Tresio Kategorien

Der Kategorienbildschirm ist für die Funktionalität von Tresio von zentraler Bedeutung und dient als Grundlage für die Organisation und Verwaltung Ihrer Finanzdaten. Aufgrund seiner Komplexität empfehlen wir dringend, ihn in Zusammenarbeit mit einem Tresio-Berater einzurichten, um die Genauigkeit sicherzustellen und potenzielle Probleme zu vermeiden, die Ihre Datenintegrität in Zukunft beeinträchtigen könnten.

Kategorien ermöglichen Ihnen die Strukturierung Ihrer Finanzdaten, indem Sie Transaktionen vordefinierten Gruppen zuordnen und so Übersichtlichkeit und Konsistenz gewährleisten. Nach der Kategorisierung bilden diese strukturierten Daten die Grundlage für die Nutzung der leistungsstarken Tools von Tresio, darunter Liquiditätsplanung, Berichterstattung und erweiterte Finanzanalyse.

1. Aufbau und Grundeinstellungen

Mithilfe von Kategoriegruppen können Sie Kategorien schnell an bestimmte Rahmenbedingungen anpassen, wie beispielsweise an das Schweizer KMU-Standardbuchhaltungssystem, oder sie direkt aus angeschlossenen Buchhaltungslösungen wie Bexio oder STRIPE importieren. Diese Flexibilität ermöglicht eine effizientere Abbildung von Strukturen wie Kostenstellen oder Projektzuweisungen und vereinfacht so das Finanzmanagement und die Analyse.

Kategorien werden in Tresio im Abschnitt „Kategorien“ verwaltet.

• Im Abschnitt „Kategorien“ können Sie die derzeit in Tresio verwendeten Kategorien anzeigen. Neue Kategorien und Unterkategorien können durch Klicken auf die Schaltfläche „Neu“ hinzugefügt werden.
• Im Abschnitt „Kategoriequellen“ können Sie angeben, welche Quellen für die Kategorisierung verwendet werden sollen
• Kategorien können im Abschnitt „Kategoriezuordnung“ neu organisiert oder neu klassifiziert werden.

2. Kategorien-Bildschirm

Der Kategorienbildschirm dient als zentrale Anlaufstelle für die Verwaltung von Kategorien und Unterkategorien in Tresio. Hier können Sie alle aktiven Kategorien anzeigen, neue hinzufügen und Kategorien deaktivieren oder entfernen, die nicht mehr benötigt werden.

Stellen Sie sich beispielsweise ein Handelsunternehmen mit drei Hauptproduktgruppen vor, das auch Serviceverträge verkauft. Der Standardplan für KMU ohne Anpassungen könnte etwa so aussehen:

In diesem Beispiel könnte es für das Unternehmen von Vorteil sein, die Einnahmen nach einzelnen Produktgruppen (A, B und C) zu analysieren und dabei auch die dienstleistungsbezogenen Einnahmen zu trennen. Um dies zu erreichen, können Unterkategorien unter der übergeordneten Kategorie „30 – Produktionsertrag“ hinzugefügt werden, um diese Aufschlüsselung widerzuspiegeln.

Durch die Strukturierung von Kategorien auf diese Weise erhalten Unternehmen bessere, auf ihre spezifischen Geschäftstätigkeiten zugeschnittene Finanzeinblicke.

Zusätzliche Unterkategorien erstellen

Das Hinzufügen neuer Kategorien oder Unterkategorien in Tresio ist unkompliziert. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Neu“, um zu beginnen:

• Kategoriename: Geben Sie den Namen der neuen (Unter-)Kategorie ein. Optional können Sie eine Kontonummer vergeben (z. B. 301).
• Kategorienummer: Weisen Sie einen Kategoriencode gemäss dem Regierungsstandard zu. Unterkategorien übernehmen automatisch die Einstellungen ihrer übergeordneten Kategorie.
• Kategorie-Nr.-Format: Wählen Sie den entsprechenden staatlichen Rahmen aus. Derzeit unterstützt Tresio zwei Optionen: Swiss – für Schweizer Rechnungslegungsstandards; Other – eine flexible, formatfreie Option für nicht standardmässige Verwendung.
• Übergeordnete Kategorie: Geben Sie die übergeordnete Kategorie an, zu der die neue Unterkategorie gehört.
• Anzeige für Unternehmen: Für Konten, die mit mehreren Unternehmen verknüpft sind, können neue Kategorien für bestimmte Unternehmen eingerichtet oder global für alle Unternehmen angewendet werden.
• Kategoriekommentar (optional): Fügen Sie interne Notizen oder Spezifikationen hinzu, die sich auf die Kategorie beziehen.

Erweiterte Optionen: Optionen wie „Ist fix“, „Konvertierungsregel für Datenzeichen“, „Buchhaltungslogik“ und „Jahresendlogik“ werden im Abschnitt 5: FAQs ausführlich erläutert.

Für unser Beispiel-Handelsunternehmen würde die neu angepasste Kategorienstruktur folgendermassen aussehen:

30 – Produktionsertrag

• Unterkategorien für Produktgruppen A, B und C.
• Eine separate Unterkategorie für Dienstleistungen.

Zeitspar-Tipp: Um Zeit zu sparen, klicken Sie auf das Kontrollkästchen neben einem Eintrag, um ihn einfach zu duplizieren. Diese Funktion ist besonders hilfreich, um komplexe Kategoriestrukturen effizient zu erstellen.

3. Kategoriequellen-Bildschirm

Der Bildschirm „Kategoriequellen“ bietet eine umfassende Ansicht der Kategoriequellen und der zugehörigen Quellennamen. So nutzen Sie diese Funktion optimal:

Übersicht über den Bildschirm

1. Quellenbezeichnung (1):
   Tresio bietet verschiedene Kategorienquellen an, die je nach Bedarf flexibel aktiviert, teilweise aktiviert oder deaktiviert werden können. Beispiele hierfür sind:
   • Tresio-Standardset (empfohlener Standard).
   • Swiss KMU Short Set – abgestimmt auf die KMU-Kontenliste.
   • Bexio Software – Kontenlisten direkt aus Bexio importieren.
2. Status (2):
   Zeigt den Aktivierungsstatus jeder Kategoriequelle an.
3. Anzahl der Kategorien (3):
   Zeigt die Anzahl der aktiven Kategorien einer Quelle an. Beispielsweise wurden aus dem „Schweizer KMU Short Set“ 38 Kategorien ausgewählt.
4. Anzahl der Datensätze (4):
   Zeigt an, wie viele Datensätze (z. B. Rechnungen, Planungsdaten) derzeit diesen Kategorien zugeordnet sind.
5. Anzahl unbenutzter Kategorien (5):
   Gibt an, wie viele zusätzliche Kategorien in der ausgewählten Quelle verfügbar sind, aber noch nicht in Tresio aktiviert sind.
6. Kategorien anzeigen (6):
   Wenn Sie hierauf klicken, wird ein Fenster geöffnet, in dem Sie verwalten können, welche Kategorien innerhalb einer aktiven Quelle in Tresio verwendet werden.

1. Spalte Aktionen (7):
   Diese Spalte ermöglicht Aktionen für Datensätze ohne graues Schloss in der Spalte „Status“. Zu den Aktionen gehören:
   • Entfernen: Deaktiviert die ausgewählten Kategorien von Tresio.
   • Kategorien anzeigen: Öffnet ein Popup zum Auswählen oder Aufheben der Auswahl bestimmter Kategorien, sodass Sie Ihre Liste anpassen können.
   • Neuzuordnung: Ermöglicht die Neuzuordnung von Kategorien aus einer Quelle, um sie an Ihre benutzerdefinierte Liste anzupassen.

Profi-Tipp: Um die Dateneingabe zu vereinfachen und die Übersichtlichkeit zu verbessern, wählen Sie zunächst nur die wesentlichen Kategorien aus. Bei Bedarf können später immer noch zusätzliche Kategorien hinzugefügt werden, was eine optimierte Verwaltung und Dateneingabe gewährleistet.

4. Kategorie-Zuordnungsbildschirm

Der Kategoriezuordnungsbildschirm erleichtert den Import von Buchhaltungsrahmen von Bexio und STRIPE in Tresio und bietet eine nahtlose Integration für die Budget- und Liquiditätsplanung.

Für Bexio-Kunden:

Die Buchhaltungsstrukturen von Bexio lassen sich neu direkt in Tresio importieren und ermöglichen so eine effiziente Finanzplanung.

Es gibt zwei Importoptionen:

1. Nur genutzte Konten importieren (empfohlen):
   Überträgt nur die in Bexio aktiv genutzten Konten (z.B. solche, die mit dem Rechnungsimport verknüpft sind).
2. Komplette Kontenliste importieren:
   Importiert das komplette Kontengerüst von Bexio, unabhängig von der Aktivität.

Detaillierte Schritte:

Option A: Nur verwendete Konten importieren (empfohlen)

1. Navigieren Sie in Tresio zu Kategorien → Kategoriequellen.
2. Suchen Sie die Bexio-Software und ändern Sie den Status in „Automatisch erstellen“.
3. Tresio zieht nun bei jedem Rechnungsimport automatisch die relevanten Konten. Es sind keine weiteren Massnahmen erforderlich.

Option B: Importieren der vollständigen Kontenliste

1. Navigieren Sie in Tresio zu Kategorien → Kategoriequellen.
2. Wählen Sie unter der Quelle Bexio Software die Option Konfigurieren.
3. Ein Popup mit zwei Optionen wird angezeigt:
   • Kategorien importieren: Importiert alle Konten von Bexio nach Tresio. Beachten Sie, dass bestehende Daten in Tresio nicht verändert werden.
   • Neuzuordnung von Kategorien: Ermöglicht die Zuordnung von Bexio-Konten zu Tresio-Kategorien, um Konsistenz sicherzustellen.

Kategoriezuordnungsprozess

Die eigentliche (Neu-)Zuordnung der importierten Konten erfolgt im Menü „Kategoriezuordnung“.

• Klassifizierungsregeln: Definieren Sie, wie importierte Bexio-Konten mit vorhandenen Kategorien in Tresio übereinstimmen.
• Passen Sie die Zuordnungen an, um sicherzustellen, dass importierte Konten reibungslos in die Kategorienlogik von Tresio integriert werden.

Dieser Prozess hilft dabei, die importierten Daten an die individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens anzupassen und gleichzeitig Klarheit und Konsistenz zu wahren.

5. FAQs

Was bedeutet das Kontrollkästchen „Ist fix“ beim Verwalten von Kategorien und Unterkategorien?

Das Kontrollkästchen „Ist fix“ sollte aktiviert werden, wenn Cashflows innerhalb einer Kategorie geplant sind, diesen Transaktionen jedoch keine Rechnungen zugeordnet sind.

Beispiele hierfür sind: Dauerauftragsleasing, Lohnzahlungen, Miet- und Kredittilgungen.

Diese Arten von Cashflows sind sowohl in den geplanten als auch in den tatsächlichen Daten enthalten und stellen so sicher, dass sie in Finanzanalysen genau berücksichtigt werden.

Die Vorzeichenkonvertierungsregel bestimmt, wie positive und negative Zahlen in Finanzdaten behandelt werden. Sie können aus drei Optionen wählen:

• Nicht konvertieren: Negative Zahlen werden als Abzüge (vom Gesamtbetrag abgezogen) und positive Zahlen als Zuschläge behandelt. Dies ist das Standardverhalten der meisten Buchhaltungssysteme.

• Immer positiv: Alle Zahlen werden als positive Werte behandelt, unabhängig davon, ob sie ein Minuszeichen haben oder nicht. Diese Einstellung ist in Szenarien wie Kreditorenbuchhaltung nützlich, wo bestimmte Buchhaltungssysteme möglicherweise negative Vorzeichen verwenden.

• Immer negativ: Alle Zahlen werden als negative Werte behandelt, unabhängig von ihrem ursprünglichen Vorzeichen. Dies ist insbesondere für bestimmte Kategorien nützlich, bei denen alle Beträge grundsätzlich dazu dienen, die Gesamtsumme zu reduzieren.

Durch entsprechendes Festlegen der Datenvorzeichenkonvertierungsregel stellen Sie eine genaue Interpretation und Übereinstimmung mit Ihren Buchhaltungsanforderungen sicher.

Was bedeutet „Buchhaltungslogik“?

Mit der Einstellung „Buchhaltungslogik“ wird definiert, wie eine Kategorie in Journalberechnungen behandelt wird. Dadurch wird bestimmt, ob die Kategorie bestimmten Finanzkonten zugeordnet oder vollständig von der Buchhaltung ausgeschlossen wird. Die verfügbaren Optionen sind:

• Aktiva: Als Aktiva verbuchte Kategorien spiegeln Ressourcen wider, die dem Unternehmen gehören.
• Verbindlichkeiten: Kategorien, die Verpflichtungen oder Schulden des Unternehmens darstellen.
• Einnahmen: Als Einnahmen klassifizierte Kategorien weisen auf umsatzgenerierende Aktivitäten hin.
• Kosten: Als Kosten verbuchte Kategorien spiegeln vom Unternehmen getätigte Ausgaben wider.
• Kein Buchhaltungsbuch: Mit dieser Option gekennzeichnete Kategorien sind nicht in Journaleinträgen enthalten und werden ausschließlich für Zwecke der Liquiditätsplanung verwendet.

Diese Flexibilität ermöglicht es Ihnen, Ihr Finanzdatenmanagement in Tresio an Ihre spezifischen Buchhaltungs- und Planungsanforderungen anzupassen.

Wozu dient die Jahresendlogik?

Die Einstellung „Jahresendlogik“ definiert, wie Kategoriesalden am Ende des Geschäftsjahres (normalerweise 31. Dezember) behandelt werden, wenn das alte Jahr geschlossen und ein neues eröffnet wird. Diese Einstellung gewährleistet genaue Berichte und Kontinuität basierend auf dem Zweck der Kategorie. Die verfügbaren Optionen sind:

• Standard: Diese Option wendet die von Tresio definierte Standard-Jahresendbehandlung basierend auf dem Kategorietyp an.

• Saldenübertrag: Wird für Bilanzkategorien (z. B. Bankkonten, Vermögenswerte, Schulden) verwendet. Der Saldo des Vorjahres wird in das neue Jahr übertragen, wodurch Kontinuität gewährleistet wird.

• Eröffnungsbilanz: Wird für Gewinn- und Verlustrechnungskategorien verwendet (z. B. Einnahmen, Ausgaben). Der Saldo wird zu Beginn jedes Jahres auf Null zurückgesetzt, d. h. Beträge aus dem Vorjahr werden für die neue Periode nicht berücksichtigt. Beispiel:
  • Einnahmen und Ausgaben: Beginnen Sie jedes Jahr im Januar bei Null, um einen neuen Abrechnungszeitraum widerzuspiegeln.
  • Bankguthaben: Behalten Sie deren Beträge aus dem Vorjahr für den Übertrag.

Diese Logik spiegelt die Grundsätze der realen Buchführung wider, bei der bestimmte Salden (z. B. Bankkonten) in das nächste Jahr übertragen werden, während andere (z. B. Einnahmen oder Kosten) jährlich zurückgesetzt werden.

Warum werden einige Plandaten als nicht klassifiziert angezeigt?

Nicht klassifizierte Plandaten weisen darauf hin, dass bestimmte Einträge keiner Kategorie zugeordnet wurden. So beheben Sie dieses Problem:

1. Navigieren Sie zum Abschnitt „Kategoriezuordnung“
   • Gehen Sie zu „Kategorien“ -> „Kategoriezuordnung“.
2. Kategorieübertragung überprüfen
   • Stellen Sie sicher, dass alle alten Kategorien korrekt den neuen Kategorien zugeordnet wurden.
   • Alle mit „Übernehmen“ in Grün gekennzeichneten Felder weisen auf nicht übertragene Daten hin und sollten behoben werden.
3. Kategorien zuordnen
   • Überprüfen Sie, ob jedem Eintrag eine entsprechende Kategorie zugeordnet ist.
   • Über das Dropdown-Menü können Sie den nicht klassifizierten Einträgen eine passende Kategorie zuweisen.

Indem Sie sicherstellen, dass alle Kategorien richtig zugeordnet und zugewiesen sind, können Sie nicht klassifizierte Daten eliminieren und eine konsistente Finanzberichterstattung gewährleisten.

Was passiert, wenn meine Kategoriestruktur von der vorgeschlagenen Logik abweicht?

Wenn Ihre Finanzkonfiguration eine einzigartige Kategorienstruktur erfordert, die nicht mit der Standardlogik von Tresio übereinstimmt, befolgen Sie diese Schritte, um sie anzupassen:

1. Vorhandene Kategorien löschen

• Navigieren Sie zu „Kategorien“.
• Wählen Sie einzelne Einträge aus und löschen Sie sie, indem Sie das Kontrollkästchen daneben anklicken.
• Um alle Einträge zu entfernen, verwenden Sie das Kontrollkästchen in der oberen linken Ecke der Tabelle.

2. Erstellen Sie Ihre benutzerdefinierte Struktur

• Nachdem Sie dies gelöscht haben, können Sie Ihre eigene Kategoriestruktur und -logik entwerfen, die Ihren spezifischen Anforderungen entspricht.

3. Gelöschte Einträge wiederherstellen (falls erforderlich)

• Wenn Sie versehentlich wichtige Kategorien gelöscht haben, können Sie ganz einfach zu einem der vordefinierten Systemvorschläge zurückkehren, indem Sie zu „Kategoriequellen“ gehen und eine Quelle erneut aktivieren.

Brauchen Sie Unterstützung?

Unser Team unterstützt Sie gerne beim Einrichten Ihrer Kategorien. Wir können Sie durch den Prozess führen, normalerweise im Rahmen Ihrer Einführung bei Tresio.

Durch die Anpassung Ihrer Kategorien wird sichergestellt, dass Tresio perfekt auf Ihre Geschäftsabläufe abgestimmt ist und ein präzises Finanzmanagement ermöglicht.