System-Update: neue Kategorien für die Liquiditätsplanung

In diesem Beitrag geben wir einen möglichst umfassenden Überblick über die Kategorien-Logik in Tresio. Achtung: der Artikel richtet sich an die erfahrenen Anwender:innen unter Ihnen! Unser Team hilft Ihnen bei allfälligen Fragen im Rahmen der vereinbarten Support-Leistungen gerne weiter.

Für die Liquiditätsplanung und das Reporting (coming soon) werden sämtliche Ausgaben und Einnahmen einer Kategorie zugeordnet.

Im Rahmen unseres letzten System-Updates wurde die Kategorien-Logik in Tresio komplett erneuert: neu lassen sich mit wenigen Klicks auch Unter-Kategorien hinzufügen.

Über die Kategorie-Gruppen ist es zudem möglich, Kategorien sehr rasch individuell anzupassen und sie beispielsweise angelehnt an den Schweizerischen KMU Kontorahmen anzupassen oder direkt aus angebundenen Buchhaltungslösungen wie bexio zu importieren.

Damit lassen sich beispielsweise auch Kostenstellen oder Projekt-Zuordnungen deutlich einfacher als bisher abbilden.

Dieser Artikel gibt eine Übersicht, wie die Kategorien in Tresio gehandhabt werden.

Inhalt:

  1. Struktur und Grundeinstellungen
  2. Kategorien-Verwaltung und Unterkategorien erfassen
  3. Kategorie-Gruppen und Einstellungen
  4. Import des Kontorahmens aus bexio
  5. Debugging und FAQ

1. Struktur und Grundeinstellungen

Die Kategorien werden in Tresio unter Management -> Kategorien verwaltet.

Unter Kategorien sehen Sie hier Ihre aktuellen Kategorien-Struktur.

Kategorien. Screenshot: Tresio.
  • Unter Kategorien sehen Sie, welche Kategorien Sie in Tresio aktuell verwenden. Mit einem Klick auf «Neu» können hier auch neue Kategorien und -Unterkategorien erfasst werden.
  • Unter Kategorie-Einstellungen können Sie festlegen, welche Kategorie-Quellen verwendet werden sollen.
  • Unter Klassifizeirung können Kategorien umklassifiziert werden.

2. Kategorien-Verwaltung und Unterkategorien

Unter Kategorien sind die derzeit aktiven Kategorien ersichtlich.

Zudem können Sie hier auch zusätzliche Kategorien und Unterkategorien erfassen, und Kategorien löschen.

Nehmen wir einmal an, bei unserem Beispiel-Unternehmen handelt es sich um einen Handelsbetrieb mit drei Produkt-Hauptgruppen. Zudem verkauft das Unternehmen noch Serviceverträge.

Der KMU-Standard-Plan präsentiert sich ohne Anpassung so:

Kategorien-Übersicht: neue Struktur und Logik in Tresio

Für unsere Beispielfirma wäre es nun spannend, die Erträge pro Produktgruppe (A, B und C) einzeln zu sehen, und auch die Services separat auszuweisen.

Diese sollen als Unter-Kategorien unter der Kategorie 30 – Erlöse aus Lieferungen und Leistungen angehängt werden.

Dies kann über die Erfassung von Unterkategorien entsprechend erreicht werden:

Erfassung von Unter-Kategorien

Neue Kategorien und -Unterkategorien werden ganz einfach mit einem Klick auf «neu» erfasst:

Erfassung neue (Unter-) Kategorie in Tresio
  • Unter Name wird die Kontonummer (optional) und der gewünschte Name der (Unter-) Kategorie erfasst
  • Beim Elternteil wird die darüberliegende Kategorie erfasst.
  • Bei einem Account mit mehreren Unternehmen können neue Kategorien auch nur einzelnen, ausgewählten Unternehmen hinzugefügt werden, oder dann gleich «global»
  • Die Beschreibung ist optional, hier können weitere Kommentare für interne Spezifizierungen erfasst werden
  • fixieren und Konvertionsregel werden im Punkt 4 / Debugging näher erklärt.

Die angepasste Kategorien-Struktur präsentiert sich für unser Beispiel-Unternehmen nun wie folgt:

neue Kategorien-Logik

💡 Tipp: mit einem Klick auf das Kästchen links von einem Eintrag kann dieser sehr einfach dupliziert werden. Dies spart extrem viel Zeit bei der Anlegung von Kategorie-Strukturen – die Erstellung der obigen Struktur hat damit weniger als 2 Minuten gedauert.

3. Kategorie-Gruppen und Einstellungen

Nachfolgend eine Übersicht, wie dieser Screen zu benutzen ist:

Kategorie-Einstellungen. Screenshot: Tresio.

Es gibt in Tresio verschiedene Kategorie-Gruppen (1) . Diese können jederzeit flexibel aktiviert oder deaktiviert werden, oder auch nur Teile daraus genutzt werden.

Beispiele dafür sind der Tresio Standart (empfohlen), der KMU-Kontenplan oder auch der importierte Kontenrahmen direkt aus bexio.

Unter Status (2) ist ersichtlich, welche Kategorien aktiviert sind.

Im gezeigten Beispiel ist der KMU-Kontenplan (Schweiz) erweitert aktiviert, 45 Kategorien wurden daraus übernommen (Anzahl Kategorien (3)) und diese werden zum Zeitpunkt des Screenshots für 26 Datensätze (Rechnungen, Plandaten etc) verwendet (Anzahl Datensätze (4)).

Unter unbenutzte Kategorien (5) ist zudem ersichtlich, dass 86 weitere Kategorien aus dieser Kategorien-Gruppe in Tresio aktiviert werden könnten.

Mit einem Klick auf Kategorien anzeigen (6) öffnet sich das nachfolgende Fenster, in dem sich pro aktivierte Kategorien-Gruppe festlegen lässt, welche Kategorien in Tresio verwendet werden sollen:

Ein Klick auf «Kategorien auswählen» öffnet dieses Fenster.

💡Profi-Tipp: Weniger ist sehr oft mehr! Erst einmal diejenigen Kategorien auswählen, welche effektiv gebraucht werden. Das erleichtert die Übersicht bei der Erfassung von Plandaten. Zusätzliche Kategorien können nachträglich immer noch sehr rasch und einfach hinzugefügt werden.

4. Import des bexio Kontorahmens für die Budgeplanung

Bexio Kunden:innen aufgepasst! Neu wird der in bexio verwendete Konenrahmen direkt in Tresio importiert und kann für die Budget- und Liquiditätsplanung in Tresio verwendet werden.

Grundsätzlich gibt es zwei Möglichkeiten:

a) es werden ausschliesslich diejenigen Konten aus bexio übernommen, welche auch verwendet werden (beispielsweise über den Rechnungs-Import) (empfohlen)

b) der vollständige Kontenplan wird aus bexio importiert.

Nachfolgend werden die beiden Möglichkeiten näher beschrieben:

a) Import der Konten aus bexio, die auch effektiv verwendet werden (empfohlen):

1. In Tresio auf Kategorien -> Kategorie-Einstellungen navigieren

2. Unter «Bexio Software» den Status auf «automatisch erstellen» wechseln.

Anschliessend werden die bexio-Konten automatisch mit jedem Rechnungs-Import mitgeliefert. Es gibt nichts weiter zu tun.

b) Import des vollständigen Kontenplans aus bexio in Tresio:

  1. In Tresio auf Kategorien -> Kategorie-Einstellungen navigieren
  2. Unter «Bexio Software» -> Konfigurieren auswählen
  3. Anschliessend öffnet sich ein Pop-Up mit den Möglichkeiten Kategorien Importieren und Kategorien REMAP.

    -> mit Kategorien importieren werden sämtliche bexio-Konten importiert. Bestehende Datensätze in Tresio werden jedoch nicht verändert.
    -> mit Kategorien REMAP wird festgelegt, wie sich die bestehenden Kategorien in Tresio mit den neuen Kategorien aus bexio verhalten sollen.
  4. Das dafür notwendige (Re-)Mapping erfolgt unter dem Menüpunkt Klassifizierung:
Klassifizierung und Re-Mapping in Tresio.

Unter Klassifizierung wird festgelegt, welchen Kategorien in Tresio die aus Bexio importierten Konten entsprechen sollen.

5. Debugging und FAQ

Was hat es bei der Verwaltung von Kategorien und Unterkategorien mit dem Kästchen fixieren auf sich?

Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn in dieser Kategorie Cashflows geplant sind, die Plandaten jedoch nicht durch eine Rechnung ersetzt werden. (Bis dato hiess die Funktion «Fixer Charakter». Beispiele dafür sind Lohnzahlungen, Miete und Kredit-Rückzahlungen). Das Ticken dieser Box bedeutet, dass die Plandaten auch dann berücksichtigt werden, wenn sonst eigentlich nur noch Rechnungsdaten berücksichtigt werden.

Was bewirken die Einstellungen bei der Daten-Konvertierungsregel?

Mit der Daten-Konvertierungsregel legen wir fest, wie mit Positiven und Negativen Zahlen umgegangen werden soll.

Es stehen drei Optionen zur Auswahl:

  • Nicht konvertieren: in diesem Fall werden Negative Zahlen als Minus angeschaut (dh von der Summe abgezogen) und positive als Positiv
  • Immer Positiv: Zahlen werden dazugezählt, egal ob ein Minus davorsteht. Das kann bei einigen Buchhaltungssystemen beispielsweise für Kreditoren relevant sein, wenn diese mit negativem Vorzeichen kommen.
  • Immer Negativ: Zahlen werden abgezählt, egal welches Vorzeichen davorsteht.

Einige Plandaten werden als nicht klassifiziert angezeigt – was tun?

  1. Gehen Sie unter Management -> Kategorien -> auf Autoklassifizierung.
  2. Überprüfen Sie, ob alle alten Kategorien korrekt in die neuen Kategorien überführt wurden.
  3. Sämtliche grünen Felder Anwenden sollten verschwunden und stattdessen grau sein.
  4. Gleichermassen sollte bei sämtlichen Einträgen eine neue Kategorie erfasst sein. Falls dies nicht zutrifft -> mittels Dropdown eine passende Kategorie zuteilen.

Ich habe eine ganz andere Struktur als die hier vorgeschlagenen Kategorie-Logiken- wie gehe ich vor?

Unter Management -> Kategorien können Sie mit einem Klick auf das Kontrollkästchen links der Tabelle einzelne Einträge oder mit einem Klick oben links der Tabelle sämtliche Einträge markieren und löschen.

Anschliessend können Sie Ihre eigene Struktur und Logik nach eigenem Gutdünken erstellen.

💡Falls Sie irrtümlich zuviele Einträge gelöscht haben, können Sie unter Kategorieneinstellungen jederzeit wieder auf einen der System-Vorschläge zurückwechseln.

Kontaktieren Sie unser Team – wir helfen Ihnen bei der Einrichtung der Kategorien in Tresio gerne weiter, typischerweise im Rahmen des Onboardings.