsfelder zu verstehen und einzuplanen. Die folgenden 6 Schritte haben sich dabei in der Praxis bewährt:
1. Die Ausgangslage für Ihre Budget-Planung: untersuchen Sie die Einnahmen aus der Vergangenheit
Anhand vergangener Zahlen können Sie identifizieren, durch welche Tätigkeiten Sie wie viele Einnahmen verbuchen konnten. Zählen Sie diese Einkommensströme zusammen erhalten Sie so Ihre monatlichen Einkünfte. Indem Sie auf das vergangene Jahr als gesamtes zurückblicken, können Sie Schwankungen bei den Einnahmen ausfindig machen und so auch die Saisonalität Ihres Geschäftsmodells berücksichtigen. Die Kenntnis eventueller Schwankungen hilf Ihnen, diese bei der Budgetplanung besser auszugleichen.
2. Beziehen Sie die Fixkosten mit ein
Als nächstes müssen Sie alle Fixkosten in die Planung einbeziehen und dabei die wiederkehrenden Muster berücksichtigen. So können gewisse Kosten wie Versicherungen jährlich anfallen, andere sind monatlich oder in unregelmäßigen Abständen fällig. Typische Fixkosten sind Mietkosten für Ihre Büros, die Leasingraten für den Fuhrpark, Kosten von Betriebsstoffen und Vorräten, Finanzierungskosten und Schuldendienst vergangener Investitionen. Löhne für Ihre Angestellten, Abschreibungen, Steuern und Versicherungen kommen hinzu. Nehmen Sie sich nun die Zeit, individuelle Fixkosten Ihres Unternehmens zu ergründen, und ziehen Sie diese in der Budgetplanung von den Einnahmen ab.
3. Beziehen Sie die variablen Kosten mit ein
Machen Sie sich nun auf die Suche nach den variablen Kosten Ihres Unternehmens und notieren Sie, wann diese anfallen. Variable Kosten hängen davon ab, wie oft die zugrunde liegende Leistung genutzt wird. Hierunter fallen Nebenkosten des Büros wie Energie und Wasser, Verbrauchsgüter, Weiterbildungen der Mitarbeitenden, Reparaturen und Instandhaltung, Marketing Ausgaben und je nach Set-Up auch Ihr eigener Lohn als Geschäftsführer. Diese variablen Kosten bieten oft Sparpotenzial. Wer also vorausschauend budgetiert, kann somit Kosten in der Nebensaison sparen.
4. Bauen Sie Reserven auf
Auf einmal müssen wichtige Dinge wie eine Maschine in der Produktion ersetzt werden, Handwerker für dringende Reparaturen beauftragt oder der Nachfrageschock durch Corona verkraftet werden. Hierfür sollten Sie eine Notfallreserve einplanen und, falls Sie in diesem Jahr bereits die Reserven Ihres Unternehmens angehen mussten, Monat für Monat einen neuen Notgroschen für unerwartete Ausgaben beiseite legen.
5. Berechnen Sie den möglichen Etrags-Überschuss
Basierend auf diesen zuvor ermittelten Zahlen können Sie nun eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung erstellen. Zählen Sie dazu sämtliche Kosten zusammen und ziehen diese Monat-für-Monat von den Einnahmen ab. Bleibt Geld über, haben Sie einen Gewinn gemacht, wenn nicht tritt ein Verlust auf. Dabei kann es grade bei jungen Unternehmen vorkommen, dass anfangs ein Verlust verbucht wird, um die Unternehmenstätigkeit aufzunehmen oder Marktanteile zu gewinnen.
6. Planen Sie laufend und konstant
Wie sich Ihr Geschäft in der Zukunft entwickelt und ob sich Parallelen zu vergangen Trends zeigen, kann man nie sicher voraussagen. Deswegen ist eine Budgetplanung für die Zukunft auch immer nur eine Prognose. Trotzdem, niemand kennt Ihr Geschäft so gut wie Sie und Ihre Mitarbeiter. Je öfter Sie sich mit dem Thema beschäftigen, umso akkurater werden Ihre Vorhersagen und Pläne auch werden. Neigen Sie tendenziell dazu Ausgaben zu überschätzen. Bilden Sie Rücklagen. So werden Sie auch künftig einen stabilen Cash Flow und gesunde Unternehmenskennzahlen vorweisen.
Trend zur rollierenden Planung
Der preussische Offizier Helmuth Graf von Moltke wusste es bereits vor über 150 Jahren: „Jede Strategie reicht bis zur ersten Feindberührung.“ Auch Ihre Planung wird zwangsläufig im Laufe des kommenden Jahres auf unerwartete Gegebenheiten treffen und an Relevanz verlieren.
Eine mögliche Reaktion auf die zunehmende Unsicherheit ist es, den Planungshorizont zu verkürzen. Bei der rollierenden Planung wird die Lage konstant neu beurteilt, und Sie passen Ihre Planung laufend an die neuen Begebenheiten und Umstände an. Im Gegensatz zu einer herkömmlichen, oft etwas starren Jahresplanung, wird hier konstant und auf eine Sicht über die nächsten 12 Monate geplant. Die Vorteile sind hierbei ein höherer Detailgrad bei den Planungsebenen und die Möglichkeit, mit höchst aktuellen Zahlen die kommenden Monate zu planen. Dadurch steigt natürlich auch die Relevanz und die Aussagekraft Ihrer Vorhersage.
Digitale Planungstools wie TRESIO können diesen fortlaufenden Prozess stark vereinfachen, indem einmal getroffene Annahmen bezüglich Fixkosten und Umsätzen fortlaufend auf die neue Periode übernommen werden, und wo nötig mit wenigen Klicks angepasst werden können. Damit bringen Sie mehr Dynamik in Ihren Budgetprozess – in den aktuellen Zeiten alles andere als verkehrt.